Alai

Lean forretningsplanlægning starter med en lean forretningsplan. Den slanke plan indeholder fire væsentlige elementer, som enhver virksomhed har brug for, og intet andet. Det er en strømlinet kerneplan for driften af virksomheden, ikke et dokument eller en detaljeret plan fuld af beskrivelser, der skal præsenteres for investorer eller långivere. Den er til for at optimere ledelsen. Her er, hvad den slanke forretningsplan indeholder.

Principperne gælder for enhver forretningsplan. Bekæmp fejlen med den formelle plan. Start lean. Gør den kun formel, når det er nødvendigt.

Tweet

Strategi

Hvem du er, hvad du gør, og for hvem du gør det. Ideelt set gælder det, at jo mindre din virksomhed er, jo mere fokuseret. Måske har du den altid i hovedet – og det er vi mange, der gør – men måske skriver du den også ned. Simple punktopstillinger. Bare påmindelser.

• Planlægning uden for strategien er spild af tid.
• Jeg kan godt lide denne ramme: det problem, du løser; din løsning; hvem du er; og det marked, du forsøger at nå.
• Men man skal ikke svede for meget over en strategisk ramme. Strategi er fokus. Det handler lige så meget om, hvad du ikke gør, hvem du ikke når ud til, som om, hvad du gør, og hvem du når ud til.

Taktik

Strategi uden taktik er bare pustetøj. Hold din strategi for øje – dit fokus, hvad du gør og ikke gør, og for hvem – mens du udvikler specifikke handlingsplaner fyldt med taktikker, der gør strategien vigtig. Det handler om udførelse.

• Marketingtaktik: Målmarked, differentiering, positionering, budskaber, prissætning, kanaler, online-tilstedeværelse, engagement, indhold, salgsstruktur og alle de gammeldags markedsføringsmetoder som f.eks. reklame, PR, særlige kampagner osv.
• Taktik for udbuddet (produkt eller tjenesteydelse): lanceringsdatoer, funktionssæt, emballage, produktlinjer og -muligheder, apps, menupunkter, lagerførende enheder (SKU’er), tjenester, websted, teknologi, leverandører, leveringsmuligheder osv.
• Taktik for finansiering (og administration og infrastruktur): Finansiering og finansiering, ansættelse og rekruttering, uddannelse, politik og så videre.

Og tænk ikke på alt dette som et dokument. I hvert fald ikke endnu. I begyndelsen er det et spørgsmål om, at formen følger funktionen; du holder det i punktopstillinger, måske ordnede afsnit, men ingen af disse planer er uafhængige af alle de andre.

Tænk dog på strategisk tilpasning. Det, du gør med dine taktikker, bør udspringe af din strategi.

Og det betyder helt konkret, at du tænker alle disse faktorer igennem, og at du nedfælder nogle planer, skriftligt, men ikke i en fin tekst, bare i punktform, så du kan vende tilbage til dem mindst en gang om måneden for at se, hvordan du klarer dig. Det kan endda være lidt ligesom den klassiske forretningsplan, der dækker emner som prisfastsættelse og distribution – bortset fra at du gør det for dig selv. Hold den lige stor nok til at drive virksomheden.

3. Prognoser for salg, omkostninger, udgifter og likviditet

Du kan ikke optimere ledelsen uden at styre pengene. Du er nødt til at forudsige dine grundlæggende forretningstal, for uden prognoser kan du ikke følge resultaterne og fange problemer eller udnytte behagelige overraskelser.

Du skal ikke bekymre dig for meget om at lave prognoser; bare gør det. Hvis du kan drive en virksomhed, kan du lave en grundlæggende prognose over salg og omkostninger. Det handler ikke om at være nøjagtig; det handler om at opstille realistiske forudsætninger. Selvfølgelig tager du fejl, men med gode antagelser kan du spore, hvordan du tog fejl, i hvilken retning, og foretage regelmæssige korrektioner.

Og du kan ikke planlægge en virksomhed uden at tage hensyn til pengestrømmen. Selv om cash flow for nogle enkle virksomheder er et spørgsmål om at forblive rentabel og holde salget over omkostninger og udgifter, er det for de fleste virksomheder meget mere kompliceret, fordi du ikke bliver betalt præcis, når du foretager salget, og du er nødt til at købe ting i forvejen. At være rentabel er ikke en garanti for at have penge i banken.

4. Udførelse: Forudsætninger, milepæle, målepunkter og tidsplan

Taktik uden konkrete detaljer er bare spildt arbejde. Intet af det, du har i taktikken, betyder noget uden datoer, frister og specifikke opgavetildelinger. Her er det vigtigste:

• Gennemgangsplan: Dette er absolut nødvendigt. Dette er den virkelige verden, hvor vi alle har meget travlt. Hvis du ikke planlægger din månedlige gennemgang på forhånd – og så følger du op og gør det – er det ikke sandsynligt, at den bliver gennemført. Jeg har altid gjort det den tredje torsdag i måneden, og du kan gøre det når som helst – men sørg for, at “når som helst” er en rigtig dato.
• Liste over forudsætninger: Du bør altid lave en liste over antagelser, fordi det er det første, du kigger på, når det er tid til at revidere. Du sætter planen i gang, derefter følger du resultaterne, og når resultaterne afviger fra planen (og det gør de altid), kigger du først på antagelserne for at se, om de har ændret sig. Hvis det er tilfældet, reviderer man planen. Hvis de ikke har ændret sig, reviderer man måske stadig planen, men man kigger først på, om man har udført korrekt.
• Milepæle: Hvad skal der ske, hvornår, og hvem er ansvarlig? Det er en simpel liste at lave, men det er kernen i udførelsen. Skræddersy den til dine behov, så det enten er påmindelser til dig selv, i sin enkleste form; eller forpligtelser fra teamet, plus budgetter, startdatoer, slutdatoer. Dette er til reel ledelsesansvarlighed. Det er så du kan spore fremskridt og håndtere stilstand.
• Metrics: Dette er præstationsmålinger, den anden side af milepæle, også til reel ledelsesansvarlighed. De vigtigste er naturligvis salg, omkostninger og udgifter med oplysninger om, hvem der er ansvarlig for hvilke linjer eller indtægter eller udgifter. Men de fleste virksomheder har mange andre nyttige præstationsmålinger, f.eks. webtrafik, konverteringer, fodtrafik, salg pr. kvadratmeter, salg pr. medarbejder, tweets, følgere, minutter pr. opkald, præsentationer, leads, kodelinjer (ugh), kontakter, likes, retweets. Skræddersy dette til din virksomhed.

Kør, gennemgå, revidér.

Hvis du er som mig og de fleste virksomheder, starter du med en slank plan og går så i gang. Følg op på planens resultater, lav dine gennemgange og revider ofte. Din første plan er færdig. Nu skal du eksekvere.

Du har måske hørt om lean startup eller lean manufacturing. Det er et sæt idéer, der startede for ca. 70 år siden, og som drejer sig om PDCA: planlæg, gør, kontroller og juster. Ideen opstod først i forbindelse med bilproducenten Toyota, som lean manufacturing; det går 70 år tilbage i tiden. Det blev også kaldt “Toyota-måden”. Den blev senere overtaget af en række eksperter og forfattere, især Eric Ries og Steve Blank med deres arbejde med The Lean Startup. Det er en proces med løbende forbedringer i trin eller cyklusser, der hver især omfatter plan, handling, kontrol af resultaterne og revision af planen for at starte forfra.

Dette udtryk “lean” og ideen om en kontinuerlig proces passer perfekt til forretningsplanlægning. Det er en skam, at så mange mennesker tænker på en forretningsplan som et dokument, den formelle forretningsplan; men god planlægning er en strømlinet simpel plan i en proces, der kunne kaldes PDCA, som jeg foretrækker at kalde PRRR: plan-run-review-revise.

Medmindre du har en forretningsplanbegivenhed

Hvis du er en virksomhed, der står over for en forretningsplanbegivenhed, så er din lean forretningsplan stadig det meste af det, du har brug for. Du skal blot tilføje et resumé og om nødvendigt markedsoplysninger, pitch deck, og hvad der ellers er nødvendigt.

Det er vigtigt: form følger funktion. Så selvfølgelig vil du have en plan, uanset hvem du er, og uanset hvor stor eller ny din virksomhed er. Det betyder dog ikke, at alle behøver at have den fulde formelle forretningsplan med alle de understøttende oplysninger.

Det kan f.eks. være, at du driver eller vokser eller starter din egen enkeltmandsvirksomhed. Du føler dig meget tryg ved at kende dine kunder og dit marked, og du har en strategi. Hvorfor skriver du alt dette ned, formaliserer det og laver et stort projekt, som du egentlig ikke har brug for? Der er ingen god grund. Planlægning handler om de beslutninger, den medfører, ikke om at vise din viden frem.

Du gør det, som forretningens behov kræver – hverken mere eller mindre.