Alai

I den forretningsmæssige og digitale verden hører vi ofte udtrykkene hard copy og soft copy. Begge har faktisk ét fælles formål, og det er at præsentere eller opbevare skriftligt materiale og data. At kende disse forskelle ændrer måske ikke meget på dit syn på disse udtryk, men det vil helt sikkert opklare nogle spørgsmål, du måske har.

Definitioner

Hard Copy

En hard copy er en fysisk permanent reproduktion af ethvert medie, der er egnet til direkte brug gennem udskrifter. Ved at tage selve udtrykket “hard copy” giver os en lille beskrivelse af, at det kan berøres, ses og være håndgribeligt. Med andre ord er det en trykt data, som man kan holde og læse. Dens hovedformål er at have en registrering af dine data i fysisk form, som du kan opbevare til sikker opbevaring, hvis din lagerenhed på en eller anden måde går ned eller bliver ødelagt.

Eksempler på hard copy er trykte bøger, magasiner, aviser, tegneserier og andre dokumenter.

Soft Copy

En soft copy er i modsætning til en hard copy den utrykte digitale dokumentfil, som ikke er trykt. Den ses normalt af visse stykker software som f.eks. tekstbehandlingsprogrammer, databaseprogrammer, præsentationssoftware eller ethvert andet program, der kan åbne dit dokuments udvidelsesfil. Et af formålene med den er at gøre det lettere at overføre filer selv over store afstande ved hjælp af e-mail og andre websteder med understøttelse af filoverførsel. USB-drev kan også bruges til at overføre disse filer, hvis der ikke er noget tilgængeligt netværk (internet eller lokalt) i nærheden af dig.

En fordel ved at have en softkopi er, at man slipper for at bruge papir, blæk og printer. Desuden er kopiering en nem opgave med kun få sekunder, hvor du kan få 10 identiske kopier af dine originale data.

Hård kopi vs. softkopi

Hvad er forskellen mellem en hård kopi og en softkopi? Den vigtigste forskel er faktisk deres udseende, og hvordan de præsenteres. Med en hard copy kan du bogstaveligt talt røre ved og holde reproduktionen af din datafil, mens du med en soft copy kun kan redigere datafilen (forudsat at filen kan redigeres) og se den via en skærm eller et skærmbillede.

Hvert af dem har deres fordele, men desværre også nogle ulemper, herunder omkostningerne. At have en papirudgave af f.eks. 20 siders biografi vil koste dig mere, simpelthen fordi du har brugt blæk og papir, mens det kun vil koste dig lagerplads at have softkopier af dokumentfilen. Bærbarhed kommer også i spil, når man taler om 1.000 siders dokumenter, som man skal bære rundt på. Forestil dig at bære både en trykt dokumentfil med 1.000 ord og et lille USB-stik. Selv om de fleste af fordelene måske kommer fra din softkopi, bør du også overveje fordelene ved rent faktisk at kunne læse en bog, mens du holder den i hånden og bladrer den side for side.

Så for at opsummere er en hardkopi en trykt eller fysisk kopi af et dokument, mens en softkopi praktisk talt er en kopi af dokumentet, der er gemt på dine harddiske eller andre lagerenheder.

Sammenligningsdiagram