Alai

Afskild dig fra dit daglige arbejde og tilbring tid sammen med dit team er en fantastisk måde at indgyde holdånd på. Og omjustere medarbejderne i forhold til organisationens mål og visioner. Især hvis du har en del af dit team, der arbejder eksternt. Du vil bemærke, at nogle virksomheder planlægger offsite for en dag, mens andre booker en hel weekend. Vi lavede for nylig en offsite. Så vi ville gerne dele læringen fra vores egen oplevelse under offsite samt den planlægningsproces, der gik forud for den.

Men lad os først starte med det ene team, som vi blev inspireret til en team-offsite af – Buffer.

Buffer har perfektioneret kunsten at planlægge teamretreats. De mener, at offsite-arbejde hjælper teamet til at arbejde smartere. Og derfor planlægger de et hver 5. måned.

For hvert retreat har Buffer fundet en ny måde at arbejde på, opstille sessioner, opbygge et virksomhedsprojekt og endda holde daglige stand-up-møder.

“Vi laver retreats, så alle har mulighed for at opleve nye kulturer og blive mere åbne.”
Buffer

Selv om en team offsite skal være afslappende, er det afgørende at lave noget planlægning, så det ikke løber løbsk og bliver for spontant og uoverskueligt. Forskellige mennesker, forskellige tankegange – du ved, hvordan det kan gå!

Det er derfor vigtigt at give dit team offsite en vis retning, lige fra at sætte en status som ude af kontoret op til at opstille en dagsorden og planlægge et par teamaktiviteter sammen.

Når vi kommer tilbage fra en og har spurgt så mange andre virksomheder, der har gjort det før, er her de ti tips, vi havde i tankerne og forsøgte at holde os til, for at planlægge vores team offsite.

Så uden videre, her er hvordan man kører et produktteam offsite!

Top 10 tips til at køre et godt team offsite

1. Fastsæt dagsordenen og forventningerne, allerede før du starter

Mens nogle team offsites udelukkende er for at slappe af og knytte bånd med hinanden, planlægger nogle organisationer et hybridretreat. De planlægger et par dage til at arbejde og definere deres vækstkøreplan sammen og indpasser nok dage til sightseeing og eventyrsport.

Mens du måske har én ting i tankerne, er der en stor chance for, at nogle af dine teammedlemmer har helt andre forventninger. Så før du begynder at planlægge team offsite, skal du starte med at fastsætte en dagsorden, og hvad dit team kan forvente af den.

Når du har fastsat dagsordenen, skal du lade teamet vide, hvad du har tænkt dig at lave under team offsite. Dette vil ikke blot forberede dem på alle de aktiviteter, du har planlagt for dem, men også give dem en chance for at foreslå ændringer for at gøre det bedre.

For eksempel kan du lade dit team vide, at der er en dag dedikeret til ideation. Det vil give dem tilstrækkelig tid til at tænke over, hvad de gerne vil bidrage med.

Sådan er det også, hvis du har arrangeret eventyrsport, at medarbejdere, der er utilbøjelige til det, kan rejse deres bekymringer og give dig besked på forhånd. På den måde ender du ikke med at bruge ressourcer på at forsøge at få dem til at deltage eller få skuffelser i sidste øjeblik.

Du skal trods alt respektere alles komfortzone og stadig være i stand til at få dem til at deltage i de ting, som teamet laver sammen.

2. Fastsæt et budget og hold dig til det

Din organisation vil uundgåeligt have nogle udgifter under team-offsite. Før du begynder at planlægge dine aktiviteter, er det afgørende at sikre, at du har afsat et budget til teamretræten. Det er vigtigt, at du ikke ender med at dræne alle dine ressourcer bare for at have et par sjove dage med teamet.

Sæt et budget, så du kan planlægge team offsite mere effektivt. Det giver dig et omtrentligt tal for, hvilken form for indkvartering du kan vælge, hvilke aktiviteter du kan planlægge, hvordan du rejser, og hvad du kan eller ikke kan medregne i virksomhedens udgifter til holdet.

Sig, at I er et hold på ti personer. I dette tilfælde kan det være en bedre løsning at vælge en Airbnb end at booke hotelværelser. Desuden vil fællesområderne i en Airbnb give holdet mere fleksibilitet til at sidde sammen og have det sjovt.

3. Opstil en tidsplan for hver dag

Selv om du ikke behøver at planlægge hvert eneste minut af dagen, så sæt nogle få aktiviteter til side for alle hver dag. Du ønsker ikke, at folk vågner op på deres første dag på retreatet og kæmper for at sammensætte et skema for dagen. Du vil bare ende med at gå ud for at spise og ikke rigtig gøre andet end at spise – forestil dig at spilde en hel dag, når du rejser internationalt.

Ingen beder dig om at lave en militær rutine. Det er i orden at lade dit team vide, at alle skal træde ud for at spise morgenmad på et bestemt tidspunkt, så de også kan nyde andre aktiviteter i løbet af dagen. Tro os, de vil kun takke dig for dette senere, når de kommer tilbage med så meget gjort!

Det hjælper dig også med at undgå tillægsgebyrer i sidste øjeblik. Når du rejser, har arrangørerne af ture en tendens til at opkræve for meget, når de ser, at du ikke har nogen anden mulighed. Men når du planlægger tingene i forvejen, har du allerede en pakke i hånden, og du ender ikke med at betale “ekstra” for noget, der kunne komme billigere. Du kan bruge alle de sparede penge til en anden aktivitet for den sags skyld.

For eksempel planlægger du et holdvandringstogt på rejsemålet. Dette kræver, at I køber en pakke hos en lokal rejseplanlægger. Pakken omfatter mad og tøj, som I får brug for under vandreturen. Hvis du nu glemmer at planlægge og bestille denne pakke på forhånd, er der stor sandsynlighed for, at pladserne til trekhold er optaget på den dag, du har besluttet dig for at tage af sted. Der er også en chance for, at planlæggeren beder dig om at bruge et par ekstra dollars for at “få plads til dig”.

Det er dit valg!

Her er en skabelon, du kan bruge:

Pro-tip: Hvis du planlægger at få noget arbejde gjort under team offsite, skal du planlægge alle udflugter i løbet af dagen. Ved at få mest muligt ud af dagtimerne kan du afsætte aftenerne til arbejde og teammiddag. Eller til blot at slappe af og forberede dig til næste dag.

4. Følg en tjekliste for udeblivelse for at forberede dig på forhånd

Når du har fastlagt datoerne for din arbejdsferie, må du ikke glemme at sætte din status for udeblivelse op for de dage, du er væk. Det betyder bl.a., at du skal oprette et automatisk e-mail-svar, blokere din kalender og afslutte alt udestående arbejde. Mind dine teammedlemmer om at gøre det samme.

For nogle af dine medarbejdere kan det også betyde, at de skal udskyde eller udskyde møder. For andre kan det kræve, at de planlægger deres blogindlæg og opdateringer på de sociale medier i forvejen.

Det handler om at kunne fortsætte med at gøre det, der kræver en løbende indsats, uden at visse teammedlemmer skal sidde ned i timevis i løbet af off-sitet. Vi kalder det at planlægge arbejdet bedre, så ingen behøver at komme tilbage til en overvældende mængde af udestående arbejde.

Er du ikke sikker på, om du har krydset alt af på din liste inden teamretræten? Denne tjekliste til ud af kontoret vil sikre, at din opgaveliste er tom, og at alt er velplanlagt langt i forvejen.

5. Planlæg sjove, udendørs aktiviteter for at knytte teamet sammen

Vi behøver ikke at citere en undersøgelse for at bevise, at sjove, udendørs aktiviteter kan være en fantastisk måde at knytte bånd på. Du kan planlægge eventyrsport som white water rafting eller gruppevandringer eller endda lette udendørsaktiviteter som camping som en måde at knytte holdet sammen på. Det skaber kammeratskab. Buffer tog f.eks. surfundervisning, da de tog på deres teamretræte til Sydney.

Men ikke alle på teamet vil være surfentusiaster. Så hvordan beslutter du egentlig, hvad du skal planlægge på team-offsite?

For at gøre planlægningen af udendørs aktiviteter bedre, skal du lave en liste over attraktioner på den destination, du er på. Med en linje, der forklarer, hvad der er unikt ved hver af disse attraktioner, skal du oprette en hurtig afstemning. Apps som Simple Poll gør det virkelig nemt at tilføje en hurtig afstemning til din Slack-kanal. Selv de mindste beslutninger kan gøres lette med en hurtig afstemning. Ingen frem og tilbage overhovedet!

Hvis dit team normalt arbejder eksternt, vil du gerne have dem til at blande sig godt. Vælg et af de mange spil, der er designet til at bryde isen og få dine teammedlemmer til at føle sig mere trygge ved hinanden. Husk at gøre dem til en naturlig del af din planlagte dag.

6. Genoptag virksomhedens større mål

En teamretræte er et godt sted at åbne op for en samtale om organisationens større billede. Du kan bruge dette workcation til at genetablere den mission og vision, som teamet arbejder hen imod. Denne samtale er vigtig for at give alle en ny briefing om, hvad de arbejder hen imod, og sikre, at alle deler den samme vision for organisationen.

Det er også et godt tidspunkt til at tale om de individuelle mål for dit team. Hvis du forstår deres mål, vil det hjælpe dig med at identificere hvordan og hvorfor bag dit teams daglige funktion. Det vil også hjælpe dig med at sætte dit team i stand til at udføre et bedre arbejde. Når du forstår, hvad de har brug for og forventer, og hvad deres nuværende blokeringer er, kan I arbejde bedre sammen.

Når du tilpasser dig dit teams individuelle mål, sikrer du, at dine medarbejdere er på linje med virksomhedens større mål.

Gode off-site teammøder kan føre langt!

7. Afsæt tid til feedback (og positiv kritik)

Feedback er en vigtig del af enhver organisation. At omfavne feedback i din organisation kan hjælpe de enkelte medarbejdere til at vokse, håndhæve et ærligt miljø i teamet og gøre din teamkultur stærkere.

Du kan endda afsætte to timer under dit teamretreat til en feedbackworkshop. Dette kan enten være en samarbejdsbaseret, kollegial feedback-session eller en individuel samtale. Lær om feedbackkulturen i forskellige teams for at hente en model, der fungerer for dig.

Din teamretreat kan også være et tidspunkt, hvor du kan tale om eventuelle udfordringer og problemer. Det kan være en blokering i et projekt eller endog en kommunikationsudfordring med et andet teammedlem.

Gennem at tage fat på de problemer, som dit team står over for under retræten, kan I løse problemerne hurtigere, når I er tilbage. Brug dine off-site teammøder effektivt!

8. Opmuntre til individuelle samtaler mellem medlemmerne

Er alle i dit team trygge ved hinanden? Hvis ikke, er dette teamretreat det ideelle tidspunkt til at sikre, at alle har talt med hinanden. Organiser teambuilding-spil som hard talk og speed dating for at tilskynde til en-til-en-samtaler.

Selv om de ikke behøver at være de bedste venner, er et godt arbejdsforhold mellem hvert enkelt teammedlem afgørende. Både for fremtidige samarbejder og for at opretholde en positiv teamkultur.

En-til-en-samtaler er især vigtige for fjernte teams, da teamet offsite er den eneste facetime, de får til at knytte bånd. Når man tænker over det, er det ikke så svært at muliggøre. I bor alle sammen sammen i et par dage, og det kræver kun én person at indlede en samtale!

9. Hold et par timer udelukkende til ideer til nye projekter

Fra at foreslå funktioner til projektet til at komme med væksthack-projekter. Sørg for, at din virksomheds idétavle bliver fyldt med forslag fra alle. Du kan afsætte tid under teamets offsite til at tage idébrættet op og implementere, parkere eller kassere disse idéer.

Men sørg for, at du opmuntrer alle teammedlemmer til at komme med forslag og diskutere idéer, som de ønsker at arbejde med. Det være sig som et team eller individuelt, for at tilføre værdi til virksomheden.

Du vil se mere ejerskab blandt dine teammedlemmer ved at åbne gulvet for forslag. Og endda finde idéer, der vil få en positiv indvirkning på din virksomheds vækstkøreplan. Som man siger, kan det at få et nyt perspektiv fra andre hjælpe dig med at se nye muligheder. Dem, der er gået ubemærket hen indtil nu!

10. Send en e-mail om resultaterne fra retræten

Når du er tilbage fra team offsite, skal du sende en e-mail ‘Post Team Offsite’ med en beskrivelse af de arbejdsbaserede beslutninger. Og om eventuelle nye projekter, der blev indført. En sådan e-mail kan hjælpe teammedlemmerne med hurtigt at få et kort overblik over eventuelle nye projekter, som de skal kaste sig ud i. Alt sammen uden at skulle gå igennem deres noter eller vride deres hjerner for at huske, hvad der blev drøftet.

Men vigtigst af alt, så glem ikke at dele den ene ting, som dine teammedlemmer ser frem til. Billeder fra turen, selvfølgelig!

Memorier og glimt af de gode stunder, de har haft sammen, er en god måde at lette dem tilbage til arbejdet på. Du ønsker ikke, at de kommer tilbage med ferieblues; du ønsker, at de kommer tilbage forynget og motiveret til at give deres bedste.

En team offsite kan være en smule tidskrævende at planlægge. Men hvis du ikke er forberedt, vil det kun resultere i skuffelser i ny og næ, hvilket demotiverer dit team. Det er præcis det modsatte af, hvad du ønsker!

Så planlæg tingene i forvejen til din team offsite. Brug det som en mulighed for at styrke dit holdbånd. Gør dine medarbejdere mere proaktive i de roller, de spiller i organisationen.

Planlægger du snart en team offsite? Vi håber, at disse tips giver dig mulighed for at planlægge en vellykket, produktiv og sjov tid med dit team!

Kender du et lille tip, der gjorde din tidligere teamoffsite til en succes? Glem ikke at dele det med os, for vi ønsker at gøre vores næste endnu bedre.