Og uanset hvordan du ser på det, er der ingen vej uden om at udskrive checks, men det betyder ikke, at du ikke kan forenkle processen. Nedenfor behandler vi fordele og ulemper ved blankt checkmateriale og fortrykt checkmateriale.
Blankt checkmateriale
Ligger du efter at spare penge og have friheden til at layoute indholdet af dine checks, som du vil? Dette er din bedste mulighed. Blanko checkmateriale giver dig fleksibilitet til at placere indholdet som du ønsker (bortset fra routingnummeret, som er standard). Tilføj et logo, ændr signaturlinjedetaljer, du kan frit vælge.
Det er en billigere løsning (normalt ca. 1/3 til 1/2 af prisen for fortrykt materiale), og du behøver ikke at bekymre dig om at annullere checknumre i tilfælde af printerstop eller dårligt udskriftsarbejde – du skal blot udskrive checken igen. Blankocheckmateriale giver dig også mulighed for at bruge det samme materiale til flere eller alle bankkonti. Du kan reducere mængden af bestilte checks og fjerne risikoen for situationer med udløbne, “forældede lagre”. Tænk bare – du sparer penge!
Blankocheckmateriale er også forbundet med langt mindre sikkerhedsrisiko. Som navnet antyder, er blankocheckmateriale blankt – ingen fortrykte følsomme kontonumre eller bankoplysninger forhindrer forfalskede checks. Men da bankens routing-oplysninger ikke er fortrykt, skal du bruge MICR-toner til udskrivning. Mens MICR-toner koster mere end traditionel toner, holder den længere, og omkostningerne er ubetydelige sammenlignet med omkostningsbesparelserne pr. check.
Sidst da blankoplaget er standardiseret, er det hurtigt og smertefrit at genbestille, og der kræves kun lidt eller ingen leveringstid. Dette eliminerer behovet for at bestille store mængder på én gang, hvilket fjerner bekymringen om “forældet lager”, hvor trykforseglingsformularer ligger på lager i så lang tid, at limen tørrer ud.
Forudtrykt checkmateriale
Føler du dig bedre tilpas ved at vide, at dine checks har routingoplysninger og checknumre der og er klar til brug? Så er fortrykt checkmateriale den rigtige løsning, men det har en pris. Mens fortrykte checks kan bruge standardtoner, er fortrykt checkmateriale altid en dyr specialbestilling med krav om minimumsmængder. Brugerdefinerede ordrer har generelt en leveringstid på et par dage (eller endda uger), hvilket er et problem, hvis du har brug for flere checks med det samme.
Du kan også komme til at løbe hurtigere igennem checklageret med fortrykt lager, da printerstop eller dårlige udskriftsjobs resulterer i ugyldige checks, hvilket i sidste ende medfører højere omkostninger og flere brugerdefinerede ordrer. Og så er der den tid, der bruges på at gå tilbage til dit regnskabssystem for at indtaste det nye checknummer.
Forudtrykte checks indebærer også en større sikkerhedsrisiko. Potentialet for svindel med checks er betydeligt større, da bankoplysningerne er fortrykt, og ubrugt lager bør låses væk, når det ikke er i brug.
Mængden af lager i lås kan blive overvældende med fortrykt checklager, hvis du har flere bankkonti. Afhængigt af hvor ofte du udskriver checks fra disse forskellige konti, kan du ende op med “forældede lager” trykforseglingsformularer, hvor limen er tørret ud, hvilket forhindrer den i at forsegle korrekt.