E-mailsignaturer virker måske ikke så vigtige ved første øjekast, især ikke hvis du sammenligner dem med andre ting, der foregår i din virksomhed. Men hvis du går dybere ned i det, vil du finde ud af, at e-mail-signaturer spiller en væsentlig rolle, når det gælder markedsføring, branding eller opretholdelse af et godt forhold til dine kunder. Hvad mere er, kan ansvarsfraskrivelser, der er tilføjet til disse e-mail-signaturer, også forhindre dig i at få juridiske problemer. Husk på, at selv den bedst skrevne e-mail kan ikke gøre sit arbejde, hvis du ikke har tillid nok til den virksomhed, du handler med, så det bør være en prioritet for hver enkelt medarbejder i din virksomhed at vinde en kundes tillid. En flot e-mailsignatur, der indeholder nyttige oplysninger, er helt sikkert et fint forsøg på at gøre et godt indtryk. Og hvis du kombinerer en flot signatur med et attraktivt marketingbanner, kan resultatet måske overgå dine forventninger.
Der er nogle få krav, som enhver signatur bør opfylde. Lad os analysere dem et for et. Disse er:
- Slankt, men alligevel opmærksomhedsvækkende design
- Kompatibilitet med mobile enheder
- Nødvendige personlige oplysninger, der ikke overvælder modtageren
- Social media support
Mindre kode, mere design
Formateringsproblemer
I modsætning til websteder indeholder de fleste e-mail-signaturer ikke en ekstern CSS-fil eller et stilafsnit i HEAD-delen af dokumentet. Grundlæggende er CSS et lag, der beskriver, hvordan HTML-koden skal præsenteres – ved hjælp af hvilke farver, skriftstørrelser/skriftfamilier og meget mere. Selv hvis e-mail-signaturer indeholdt en ekstern CSS-fil, ville det ikke fungere, da nogle e-mail-klienter ignorerer CSS fuldstændigt. Den bedste måde at få pålidelige resultater på er at sørge for at bruge så få HTML-containere som muligt og sætte deres CSS-regler ind i hver container (ved hjælp af style-attributten). Forvent ikke, at de indre containere vil arve formateringsreglerne fra deres patenter – definér blot disse regler direkte. Når det f.eks. drejer sig om tabeller, skal du sætte dine tekstformateringsregler inde i <TD>-elementet og ikke engang tænke på at indsætte <P>-tagget indeni. For det første er det slet ikke nødvendigt (for at gøre din signatur for kompleks uden grund). For det andet kan nogle e-mail-klienter (især Outlook-klienter) “glemme” den tekstformatering, du har brugt i TD-elementet, og efterlader indholdet uformateret og vises i standardskrifttyper (f.eks. Times New Roman) – så det er bestemt ikke noget, du ønsker at opnå. Skærmbilledet nedenfor viser, at signaturens skrifttype er ændret til Times New Roman efter afsendelse af et svar.
Når du udarbejder din signatur, skal du huske på, at selv forskellige versioner af Outlook eller andre mailklienter måske eller måske ikke understøtter nogle grundlæggende CSS/HTML-attributter. Her er et godt sted at finde ud af, hvilke attributter der anerkendes.
En anden ting er, at du bør sammensætte din signatur manuelt eller med en editor, der er optimeret til dette formål – de fleste WYSIWYG-editorer (især Outlook og Word) tilføjer uofficiel CSS- og HTML-kode, der gør, at din signatur vises perfekt for dem, mens den bliver smadret for resten af e-mail-klienterne. Med andre ord er det ikke en god idé at kopiere signaturindholdet fra Word – det er en fin dokumenteditor, men bestemt ikke et værktøj, der er lavet til at oprette e-mail-signaturer.
Signaturer med mindst to kolonner
Der er to bedste tilgange til at oprette din signatur, afhængigt af hvilken type du har valgt. For layouts, der er bredere eller mere avancerede, kan du opnå de bedste resultater med HTML-tabeller. Gamle gode tabeller giver dig mulighed for at få et pålideligt og konsistent layout på bogstaveligt talt alle platforme. Det skyldes, at der ikke er mange måder at fortolke dem på, i modsætning til <DIV>-containere. Faktisk håndterer de fleste e-mail-klienter ikke float-egenskaben for HTML-containere korrekt, hvilket gør hele indholdet ødelagt. Desuden skal du huske på, at alle e-mail-klienter stikker deres årer i HTML-koden (ved besvarelse eller videresendelse af meddelelser), hvilket gør kildekoden så klar som mudder.
Det er bedst at undgå disse konsekvenser helt fra starten. Vi har set en række situationer, hvor brugerne ønskede, at deres første række i en tabel skulle bestå af to kolonner og den anden række af to sammenlagte kolonner. I de fleste tilfælde havde cellerne ikke den ønskede størrelse. Den bedste løsning ville være at oprette to tabeller efter hinanden, som i billedet nedenfor.
Den sidste ting, vi vil nævne her, er, at du ikke bør bruge tabeller, der er bredere end 600 pixel, da det kan få hele e-mailen til at zoome ud på nogle enheder (vi vil tale om dette senere).
Signaturer med kun én kolonne
En anden tilgang kan bruges, hvis din signatur består af elementer, der vises under hinanden. I et sådant tilfælde er det bedre at blive med kun én container – faktisk burde et afsnit være nok. Dette betyder naturligvis ikke, at du ikke kan formatere specifikke dele af din signatur anderledes – du skal blot bruge <SPAN>-tags til at gøre det. Og hvis du ønsker at bryde linjen, skal du altid bruge <BR>-tagget i stedet for at oprette et nyt afsnit. For at gøre det kan du blot trykke på Shift+Enter i de fleste WYSIWYG-editorer (herunder dem, der bruges i CodeTwo-produkter). Ved hjælp af en så grundlæggende HTML-syntaks kan du få det bedste udseende af din e-mail-signatur, også på mobile enheder, helt ud af boksen og uden at skulle rode rundt med media queries. Men hvis du har brug for mere end ét afsnit, skal du blot huske at definere marginer og paddings for dine afsnit klart og tydeligt. Ellers kan du støde på uønskede (reducerede/forstørrede) huller mellem dem. Endelig kan det eneste problem opstå, hvis du indsætter et ret bredt billede (men bare rolig, det har vi dækket senere i denne artikel).
Støtte til mobile enheder
Lad os grave dybere i forhold til understøttelse af mobile enheder. Tiden med e-mails, der kun læses på stationære computere, er allerede forbi. Mere end halvdelen af alle e-mails åbnes på mobile enheder – telefoner og tablets. De fleste e-mail-signaturer er ikke optimeret til mobile platforme og kan faktisk forårsage problemer med gengivelsen af en hel e-mail. Nøglen til at forstå dette problem er at vide, at producenterne af mobile enheder er helt klar over denne type problemer, men deres løsninger på disse problemer er alle forskellige. Den samme besked og signatur kan blive vist forskelligt afhængigt af det mobile styresystem. Alle disse løsninger anvendes dog kun i det tilfælde, hvor indholdet af din e-mail ikke kan vises normalt på grund af nogle begrænsninger. Hvis din signatur f.eks. er bredere end bredden på skærmen, kan din mobiltelefon skjule en del af signaturen eller zoome ud på en hel meddelelse for at vise den i sin fulde bredde. Men den virkelige løsning er at designe en signatur på en sådan måde, at e-mail-klienten ikke behøver at bruge disse ekstra løsninger for at vise meddelelsen korrekt.
For at opnå dette skal du holde din signatur så smal som muligt uden at bruge faste dimensioner, medmindre de virkelig er nødvendige. Du skal også overveje, hvad der er bedst – at ombryde ord og beholde en god skriftstørrelse (standardadfærd) eller forhindre ombrydning og tillade, at meddelelsen zoomes ud (du kan tilføje white-space: nowrap CSS-egenskab).
Når det kommer til at tilføje et banner eller et bredt billede, kan du måske bemærke, at dette billede også kan zoome meddelelsen ud, ligesom en bred tabel. Overvej derfor at bruge CSS-egenskaben max-width: 100% til at skalere dette billede automatisk – din mobile e-mail-klient vil holde det så bredt, som din skærm er.
Dertil kommer, at nogle e-mail-klienter ikke tillader visning af tekst, der er mindre end den ønskede størrelse. Det kan omgås (som i denne artikel for iOS-enheder), men før du forsøger at gøre det, skal du sikre dig, at du virkelig har brug for det. En anden almindelig fejl er, at signaturteksten (især hvor ansvarsfraskrivelsen er placeret) vises overlappende. Dette skyldes forkert anvendt line-height-egenskab – de samme værdier, der passer perfekt på din desktopmaskine, er simpelthen ikke justeret til mobile enheder. Faktisk ser det i dette særlige tilfælde ud til, at det bedre er det godes fjende, og vores anbefaling er at undgå at bruge denne egenskab, da standardindstillingerne simpelthen gør deres arbejde perfekt.
Men de ovennævnte problemer gælder kun for meddelelser af HTML-typen, mens de fleste mobile enheder i stedet bruger Plain Text-formatet (så e-mails er kun stemplet med uformateret tekst). For nogle af disse enheder er der ingen mulighed for at konvertere meddelelsen til HTML. Heldigvis kommer nogle tredjepartsløsninger (som CodeTwo Email Signatures for Office 365 eller CodeTwo Exchange Rules Pro) med denne funktion indbygget, så du kan udnytte alle fordelene ved HTML-signaturer, selv om e-mailen blev sendt i almindelig tekst.
En veltilpasset information smager bedre
Det er indlysende, at det indhold, du inkluderer i signaturen, skal være passende – din modtager må ikke få det indtryk, at der mangler nogle oplysninger om din virksomhed. På den anden side må signaturen ikke være overvældende. I sidste ende er det egentlige budskab i din e-mail langt vigtigere end selve signaturen.
I betragtning af dette kan vi antage, at hver signatur skal være personlig pr. bruger, men samtidig skal den bevare et fælles design, så modtageren ved, at e-mails kommer fra samme virksomhed. Du har et par måder at levere signaturer til hver enkelt person på. Den nemmeste og sikreste måde er at bruge løsninger, der giver mulighed for centraliseret e-mail-håndtering (som CodeTwo Email Signatures for Office 365 eller CodeTwo Exchange Rules Pro), hvor du kan bruge oplysninger, der er indsamlet fra Office 365 lejer eller dit lokale Active Directory. Hvis du ikke har et sådant miljø, kan det være en reel flaskehals, da der ikke er nogen kilde, hvorfra du kan hente brugeroplysninger, og signaturer via Group Policy-objekter fungerer ikke på nogle platforme. Så det kan være en stor hovedpine.
Bortset fra det skal du tage højde for, at nogle personlige oplysninger måske ikke er udfyldt for nogle brugere. For eksempel kan det være, at en person, der arbejder eksternt, ikke har sit direkte nummer angivet. I stedet for at oprette snesevis af signaturer med/uden nogle af Active Directory-attributterne kan du bruge RT-tags, der er tilgængelige i CodeTwo-softwaren, som skjuler nogle dele af din signatur, hvis dataene mangler i AD/Office 365.
For at gøre designet mere attraktivt kan du desuden bruge forskellige skriftstørrelser og -familier samt forskellige farver. Du kan dog ikke bruge skrifttyper, der ikke er installeret som standard – der kan blive vist et grimt alternativ i stedet. Og du skal slet ikke forsøge at bruge latterlige skriftfamilier som Comic Sans eller skrigende farver. Ellers vil dine kunder løbe væk og fortælle deres forretningspartnere, at din virksomhed har de værste signaturer over nettet. Et eksempel på en veldesignet e-mail-signatur er vist nedenfor.
Sidst men ikke mindst – brug kun almindelige billedformater som JPEG eller PNG, og tilpas dem enten til den ønskede størrelse, før du placerer dem i din signatur, eller skaler dem ned ved hjælp af både HTML og CSS.
Sociale medier bringer dig tættere på dine kunder
I dag er de sociale medieplatforme et af de bedste steder at forbedre dit image på nettet. Så hvorfor ikke lade dine kunder vide, at du har oprettet officielle profiler der? En god løsning ville være at indsætte et lille ikon med logoet for en ønsket social medieplatform, der linker direkte til din profil. Du kan naturligvis indsætte lige så mange links til sociale medier, som du vil, i din e-mail-signatur. Nogle redaktører, der er tilgængelige i de centraliserede e-mail-håndteringsværktøjer, kan gøre denne proces langt nemmere end manuelt at kombinere links med ikoner. Desuden giver de dig også mulighed for at udnytte brugernes data (f.eks. gemt i Active Directory) til at oprette de nødvendige links. Derfor kan du ikke kun tilføje et link til din virksomheds fælles profil, men også til separate brugeres konti på udvalgte sociale platforme.
Når du hyperlinker dine ikoner til sociale medieplatforme, skal du dog sikre dig, at du bruger enten PNG- eller JPG-formatet på billedet, og at du har anvendt border=0-attributten på selve billedet. Ellers kan du få en uønsket blå kant omkring hele billedet.
Det er desuden en god idé at tilføje et klikbart banner til din signatur, der linker til din begivenhed eller aktivitet, som senere kan deles blandt dine kunder. På denne måde kan du promovere dine co vigtige markedsføringskampagner i din virksomhed næsten uden nogen indsats.
For at opsummere bør du nu vide, hvordan du designer en god e-mail-signatur og får den til at se konsistent ud, selv på mobile platforme, uden at det er nødvendigt at læse en enormt lille tekst på grund af at zoome ud af meddelelsen, hvilket kan være en reel smerte. Nøglen er at holde designet så simpelt som muligt og bruge gode gamle metoder i stedet for at fifle med avanceret CSS-kode, som måske bare bliver ignoreret af e-mail-klienterne. Der er grundlæggende to typer af signaturer, der er de bedste at bruge: den horisontale, der er placeret i en HTML-tabelle, som alligevel ikke er for bred, og den vertikale, der viser detaljerne under hinanden.
Når det kommer til at tilføje signaturer til e-mails, der sendes til dine kunder, er det bedst at bruge de centraliserede e-mail-signaturløsninger. Det skyldes, at disse løsninger, der udnytter de personlige oplysninger, der er gemt i Active Directory eller Office 365, kan bruges til at oprette individuelle signaturer for hver enkelt af dine brugere eller endda indsætte personlige links til sociale medier. En anden vigtig ting at påpege er, at disse løsninger kan bruges til nemt at oprette bannere, der informerer dine modtagere om vigtige virksomhedsbegivenheder.
Tøv ikke med at afprøve CodeTwo Email Signatures for Office 365 og CodeTwo Exchange Rules Pro gratis og gør god brug af deres WYSIWYG-editorer til at oprette en ensartet og flot e-mail-signatur.