Der er seks trin i en formel mægling: 1) indledende bemærkninger, 2) parternes redegørelse for problemet, 3) tid til informationsindsamling, 4) identifikation af problemerne, 5) forhandling og opstilling af valgmuligheder og 6) indgåelse af en aftale.
Indledende bemærkninger
Mægleren venter, indtil begge parter er til stede, og foretager derefter en introduktion. De fysiske rammer vil være kontrollerede, så ingen af parterne føler sig truet. De fleste mediatorer vil bede om, at hvis der er børn til stede, så venter de udenfor. Mediatoren vil derefter give en indledende redegørelse. Heri skitseres deltagernes rolle og demonstreres mediatorens neutralitet. Nogle mæglere vil komme med kommentarer om, hvad de ser som problemet, og bekræfte sagsoplysningerne, hvis der på forhånd er blevet indsendt sagsakter. Derefter definerer mediatoren protokollen og fastsætter tidsrammen for processen. Der vil være en gennemgang af retningslinjerne for mægling, og mægleren vil kort opsummere, hvad han har hørt om problemerne.
Den indledende erklæring under de indledende bemærkninger vil fastsætte de grundlæggende regler for mæglingen. Disse grundregler er det, der hjælper mæglingen til at forløbe gnidningsløst. Mediatoren vil normalt bede om, at hvis der er advokater til stede, kan de konferere, men at klienterne skal tale for sig selv. Parterne bør ikke afbryde hinanden; mægleren vil give hver part mulighed for fuldt ud at fortælle deres side af historien.
Parternes redegørelse for problemet
Efter den indledende redegørelse vil mediatoren give hver part mulighed for at fortælle sin historie uden at blive afbrudt. Oftest vil den person, der har anmodet om mæglingssessionen, komme først til orde. Redegørelsen er ikke nødvendigvis en opremsning af kendsgerningerne, men den skal give parterne mulighed for at formulere spørgsmålene i deres eget hoved og give mægleren flere oplysninger om den enkelte parts følelsesmæssige tilstand. Hvis der er advokater til stede, som afgiver den første redegørelse, vil mediatoren derefter bede klienten om også at afgive en redegørelse. Rationalet bag redegørelsen for problemet er ikke en søgen efter sandheden; det er blot en måde at hjælpe med at løse problemet på.
Informationsindsamling
Mediatoren vil stille parterne åbne spørgsmål for at komme ind til de følelsesmæssige understrømme. Mediatoren kan gentage centrale idéer for parterne og opsummerer ofte. Dette hjælper mediatoren med at opbygge et forhold mellem parterne, især når der anvendes en faciliterende stil.
Problemidentifikation
Dette kan også være en del af andre segmenter. Mediatoren forsøger at finde fælles mål mellem parterne. Mediatoren finder ud af, hvilke problemer der vil kunne løses, eller hvilke problemer der først vil blive løst.
Forhandlinger og generering af muligheder / opnåelse af en aftale
Metoder til udvikling af muligheder kan omfatte gruppeprocesser, diskussionsgrupper eller undergrupper, udvikling af hypotetiske plausible scenarier eller et mediatorforslag, hvor mediatoren lægger et forslag på bordet, og parterne skiftes til at ændre det. Den mest almindeligt anvendte metode er dog caucus.
Når deltagerne har forpligtet sig til at opnå en forhandlingsløsning, vil mediatoren foreslå en brainstorming-session for at undersøge potentielle løsninger. Dette kan føre til en endelig aftale, som spreder konflikten og skaber et nyt grundlag for fremtidige relationer.
Mægleren kan beslutte at afholde private møder med begge parter for at få forhandlingerne til at skride fremad. Dette kaucus-møde vil være fortroligt. Kaucusmødet giver et sikkert miljø, hvor man kan brainstorme og bringe underliggende frygt til overfladen. Målet med mødet er at finde et fælles grundlag ved at udforske en masse muligheder og at fremkomme med mulige løsninger, som parterne kan tænke over. Parterne kan også overveje alternative løsninger på deres problemer uden at forpligte sig til at tilbyde disse løsninger som indrømmelser.