Lad os tale om telefonsamtaler! Ja, selv med DM’er, PM’er og IM’er er man nogle gange stadig nødt til at tale med folk i telefon. Telefonopkald er hårde. De er uscriptede, nogle gange uventede og kan være svære at afslutte.”
“Ring tilbage, hvis du har brug for noget, farvel.”
“Ok, hav en god dag.”
“Åh, i lige måde.”
“Tak. Jeg ringer til dig, hvis jeg har brug for noget. Farvel.”
“Ja, tak, fordi du ringede.”
Oh, må jeg lægge på nu?
Plus, når du taler med nogen i telefonen, arbejder du uden din komplette samtalesamling. Du har ingen visuelle elementer. I en tekstkorrespondance kan du heller ikke se visuelle stikord. Men når du sender en skriftlig besked, har du i det mindste en chance for at gennemgå dine ord, inden du trykker på send-knappen. Et telefonopkald giver den samme umiddelbarhed som en personlig samtale uden mulighed for at vurdere personens reaktion og dreje om. Det er ikke underligt, at så mange mennesker frygter at foretage kolde opkald.
Denne artikel handler dog ikke om kolde opkald. Den handler om ethvert opkald. Jeg vil dele teknikker, som du kan bruge til at forbedre dine samtaler med kun stemme. Så lad os komme i gang. Hvad kan du gøre for at få dine telefonsamtaler til at gå glat?
Lad os starte med de grundlæggende ting. “Hallo, hvem er det?” er ikke en passende telefonhilsen. Hvis du måske har nummeroplysning og er helt sikker på, at du ved, hvem der er i den anden ende af linjen, kan du besvare opkaldet med en vittighed. Men du bør gøre det til en vane at sige en klar hilsen og dit navn, når du tager telefonen. Din opkalder skal med det samme være sikker på, at han/hun har fået fat i den person, han/hun forsøgte at ringe til.
Tøm også munden, inden du tager telefonen. Jeg ved godt, det lyder som noget, din mor ville fortælle dig! Men mødre ved ting. Tøm munden, så du kan tale klart og tydeligt og ikke gøre din opkalder utilfreds. Ja, jeg er også skyldig. Der var engang, hvor jeg plejede at spise chips og tale i telefon (jeg mener, jeg var jo sulten!) Husk at tale klart og tydeligt, og skynd dig ikke at sige dine ord.
Forsøg at reducere eller fjerne enhver distraherende eller forstyrrende baggrundsstøj, før du tager et opkald. Du har måske ikke til hensigt at formidle manglende interesse for den person, der har kontaktet dig, men vedkommende vil sandsynligvis føle sig krænket, hvis han/hun kan høre masser af aktivitet omkring dig.
Du kan også holde hånden over telefonen, når du taler, for at reducere baggrundsstøjen.
Denne sidste observation bringer mig faktisk til mit næste punkt. Generer det dig, når du modtager et opkald fra en telefonsælger, og du kan høre snesevis af andre mennesker tale i baggrunden?
Ja. Også mig.
Når du ringer til nogen med et headset eller en højttalertelefon, kan baggrundsstøjen blive et problem. Fremmedlyde er distraherende og kan føre til misforståelser.
Såsom vi taler om højttalertelefoner – du ved sikkert allerede, at god etikette kræver, at du spørger, før du overfører en persons stemme via højttalertelefon. Men selv hvis personen siger “ja”, bør du måske overveje, om det er optimalt at bruge en højttalertelefon.
Selv om din telefonpartner måske høfligt accepterer din anmodning, betyder det ikke, at han/hun kan lide tanken om, at hans/hendes ord bliver udsendt i hele dit kontor. Når du er i tvivl, skal du bare tage røret op.
Til sidst skal du undgå at multitaske, når du har en telefonsamtale. Man siger, at man kan høre et smil over telefonen, og det er sandt. Du kan også høre, når nogen ikke giver dig deres fulde opmærksomhed – selv uden det visuelle bevis. Blandede papirer, museklik, hviskede instruktioner til en kollega afslører dig.
Hvis du ønsker at få mest muligt ud af den samtale, du har, så giv den din fulde opmærksomhed.
Afslutning
Hvad med at afslutte samtalen? Sandheden er, at mange mennesker kæmper med dette spørgsmål. Jeg lavede lidt research om emnet og fandt endda en person på Quora, som havde spurgt om råd om netop dette! Jeg fandt forslaget om, at den bedste praksis for at afslutte et opkald én gang for alle er at kombinere ord og tone for at formidle endelighed.
For at sikre, at opkaldet virkelig er slut, skal du bruge disse trin:
- Resumer indholdet af opkaldet.
- Spørg, om der er emner eller spørgsmål, der skal tages op.
- Sæt et tidspunkt for en opfølgende samtale eller et møde.
- Giv den anden person mulighed for at svare og sige farvel. og
- Sig farvel og læg på.
Det virker så enkelt, ikke sandt? Nøglen er at dække alle de dvælende detaljer, der kan holde et opkald i gang, før du siger farvel. Prøv det ved dit næste opkald, og fortæl mig, hvordan det virker!
Men hvis du gerne vil have flere tips om effektiv kommunikation, så tag et kig rundt på mit websted. Jeg har samlet ressourcer fra mange forskellige mennesker, og vi nyder alle at hjælpe dig med at forbedre din kommunikation. Eller du kan ringe til mig. “Kit Pang, who dis?”
***
Nydt du artiklen? Giv den et like og kommentér nedenfor. (Kit læser faktisk ALLE kommentarer fra sine loyale fans)
Kit Pang er kommunikationsekspert, TEDx-, Inbound- og Keynote-taler og stifter af BostonSpeaks. Han er på en mission for at hjælpe enkeltpersoner med at blive ekstraordinære talere og kommunikatører. Kits seminarer og foredrag er blevet krediteret som super sjove, engagerende, sjælesøgende og indsigtsfulde. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
p.s. elsker du at bruge telefonen? Del dine tips!