En virksomheds årsregnskab, der rapporterer virksomhedens indtjening og finansielle stilling, består primært af en resultatopgørelse og en balance. De konti, der er registreret i disse regnskaber, falder i en af de fire kategorier, dvs. indtægter eller udgifter og aktiver eller passiver. Indtægter og aktiver er repræsenteret ved aktuelle eller fremtidige indbetalinger, mens udgifter og passiver er repræsenteret ved aktuelle eller fremtidige udbetalinger.
Artiklen “udgift vs. passiv” ser på betydningen af og forskellene mellem to af disse komponenter – udgift og passiv.
Definitioner og betydninger
Udgift:
En udgift er en omkostning, der skal afholdes af en virksomhed for at generere virksomhedens indtægter. I forbindelse med deres indtægtsskabende aktiviteter vil forretningsenheder erhverve nogle varer eller benytte sig af nogle tjenesteydelser, og den monetære udstrømning, der bruges på dem, er virksomhedens udgifter. F.eks. skal en produktionsvirksomhed betale leje til ejeren af sin fabriksbygning og løn til sine ansatte for at kunne udføre sine produktionsaktiviteter. Disse betalinger kvalificerer sig som erhvervsmæssige udgifter.
Udgifter, der afholdes i virksomheden, kan groft sagt kategoriseres på grundlag af det stadie af virksomheden, hvor de afholdes:
- Produktionsomkostninger: Udgifter i forbindelse med fremstillingsprocessen, såsom direkte materialer, lønninger til arbejdere, strøm og olie, lønninger til tilsynsførende, fabriksleje osv.
- Salgs- og distributionsomkostninger: Omkostninger i forbindelse med salg af varer, f.eks. transportomkostninger, håndteringsomkostninger, emballageomkostninger, lageromkostninger, reklameomkostninger osv.
- Administrationsomkostninger: Omkostninger i forbindelse med salg af varer, f.eks: Udgifter i forbindelse med den daglige rutinevirksomhed, f.eks. udgifter til trykning og papirvarer, kontorelektricitet, telefon- og internetudgifter osv.
- Finansieringsudgifter: Udgifter, der afholdes for at opfylde finansieringsbehov, primært gebyrer for behandling af lån og renter på lån
Udgifter bogføres ved at bogføre dem på handels- eller resultatkontoen med en kreditering af en konto for kreditorer (husleje, løn, renter osv.) i tilfælde af periodiseringer og bankkonto i tilfælde af kontante udgifter.
Journalpost for udgifter
Hr. A er beskæftiget med at yde juridiske tjenesteydelser til erhvervskunder. Under denne proces har han hyret to advokater til at hjælpe ham med alt papirarbejdet. De får hver 1.000 USD som månedlig løn. Derudover betaler han også en kontorleje på 500 USD på månedlig basis. Disse kvalificerer sig som udgifter, og den bogførte post er:
Løn a/c…..2.000
Leje a/c…..500
Bank a/c…..2.500
(Er lønninger og husleje for måneden bogført og betalt via check)
Hæftelse:
En hæftelse er en finansiel forpligtelse for en virksomhed, der er opstået som følge af dens tidligere forretningstransaktion. Når en virksomhed køber en vare eller benytter sig af en tjenesteydelse, er den forpligtet til at kompensere sælgeren normalt ved hjælp af en betaling i penge. På samme måde er en virksomhed, når den låner penge af en långiver, forpligtet til at betale renter af lånet og tilbagebetale hovedstolen af lånet. Sådanne forpligtelser bliver forpligtelser med henblik på virksomhedens årsregnskab. Forpligtelser inddeles typisk i:
- Kortfristede forpligtelser: Forpligtelser, der skal indfries inden for en kort periode typisk inden for et år; eksempelvis kreditorer med en kredittid på 90 dage kortfristede gældsbreve m.v.
- Langfristede forpligtelser: Forpligtelser, der ikke skal indfries på kort sigt, og som fortsætter i flere år over en lang periode; eksempelvis banklån og obligationer udstedt af virksomheden.
Journalpost for forpligtelser
Fortsætter samme eksempel som ovenfor. Antag, at hr. A ikke betaler huslejen med det samme, men at hans udlejer giver ham en frist på 2 måneder til at foretage betalingen. I et sådant tilfælde vil der, når udgiften registreres, blive oprettet en gæld på 500 dollars til fordel for udlejer.
Lejde a/c…..500
Långivers a/c…..500
(Værende – husleje for den måned, der er bogført)
Og hvis hr. A tager et lån på $50.000 til at renovere sit kontor, skal han oprette en passivkonto i sine bøger til fordel for långiveren:
Bank a/c…..50.000
Lån a/c…..50.000
(Er lån optaget til renovering af kontoret)
Når lånet i sidste ende er betalt tilbage, vil passivkontoen blive slettet fra bøgerne.
Forskellen mellem udgift og forpligtelse
De syv hovedpunkter for forskellen mellem udgift og forpligtelse er beskrevet nærmere nedenfor:
Grundlæggende betydning:
- En udgift er en omkostning, der skal afholdes i forbindelse med en virksomheds indtægtsgivende aktiviteter.
- En forpligtelse er en virksomheds finansielle forpligtelse, der er skabt på grund af en tidligere gennemført forretningstransaktion.
Kontotype:
- En udgift er en nominel konto af karakter.
- En forpligtelse er en personlig konto af karakter, da den er oprettet til fordel for en person eller enhed. Et banklån er f.eks. en forpligtelse til fordel for en bank, en forpligtelse til køb af varer eller materialer oprettes til fordel for sælgeren.
Registrering i regnskaberne:
- Udgifter registreres i handels- eller resultatopgørelsen på debetsiden og medfører en reduktion i virksomhedens nettoresultat.
- Forpligtelser registreres i balancen på passivsiden.
Følgevirkninger af manglende afregning:
- Hvis udgifter ikke afregnes på det tidspunkt, hvor de opstår, medfører det, at der opstår en forpligtelse.
- Hvis forpligtelser ikke afvikles på forfaldstidspunktet, kan det give anledning til juridiske konsekvenser for virksomheden, især i tilfælde af misligholdelse af banklån, offentlige indskud og store kreditorer mv.
Fremførsler på tværs af regnskabsperioder:
- Udgifter bogføres kun i det regnskabsår, hvor de er afholdt. De absorberes af resultatet for den periode, de tilhører, og overføres således ikke til efterfølgende regnskabsperioder.
- Forpligtelser overføres derimod i balancen og fortsætter med at afspejle sig i regnskaberne, indtil de er afviklet eller nedskrevet.
Gældsudstrømning:
- Det er ikke alle udgifter, der resulterer i en monetær udstrømning af penge for virksomheden. F.eks. resulterer ikke-kontante udgifter som afskrivninger ikke i en monetær udstrømning, men medfører en reduktion i værdien af et aktiv.
- Forpligtelser vil dog altid resultere i en monetær udstrømning for at afvikle dem (medmindre de tilbageføres).
Eksempler:
- Udgifter omfatter råvarer, lønninger, elektricitet, transportudgifter, reklameudgifter osv.
- Passiver omfatter kreditorer for varer, udestående lån og indskud, udestående obligationer osv.
Slutning – udgift vs. forpligtelse
Både udgifter og forpligtelser har en tendens til at skabe en monetær forpligtelse for enhver virksomhed. Faktisk har udgifter og forpligtelser et afhængighedsforhold til hinanden. F.eks. fører en akkumulering af flere udgifter til skabelse af forpligtelser med hensyn til gældsforpligtelser. På den anden side kan det at påtage sig forpligtelser medføre, at der opstår efterfølgende udgifter, f.eks. vil optagelse af et lån medføre, at der påløber renter for at betale lånets gæld. I begge tilfælde er det vigtigt at registrere disse udgifter og forpligtelser korrekt, da de påvirker såvel virksomhedens rentabilitet som dens finansielle stilling.