Alai

Indsatsen for indkøbskontrakter

Kontrakter skaber rammerne for hvert enkelt projekt eller tilbud, og derfor er det afgørende at bruge den rigtige kontrakt til hvert enkelt projekt. Hvis der begås en fejl her, kan det koste virksomheden flere penge i det lange løb. Der kan opstå ekstra udgifter og forpligtelser ved 1) at skulle bruge ekstra ressourcer på at få den anden part til at overholde reglerne, eller 2) at skulle betale ekstra, fordi der blev anvendt en kontrakt, der ender med at koste mere, f.eks. en tids- og materialekontrakt i stedet for en fast pris til det forkerte projekt.

Nedenfor er der en liste over hver type indkøbskontraktmuligheder, der almindeligvis anvendes af indkøbsafdelinger, og de optimale omstændigheder for at anvende en given kontrakttype.

Kontrakttype I: Kontrakter til fast pris

Disse kontrakttyper anvendes bedst, når en person ved præcis, hvad arbejdets omfang er. En kontrakt med fast pris, også kaldet en kontrakt med et fast beløb, er ideel til at holde omkostningerne nede, når projektets omfang er forudsigeligt. Hvis en virksomhed f.eks. har brug for tjenester fra en leverandør, og arbejdets omfang er klart defineret, sikrer denne kontrakt, at virksomheden kun skal betale et bestemt beløb for det krævede arbejde. Her er nogle andre fordele ved at bruge denne type kontrakt:

o Når begge parter har underskrevet kontrakten, er sælgeren forpligtet til at udføre tjenesten inden for den angivne tidsramme. Dette vil i høj grad være med til at sikre, at dit projekt bliver afsluttet til tiden.

o Det fjerner gætteriet om prisen. Hvis du f.eks. hyrer en entreprenør til at gennemføre et projekt på en kontrakt med fast pris, er han forpligtet til at udføre arbejdet for det beløb, der er angivet i kontrakten. Det gør det meget lettere at kontrollere omkostningerne ved et projekt.

o Sælgeren påtager sig det meste af risikoen, fordi han har forpligtet sig juridisk til projektspecifikationerne.

Denne kontrakttype er bedst egnet til outsourcing eller nøglefærdige projekter.

Undertyper af fastpriskontrakter

Inden for fastpriskontrakter er der yderligere tre undertyper, og igen er de hver især ideelt egnet til bestemte scenarier. Her er en kort oversigt over dem hver især.

o Den faste kontrakt med fast pris (FFP). Dette er den enkleste af alle fastpriskontrakterne. Salgsprisen eller gebyret er fast , og det samme gælder tidsrammen. I kontrakten kan det f.eks. stå, at sælgeren skal udføre opgaven til en pris af 10.000 USD inden udgangen af måneden. Hvis sælgeren begår en fejl eller gør noget, der medfører en stigning i omkostningerne, er han ansvarlig for det, og prisen forbliver på 10.000 USD. Denne type kontrakt bør anvendes, når arbejdets omfang er nøje beskrevet i detaljer, hvilket er grunden til, at offentlige kontorer ofte foretrækker at anvende den. Det er den nemmeste kontrakttype for indkøbsfolk at bruge, fordi den gør det ukompliceret at tage imod tilbud og evaluere dem sammen.

o Kontrakten med fast prisincitamentsgebyr (Fixed Price Incentive Fee Contract (FPIF)). Denne type kontrakt indeholder alt det, som FFP-kontrakten gør, men den tilføjer et monetært incitament for sælgeren til at gøre et endnu bedre stykke arbejde eller til at holde sig før tidsplanen. Kontrakten kan f.eks. indeholde et økonomisk incitament, hvis sælgeren afslutter arbejdet til tiden eller før tid, til eller under tilbudsprisen, eller hvis han udfører arbejdet på en eksemplarisk måde. Denne type kontrakt er velegnet til at give det incitament, der er nødvendigt for at sikre, at projektet udføres til tiden og til eller under omkostningerne.

o Kontrakter med fast pris og økonomisk prisjustering (FP-EPA). Det er den kontrakttype, der skal anvendes, hvis projektet forventes at vare i en lang periode, fordi den beskytter sælgeren mod inflation. Virksomheder kan f.eks. inkludere en klausul, der giver entreprenøren en bestemt procentvis stigning efter en forudbestemt periode. Mange organisationer baserer denne procentdel på forbrugerprisindekset.

Mulige problemer med en kontrakt med fast pris

Trods alle fordelene ved en kontrakt med fast pris er der nogle ulemper, som virksomhederne skal tage hensyn til. Her er et par ting, der skal overvejes, når man overvejer at bruge denne fastpriskontrakt:

o Arbejdsomfanget skal være perfekt defineret, når kontrakten underskrives. Hvis omfanget er tvetydigt på nogen måde, kan sælgeren forsøge at kræve flere penge, hvis det opfattes som om, at omfanget er ændret på nogen måde. Den slags forglemmelser kan let få et projekt til at overskride budgettet og bør man være opmærksom på.

o Nogle entreprenører afgiver måske et lavt bud for at få tildelt kontrakten og tilføjer derefter omfanget til projektet for at hæve prisen. Undgå dette ved at være meget opmærksom på alle ændringer, som entreprenøren foretager i projektets omfang.

Kontrakttype II: Kontrakter med omkostningsgodtgørelse

En anden hyppigt anvendt kontrakttype er den kontrakt med omkostningsgodtgørelse, som også er kendt som en kontrakt med udgiftsgodtgørelse. Hvis omfanget af et projekt er usikkert eller sandsynligvis vil ændre sig, kan denne kontrakttype bedst bruges til at holde alle inden for tidsplanen og budgettet. Den grundlæggende præmis for kontrakten er, at sælgeren vil få refunderet omkostningerne, når hans arbejde er afsluttet, og også tjene et honorar for sin fortjeneste. Virksomhederne vil have en vis fleksibilitet i kontrakten med hensyn til at fastsætte “honorar”-delen af kontrakten. F.eks. kan honoraret være baseret på, hvor godt sælgeren opfylder eller overgår projektets mål, hvor tæt på tidslinjen de afslutter arbejdet, eller hvor godt entreprenøren er i stand til at holde sig på eller under projektbudgettet.

Med omkostningsgodtgørelseskontrakter kan sælgerne, medmindre kravene er fastlagt i præcise detaljer, forsøge at tage højde for scope creep som en måde at foregribe de stigende omkostninger på. En potentiel metode til at undgå scope creep er at lægge loft over det potentielle honorar, der gives til entreprenøren.

Fire typer af kontrakter med omkostningsgodtgørelse Undertyper

Som med fastpriskontrakten er der variationer for en kontrakt med omkostningsgodtgørelse. De fire, som virksomhederne typisk vælger mellem, er:

o Cost Plus Fixed Fee-kontrakt (CPFF). Hvis projektet anses for at have en høj risiko, og der er frygt for, at den indkøbende organisation ikke vil være i stand til at tiltrække tilbudsgivere, er denne kontrakttype et ideelt valg. Med den er sælgeren beskyttet mod risici, fordi den indkøbende organisation bærer alle risici. Kontrakten bør indeholde en klausul, der betaler sælgeren for de omkostninger, som han pådrager sig, plus et honorar, der ikke er baseret på denne ydelse. For eksempel vil entreprenøren blive betalt for sine omkostninger plus et gebyr på 10.000 dollars.

o Cost Pus Incentive Fee Contract (CPIF). I denne type kontrakt påtager den anskaffende organisation sig også risikoen, men denne risiko vil være lavere, fordi kontrahenten får et ekstra incitament. Entreprenøren vil få godtgjort sine omkostninger plus et incitamentsgebyr, der er baseret på arbejdspræstationen. Incitamentsgebyret er typisk en forudbestemt procentdel af de besparelser, der opstår som følge af sælgerens præstation, og det deles normalt mellem køber og sælger.

o Cost Plus Award Fee (CPAF). Mens incitamentsgebyret er baseret på en forudbestemt procentdel af besparelserne, er en præmie subjektiv og er baseret på, hvor godt køberen mener, at sælgeren har opfyldt sine præstationsmål. Da præmien er subjektiv, kan den ikke appelleres. Når du udarbejder kontrakten, skal du bruge en formulering, der angiver, at sælgeren kan få en belønning på op til et bestemt beløb, hvis han opfylder eller overgår de jobkrav, der er fastsat i kontraktbetingelserne.

o Cost Plus Percentage of Cost (CPPC). En CPPC-kontrakt betaler sælgeren alle omkostninger plus en procentdel af disse omkostninger som en ekstra fortjeneste. Vær forsigtig med denne type kontrakt, da den giver nogle sælgere et incitament til at puste deres omkostninger op for at få en større fortjeneste.

Tids- og materialekontrakter

Tids- og materialekontraktformen bruges mest, når sælgeren tilbyder arbejdskraft, og risikoen er ligeligt fordelt på køber og sælger. Denne type kontraktform bruges typisk til at hyre en ekspert eller andre eksterne leverandører. I den skal du opregne de ønskede kvalifikationer eller erfaringer, og sælgeren skal afgive et bud på timelønnen som et tilbud. Sørg for at sætte en grænse, ellers kan du hurtigt komme til at overskride budgettet.

Købsordrer

Købsordrer er måske et af de mest almindelige dokumenter i indkøbsafdelingen. Indkøbsordrer bruges af organisationer til at definere deres forhold til sælgere og fungerer meget som en kontrakt.

Når en virksomhed ønsker at anmode om en ordre på varer eller tjenesteydelser, sender de en indkøbsordre til sælgere, som indeholder anmodningen om ordren. Formularen indeholder varetypen, antallet af varer og en gensidigt aftalt pris. Som det er tilfældet med fastpriskontrakter, gælder det, at jo mere specifik en indkøbsordre kan være, jo bedre. Køberne bør inkludere udtømmende detaljer i dokumentet for at få en mere effektiv og fordelagtig købsordre.

Når en sælger, leverandør, leverandør osv. accepterer en købsordre, fungerer den som en kontrakt. De indgår en juridisk bindende kontrakt mellem sig selv og køberen. Det er derfor, at køberen altid bør bruge et udtrykkeligt klart og specifikt sprog til at kommunikere anmodninger til sælgeren. Det kan give mere arbejde på forhånd, men det har den ekstra fordel at sikre, at der ikke opstår nogen forvirring, når købsordren modtages og udføres.

En yderligere fordel ved købsordrer er, at hvis køberen skulle nægte at betale, er sælgeren beskyttet, fordi køberen er bundet af ordrebetingelserne til at betale den aftalte pris.

Valg af den rette kontraktform vil være med til at sikre, at din virksomheds næste projekt har de bedste chancer for succes har de bedste chancer for at afslutte inden for projektets budget og tjener virksomhedens overordnede mål, samtidig med at risici begrænses og unødvendige udgifter elimineres.

Ud over at vælge den rigtige kontrakttype til en given opgave er det en afgørende proces for succes at udarbejde, forhandle og udføre disse kontrakter godt.

Selv om den rigtige kontrakttype er valgt og udarbejdet til en given opgave, skal der sandsynligvis stadig forhandles om den, hvilket ofte kan blive en besværlig og kedelig opgave. Den forværring, der er forbundet med kontraktforhandlinger, kan dog elimineres ved hjælp af en cloud-baseret kontraktstyringsplatform.

Concord er en cloud-baseret kontraktstyringsplatform, der ændrer den måde, verden skaber, forhandler, underskriver og administrerer kontrakter på. Med Concord kan kontrakter gemmes online og forhandles med leverandører, entreprenører, tredjeparter osv. uden nogensinde at skulle forlade platformen, hvilket fører til en nem og gennemsigtig proces, der sikrer, at alle parter er opmærksomme på vilkår, datoer og forventninger uden den sædvanlige hovedpine, der følger med samarbejde og forhandling.

En af de primære fordele ved CLM-software (Contract Lifecycle Management) er, at den gør samarbejdet enkelt og nemt. Et samarbejdssoftwareprogram giver hele teamet mulighed for at få adgang til et kontraktudkast i skyen, uanset hvor de befinder sig, fremsætte kommentarer til specifikke dele af dokumentet og redline dokumentet. Hvert medlem af teamet vil modtage advarsler, når der er lavet kommentarer eller ændringer, så alle kan holde sig informeret. Når du ønsker at integrere disse ændringer i dokumentet, kan det nemt gøres online.