d. Diskutere og tildele udvalgspersonale, der skal rekrutteres af styregruppens medlemmer.
e. Aftal regelmæssige mødedatoer for opfølgning på udvalgsopgaver.
f. Beslutte, om der skal skrives en historie eller et tillæg, og hvem der skal skrive den.
Det andet møde
Finalisere udvalgsopgaver og personale.
Møder til opfølgning
a. Samarbejd med kirkens personale om at fremme alle aktiviteter.
b. Underret hver udvalgsformand om mødedatoerne for fremskridtsrapporter.
Møde til planlægning af programmet
a. Planlæg en aktivitetsplan for festdagen eller -weekenden. Overvej ikke at begrænse fejringen til en gudstjeneste søndag morgen, dvs. lørdag eftermiddag tid til fællesskab, lørdag aften fødselsdagsfest med fyrværkeri, lørdag banket, reception, søndag morgen fællesskab.
b. Sikre sig talere til at deltage i gudstjenesterne.
c. Invitér tidligere medlemmer, kirkens personale (brug evt. et svarkort).
d. Præsentér tidsplan for ændringer af regelmæssige aktiviteter på et ordinært forretningsmøde forud for fejringen.
e. Planlæg at sende takkebreve til deltagerne efter fejringen.
f. Annoncere festlige aktiviteter i kirkens nyhedsbrev, Baptisternes Budskab og den lokale avis
OPGAVER FOR ANDRE UDVALGs ANSVAR
a. Sikre videokamera og operatør til at optage aktiviteterne. Identificer så mange personer som muligt.
b. Arrangere fotografering af aktiviteter.
c. Præsenterer et diasshow eller tidligere optagede videoer af andre kirkelige aktiviteter med hjælp fra historieudvalget.
Bogsalgsudvalg
(Nødvendigt, hvis der udgives historie eller historisk tillæg)
a. Foretager arrangementer til fremme og salg af bøger.
b. Sikre en person til at sælge bøger på udpegede steder under festlighederne.
Kostume/Dramaudvalg
a. Opmuntre kirkens medlemmer til at bære tidstypisk tøj til festlige aktiviteter.
b. Gør mønsterkilder tilgængelige for tidstypisk tøj til damer, mænd, piger og drenge.
c. I samarbejde med historisk udvalg planlægge en dramatisk præsentation af et eller andet aspekt af kirkens historie sitet, et skuespil, en reenactment i samarbejde med kostumeudvalget
Dekoration/blomsterudvalg
a. Arrangerer dekorationer og blomster til festlige aktiviteter i og uden for kirken.
b. Sørge for corsager og/eller boutonnieres til særlige gæster.
c. Koordinere med gæstfrihedskomiteen for at dekorere registreringsområdet, spiseområdet osv.
d. Afmærke reserverede bænke til særlige gæster.
Udstillingsudvalg
a. Planlæg et udstillingsområde opdelt i segmenter af kirkens historie, eventuelt efter tidsperioder.
b. Tildel afdelinger til segmenter af kirkefamilien, f.eks. søndagsskoleafdelinger, til at udsmykke.
c. Opmuntre til indsamling og brug af fotos, memorabilia, møbler, avisartikler – jo mere forskelligartet, jo bedre!
Historieudvalg
a. Bistå forfatteren af kirkens historie ved at sikre materiale fra kirkens protokoller, foreningsprotokoller, Louisiana Baptists’ Archives, SBC Library and Archives, lokale aviser og spørgeskemaer om historie for ældre kirkemedlemmer.
b. Arrangere med medieudvalget at optage interviews med ældre medlemmer.
c. Sørge for korrekt pleje og opbevaring af indsamlet historisk materiale.
d. Indsend historiske højdepunkter til medtagelse i kirkens publikationer i hele festperioden.
e. Få kirkens medlemmer til at dele vignetter fra kirkens fortid.
f. Giv oplysninger til brug for udklædnings-/dramaudvalget.
Hospitality/Welcoming Committee
a. Arrangerer reception lørdag eftermiddag eller søndag morgen snack
b. Planlægger frokost til søndag middag – mad, servering, borde osv.
c. Koordiner borddekorationer med blomsterudvalget.
d. Placer aktivitetsinformation i bulletin med reservationsanmodningsformular, der skal vendes for at få en idé om, hvor mange borde, måltider osv.
e. Tilbyd diakoner og andre medlemmer til at hilse på folk på bestemte steder, eventuelt i tidstypisk tøj
f. Sikre og stille kørestole til rådighed efter behov.
Invitationsudvalg
a. Inviterer tidligere medlemmer og særlige gæster. Indhente særlig gæsteliste fra styregruppen. (Medtag lokale embedsmænd, lovgivere, kongresmedlemmer, personale fra LA Baptist Convention, selv det Hvide Hus – de vil svare!)
b. Tryk og send invitationer. (m/ RSVP-info eller returkort) Inkluder erklæring: “Hvis der er behov for indkvartering, bedes du kontakte.” og koordiner indkvartering og måltider efter behov.
c. Opmuntre medlemmerne til at kontakte familie og venner.
Musikudvalg
a. Koordinere med programudvalget med henblik på at sikre en musikgruppe, hvis det er planlagt, og hjælpe gruppen med alle arrangementer – indkvartering, måltider, lyd osv.
b. Undersøge salmer, der er populære i kirkens tidlige år, og planlægge at inddrage dem i festaktiviteterne og koordinere med musikchefen for at planlægge salmer og specials.
Vuggestueudvalg
Sørge for børnepasning under alle festaktiviteter. Det kan være nødvendigt at hæve aldersgrænsen til særlige arrangementer. Opmuntre til særlige aktiviteter, dvs. fødselsdagskage, bånd, balloner osv.
Publicitetsudvalg
(der foreslås underudvalg)
a. Sponsorere en konkurrence om et slogan, der skal bruges på brevpapir, badges, bånd, krus, tallerkener, T-shirts, kofangerklistermærker osv.
b. Arrangere trykning/produktion og salg af ovennævnte genstande.
c. Udarbejde avisartikler, meddelelser til nyhedsbreve og bekendtgørelser (glem ikke Baptisternes budskab).
d. Udarbejdelse af tv- og radiospots (nogle stationer annoncerer gratis kirkefester).
e. Anmod om en proklamation fra borgmesteren i forbindelse med fejringen.
f. Sørg for, at lokale medier og Baptist Message dækker aktiviteterne.
Registreringsudvalg
a. Sørg for at lave en fortegnelse over alle, der deltager i kulminerende festligholdelsesaktiviteter. Sikre løsbladet notesbog med sider i pergament-look og sorte blækpenne.
b. Placer registreringsborde flere steder i bygningen og udlever navneskilte på hvert sted.
c. Få medlemmer til at hjælpe med registreringen (foreslå, at de klæder sig i tidstypisk tøj).
e. Giv registreringsark til historieudvalget, når festlighederne er overstået.