For at beskytte universitetet, dets medarbejdere, studerende og besøgende foretager UT baggrundstjek forud for ansættelse for alle faste stillinger på fakultetet og i personalet.
Baggrundsundersøgelser foretages for godkendte kandidater, inden der gives et tilbud om ansættelse, og tilbuddene er betinget af vellykkede baggrundsundersøgelser.
Aktuelle medarbejdere, der er ansat før den 1. januar 2011, og som ansøger om visse interne stillinger, skal også gennemgå baggrundsundersøgelser. Disse stillinger omfatter stillinger, der arbejder med sikkerhed, økonomi, børn eller brug af hovednøgler til bygninger.
MERE OM BAGGRUNDKONTROLER
Retningslinjer for baggrundskontrol
Indledning
I et forsøg på at beskytte universitetet, dets ansatte, studerende og besøgende vil universitetet gennemføre baggrundskontrol af kriminelle forhold, før der gives et tilbud om ansættelse til en stilling som underviser eller ansat. Denne kriminelle baggrundskontrol vil omfatte en gennemgang af sanktioner for erhvervsmæssige licenser.
Opgave
Universitetet skal gennemføre en baggrundskontrol af alle nye fakultets- og medarbejdermedlemmer. De enkelte campusser afgør selv, om de vil gennemføre baggrundskontrol af tidsbegrænset ansatte. Der vil blive gjort undtagelser for følgende kategorier af medarbejdere:
- finalister til fakultets- eller postdoc-ansættelser, der fremlægger gyldig arbejdstilladelsesdokumentation fra Department of Homeland Security (arbejdsberettigelse skal verificeres);
- fakultetsmedlemmer, der er ansat på Oak Ridge National Laboratory; og
- fakultetsmedlemmer i adjungerede, nul-lønsansættelser.
Proces
- Der kræves en underskrevet godkendelsesformular fra den endelige ansøger, før der kan anmodes om oplysninger om kriminel baggrund. Disse oplysninger indsamles i forbindelse med ansøgningsprocessen. Hvis en potentiel medarbejder nægter at give en sådan tilladelse, er personen ikke berettiget til at komme i betragtning til ansættelse.
- Hvis verifikationen ikke kan gennemføres, før der gives et tilbud, skal det i ansættelsesbrevet anføres, at tilbuddet vil blive trukket tilbage eller ansættelsen opsagt, hvis resultaterne af kontrollen af den kriminelle baggrund er uacceptable.
- Når rekrutteringskontoret har modtaget tilladelsesformularen, sender det oplysningerne til universitetets eksterne leverandør. Kontrol af straffeattester tager typisk mellem 2-3 dage afhængig af jurisdiktion. En typisk baggrundsrapport omfatter:
- Social Security Number Verification and Trace
- County Criminal Record Search
- Federal Criminal Record Search
- National Criminal Database Search
- National Sexual Offender Database Search
- Motor Vehicle Records Search
- Professional License Sanctions Base
County Court-søgninger henter sagsoptegnelser fra amtsretterne; sager, der behandles i amtsdomstolen, vedrører spørgsmål om statslig lovgivning. Søgninger i statslige registre indebærer, at retsoptegnelser hentes gennem et statsligt arkiv, f.eks. statspolitiet eller et andet organ, eller gennem et statsligt retssystem. Søgninger i føderale domstole omfatter søgning i føderale retssager fra amerikanske distriktsdomstole; sager, der behandles i føderale domstole, vedrører spørgsmål om amerikansk lovgivning.
- Søgere skal i deres ansøgninger oplyse om alle domme for forbrydelser og forseelser (undtagen mindre trafikforseelser). Dette omfatter alle domme, der er afsagt under et andet navn end det navn, der er angivet i ansøgningen. Arrestationer, i modsætning til domme, bør ikke tages i betragtning i forbindelse med ansættelse. Ansøgere, der ikke oplyser alle domme for forbrydelser eller forseelser i ansøgningen, kan udelukkes fra at komme i betragtning til ansættelse på grund af forfalskning af ansøgningen.
- Hvor der træffes negative foranstaltninger på grundlag af en baggrundsrapport, underretter universitetet den pågældende person om sine hensigter i et brev forud for negative foranstaltninger. Universitetet skal give ansøgeren en frist på mindst fem arbejdsdage til at bestride og/eller rette rapporten over for leverandøren. Universitetet skal modtage en bekræftelse fra sælgeren på, at rapporten er blevet korrigeret, og modtage en opdateret rapport. Sammen med brevet om de forudgående negative foranstaltninger skal universitetet give ansøgeren en kopi af forbrugerens rettigheder i henhold til FCRA som foreskrevet af FTC. Human Resources har disse formularer til rådighed.
- Eksistensen af en strafferetlig dom udelukker ikke automatisk en ansøger fra at komme i betragtning til ansættelse. Universitetet vil gennemgå hver enkelt ansøger fra sag til sag under hensyntagen til arten og alvoren af lovovertrædelsen, tiden siden dommen, ansøgerens samlede arbejdshistorie og typen af den stilling, som ansøgeren søger ansættelse i.
- Hvis universitetet går videre med den negative handling, skal universitetet give den pågældende meddelelse om, at det har nægtet ansøgeren ansættelse eller opsagt medarbejderen på baggrund af oplysningerne i baggrundsrapporten. Human Resources har også disse formularer til rådighed.
- Hvis Human Resources anbefaler, at en ansøger udelukkes fra at komme i betragtning, eller at en medarbejder opsiges, og institutionen ønsker at fortsætte med ansættelse af ansøgeren eller fastholdelse af medarbejderen, skal institutionen indhente godkendelse fra den relevante kansler eller vicepræsident.
Responsibilities
Beslutninger om ansættelse af personale er HRO og CBO’s (eller repræsentant) ansvar. Office of the General Counsel og/eller System HR kan føre tilsyn efter behov. Beslutninger om ansættelser af fakultetet træffes af provsten/den akademiske chef.
Fortrolighed
Baggrundsoplysninger skal betragtes som fortrolige og beskyttes mod uautoriseret videregivelse. Oplysningerne må ikke udleveres eller på anden måde videregives til nogen person eller instans, undtagen til personer, der har brug for at kende disse oplysninger for at kunne træffe en afgørelse vedrørende ansøgningen om ansættelse. Universitetet bør destruere baggrundsrapporterne, når ansættelsesprocessen er afsluttet.
Fingeraftryksbaseret baggrundskontrol
The University of Tennessee gennemfører kun fingeraftryksbaseret kriminel baggrundskontrol gennem Tennessee Bureau of Investigation og Federal Bureau of Investigation, når det kræves i henhold til statslig eller føderal lovgivning (f.eks. lærere eller sygeplejersker).
Anvendelse og formidling. Oplysninger om straffeattester (“Criminal History Record Information” (“CHRI”), der er indhentet fra TBI og FBI, må udelukkende anvendes af den ansættende afdeling til at verificere kriminelle overtrædelse(r) og må ikke spredes. Resultaterne betragtes som fortrolige og er kun tilgængelige for den ansættende embedsmand eller den udpegede person. CHRI må kun tilgås af autoriseret personale i forbindelse med udførelsen af deres opgaver og må aldrig udleveres til offentligheden.
Bearbejdning og sikkerhed. Hver ansættelsesafdeling skal vedtage procedurer for at sikre, at CHRI opbevares på et sikkert sted. Områder, hvor CHRI behandles og håndteres, skal være forbeholdt autoriseret personale, der er udpeget af afdelingschefen. Området skal være uden for offentlighedens og uautoriseret personales synsfelt. Afdelingslederen skal føre en liste over alle medarbejdere, der har adgang til, kan behandle, formidle og/eller destruere CHRI.
Bortskaffelse af CHRI. Når CHRI ikke længere er nødvendige, skal de destrueres ved afbrænding, makulering eller ved andre metoder, der gør oplysningerne ulæselige. Destruktion af optegnelser skal ske i overensstemmelse med bestemmelserne om bortskaffelse af optegnelser i finanspolitik FI0120.
Misbrug. Medarbejdere, der anvender CHRI til andre formål end til at kontrollere straffeattester for en kommende medarbejder, kan blive genstand for disciplinære foranstaltninger op til og med opsigelse. Bevidst videregivelse af CHRI til uretmæssige formål kan også føre til strafferetligt ansvar. Enhver medarbejder, der har kendskab til misbrug af CHRI, skal straks indberette en overtrædelse til Department of Human Resources eller Office of General Counsel.
Programmer, der involverer mindreårige
Baggrundskontrol udføres også i overensstemmelse med sikkerhedspolitik 0575 for alle medarbejdere eller personer i en kontraktmæssig eller frivillig stilling med universitetet, som har direkte kontakt med mindreårige gennem visse programmer.
PROGRAMS FOR MINORS POLICY