I henhold til MCCCD’s indkøbsprocedurehåndbog:
A. Et “uautoriseret indkøb” er en aftale, en forpligtelse eller en ordre på varer eller tjenesteydelser eller en ændring af en eksisterende kontrakt af en person, som ikke har en udtrykkelig skriftlig delegation af indkøbsbeføjelser til at binde MCCCD. Dette omfatter ændringer under eksisterende kontrakter, som foretages af personer, der ikke har delegeret indkøbsbeføjelse. Uautoriserede indkøb er ikke bindende for MCCCD, og leverandøren kan blive rådgivet til at søge betaling hos medarbejderen.
B. Uautoriserede indkøb omfatter:
- Gennemførelse af en ordre uden en godkendt indkøbsordre.
- Gennemførelse af en ordre enten før eller efter indgivelse af rekvisitionen i den antagelse, at en indkøbsordre er eller vil blive godkendt.
- Overskridelse af det godkendte beløb i en blanket indkøbsordre.
- Tvang en leverandør til at indlede en ordre med løfte om, at der snart vil blive udstedt et PO.
- Anvendelse af personlige midler til at foretage et køb af varer eller tjenesteydelser, som normalt ville kræve inddragelse af indkøbsafdelingen for at sikre konkurrence, godkende eneleverance eller på anden måde overholde MCCCD’s politik og procedure med henblik på at opnå personlig refusion.
MCCCD Purchasing Procedures Manual
Godkendelse af uautoriseret køb:
- Afdeling/rekvirent udfylder formular for uautoriseret indkøb og vedlægger tilbud/faktura
- Afdeling/rekvirent videresender formular for uautoriseret indkøb til underskrift – Tilsynsførende:
- Vice President og Fiscal Director
- Afdelingen/indkøberen scanner godkendt uautoriseret indkøbsformular
- Afdelingen/indkøberen opretter en FMS-rekvirering for det uautoriserede indkøb og vedhæfter godkendt uautoriseret indkøbsformular og faktura/tilbud
- Fiscal Services gennemgår og afgør, om der er behov for yderligere indkøbsuddannelse
- Fiscal Services opretter indkøbsordre til betaling af uautoriseret indkøb