Hvad enten du har én eller flere hundrede ansatte, skal du følge de formelle procedurer, der er nødvendige for at betale dem. Du kan selv udføre disse lønbehandlingsopgaver, eller du kan outsource processen ved at overlade den til en professionel lønbehandlingstjeneste.
Og uanset hvilken type lønbehandlingstjeneste du bruger, er det meget vigtigt at huske, at du – som virksomhedsejer – er ansvarlig for alt, hvad der vedrører lønbehandling. Udlicitering af lønadministrationen fjerner ikke dit ansvar for at betale og indberette alle lønsumsafgifter til tiden og fuldt ud, og for at betale medarbejderne præcis, hvad de skylder.
Grunde til at outsource lønadministrationen
Tænk på omkostningerne ved din tid. Dit job som virksomhedsejer er at drive din virksomhed, ikke at behandle lønninger. At forsøge at lave lønninger selv betyder at tage din tid fra andre vigtige opgaver, som f.eks. at finde kunder eller skabe partnerskaber.
Du behøver ikke at bekymre dig om det. En lønbehandler har altid en person dedikeret til din virksomhed, så du behøver ikke at bekymre dig om at sikre, at alle medarbejdere bliver betalt til tiden, hvis du beslutter dig for at tage et par dage fri.
Det er mindre kompliceret. Lønsumsafgifter er komplekse, fordi der er flere forskellige typer af skatter, du skal indsamle og betale, og mange komplicerede formularer, der skal udfyldes. Disse omfatter føderal indkomstskat, statslig indkomstskat, FICA-skat til Social Security og Medicare samt føderal og statslig arbejdsløshedsskat.
Skatterne ændrer sig hele tiden. Hvert år kan der være ændringer i skattelove, skattesatser eller frister for indsendelse af rapporter. Som enkeltvirksomhed er det svært at holde sig ajour med alle disse ændringer for at undgå bøder og sanktioner for forsinket betaling eller for lav betaling.
Se denne årlige lønkalender for at få en idé om forfaldsdatoerne for indberetning og betaling.
Opgaver, du kan outsource
Du kan finde en lønbehandlingstjeneste, der kan hjælpe dig med nogle af eller alle disse lønopgaver:
- Førelse af lønregistre, herunder formularer og samtykker (normalt online)
- Udarbejdelse af beløb til løn, tilbageholdelse og fradrag for at oprette lønsedler
- Sendelse af disse lønsedler til medarbejderne, normalt via direkte indbetaling
- Beregning af årlige løn- og skatterapporter, Form W-2 for ansatte og Form 1099-MISC for ikke-ansatte
- Indberetning af lønsumsafgiftsrapporter – som Form 941 – og betalinger til IRS og stater
- Andre lønsumsopgaver som indberetning og betaling af arbejdsløshedsskat
- Sendelse af betalinger for andre fradrag som f.eks. sundheds- eller pensionsordninger, lønudlæg og ikke-ansatte
Lønsumsoftware vs. Løntjenesten
Der er to grundlæggende måder, hvorpå en virksomhed kan udføre lønninger:
Mulighed 1: Du kan gøre det selv ved hjælp af lønsoftware. Online-lønsoftwareprogrammer fungerer på samme måde som skattesoftware. De giver dig en håndfuld af prompter og oplysninger, men du – eller en person i din virksomhed – skal foretage alle indtastningerne. Softwareselskabet kan tilbyde online support, via telefon, chat eller ofte stillede spørgsmål.
Mulighed 2: Du kan outsource din proces ved at give en løntjeneste de grundlæggende oplysninger om medarbejderne og lade dem køre lønningerne, sende lønsedler ud, foretage alle indberetninger og sende alle lønskattebetalinger ud.
Hvis du ønsker at støtte lokale virksomheder, kan du også bruge en lokal bogholder eller en regnskabstjeneste.
Disse virksomheder har folk, der udfører nogle eller alle opgaverne ved hjælp af lønseddelssoftware. Fordelen ved disse lønbehandlingstjenester er en mere direkte kontakt med en rigtig person, som kan hjælpe dig med problemer og spørgsmål.
Hvor meget koster en lønbehandlingstjeneste?
De fleste tjenester arbejder på et månedligt grundlag og opkræver betaling efter mængden af antallet af udfærdigede checks, indsendte rapporter og udbetalinger. Du kan også få yderligere tjenester, som 1099’er og behandling af ydelser, ved at betale mere.
For eksempel tager Patriot Payroll Software 10 dollars om måneden for deres grundlæggende service plus 4 dollars pr. medarbejder og tilbyder følgende tjenester:
- Gratis ekspertsupport
- Gratis opsætning af lønsedler
- Gratis direkte indbetaling
- Gratis medarbejderportal
- Gratis integration af arbejdstagerkompensation
- Ubegrænset, tilpasselig lønninger
- Udskrivbare W-2’er
- Tidspensionering
For $30 om måneden vil de hjælpe dig med W-2 formularer og indsende og indbetale dine føderale, statslige og lokale skatter. De vil også sørge for skatteindberetninger ved årets udgang.
Spørgsmål, du skal stille, før du outsourcer lønadministration
Når du taler med potentielle lønadministrationstjenester, skal du læse anmeldelser og bede om referencer. Her er nogle spørgsmål, du skal stille:
- Hvor sikkert er dit system? Har I nogensinde haft et brud på datasikkerheden?
- Hvor ofte opdaterer I jeres system? Har du sikkerhedskopier i tilfælde af datatab eller systemnedbrud?
- Hvordan holder du dig ajour med ændringer i skattelovgivningen? Hvor ofte opdaterer du dine data i forbindelse med skatteændringer?
- Hvor længe har du været i branchen?
- Hvordan håndterer du kundeservice? Kan jeg ringe og tale med en rigtig person? Hvor hurtigt reagerer I på hastende anmodninger?
- Hvis jeg skal foretage rettelser, hvor hurtigt kan I så foretage disse?
- Hvordan kan jeg vide, at I indsender rapporter og foretager betalinger, inden de forfalder? Hvilke bekræftelser sender I mig?
Hvis du lige er begyndt at arbejde med løn, bør du tage dig tid til at læse denne oversigt over, hvordan du opsætter et lønsumsafgiftssystem. Lav derefter en liste over, hvad du er villig til at gøre selv, og hvad du ønsker, at en løntjeneste skal gøre.