Obwohl Sie Maßnahmen ergreifen können, um sicherzustellen, dass Sie so gut wie nie einen Anruf verpassen, ist es unvermeidlich, dass es von Zeit zu Zeit vorkommt, dass ein Anrufer aus irgendeinem Grund durch die Maschen schlüpft.
Eine ordnungsgemäße Telefonanlage und ein Anrufprotokoll können die Möglichkeit verpasster oder verlorener Anrufe fast vollständig ausschließen, aber Sie sollten dennoch über Verfahren und Standards für den Fall verfügen, dass es doch einmal passiert. Kunden, die bei Ihnen anrufen, erwarten, dass man sich um sie kümmert, und zwar schnell, und deshalb sind die Tipps in diesem Beitrag für Sie als Unternehmer hilfreich.
Sicherstellen, dass eine Aufzeichnung aller Anrufe gespeichert wird
Wenn Sie einen Anruf verpassen, gibt es eine Aufzeichnung davon in Ihrem Systemprotokoll oder in dem Gerät, in dem der Anruf eingegangen ist, aber das ist nicht immer der Fall. Wenn ein Anruf verpasst wird und Sie kein Verfahren dafür haben, ist es möglich, dass der Anruf gelöscht wird oder aufgrund von Fehlern in Ihrem System oder sogar Problemen mit dem Telefonanbieter verloren geht. Stellen Sie sicher, dass Sie eine separate Aufzeichnung aller Ihrer geschäftlichen Anrufe führen, damit Sie die verpassten Anrufe zurückrufen können.
Wenn Sie ein Talkroute-System haben, dann ist ein Anrufprotokoll in Ihrem Konto enthalten, das automatisch jeden einzelnen Anruf und jede Textnachricht speichert, die Sie erhalten, zusammen mit einer Reihe detaillierter Anrufinformationen, aber selbst dann ist es gut, eine unabhängige Liste für Ihre eigene Referenz zu haben. In Ihrem separaten Anrufprotokoll können Sie sogar markieren, welche Anrufe Sie zurückrufen müssen oder welche Sie verpasst haben.
Nehmen Sie nicht an, dass sie zurückrufen
Man ignoriert vielleicht manchmal verpasste Geschäftsanrufe, weil man davon ausgeht, dass die Person sicher zurückrufen wird, wenn sie etwas von Ihrem Unternehmen braucht, oder? Vielleicht ignorieren Sie diese Anrufe sogar, weil Sie immer noch fast jeden Anruf entgegennehmen. Das ist ehrlich gesagt keine gute Einstellung zu beantworteten und verpassten Anrufen, denn alle sind wichtig.
Was ist, wenn derjenige, den Sie verpasst und nicht zurückgerufen haben, eine schlechte Kritik über Ihr Unternehmen geschrieben oder einen viralen Tweet darüber gesendet hat? Es gehört einfach zum guten Ton, sich so gut wie möglich um jeden Kunden zu kümmern.
Kunden, die bei Ihrem Unternehmen anrufen, versuchen vielleicht nur einmal, Sie zu erreichen, und wenn Sie diesen Anruf verpassen, bekommen Sie vielleicht keine weitere Chance. Dadurch gehen automatisch potenzielle Einnahmen verloren. Viele Unternehmen haben kein Telefonsystem eingerichtet, z. B. ein virtuelles Telefonsystem wie Talkroute, das Ihnen immer anzeigt, wenn Sie einen Anruf verpasst haben.
Wenn Sie z. B. nur Ihr Handy ohne ein angeschlossenes virtuelles System benutzen oder nur eine Telefonleitung im Büro verwenden, kann es leicht passieren, dass Sie einen Anruf verpassen, weil er manchmal durchklingelt, ohne dass jemand in Ihrem Team da ist, um ihn entgegenzunehmen. Es gibt auch eine ganze Reihe von Szenarien, in denen ein Anruf verpasst werden kann, wenn Sie kein Anrufmanagementsystem eingerichtet haben.
Überprüfen Sie, ob verpasste Anrufe schnell beantwortet werden
Gehen Sie nicht davon aus, dass jemand in Ihrem Team verpasste Anrufe beantwortet. Die meisten Mitarbeiter sehen es wahrscheinlich nicht als ihre Aufgabe an, einen Anruf zurückzurufen, es sei denn, Sie haben ausdrücklich darauf hingewiesen, dass dies von ihnen verlangt wird.
Das soll nicht heißen, dass sich die Mitarbeiter nicht um die Kunden kümmern; sie gehen vielleicht nur davon aus, dass sich bereits jemand anderes darum kümmert, wenn die Geschäftsleitung ihnen nicht gesagt hat, dass sie verpasste Anrufe zurückrufen sollen. Einer der größten Fehler, den Menschen im Allgemeinen machen, ist, dass sie denken, andere wüssten, was sie denken, ohne anderen zu sagen, was sie denken.
Dies ist eine Art kognitiver Trugschluss, dessen wir uns alle bewusst sein müssen. Natürlich ist es besser, wenn man nie einen Anruf verpasst – und das sollte immer das Ziel sein -, aber wenn man einen Anruf verpasst, sagt es dem Kunden viel, wenn man ihn sofort zurückruft. Damit zeigen Sie nicht nur, dass Sie die Gewohnheit haben, sich um die Abläufe in Ihrem Unternehmen zu kümmern, sondern auch, dass Ihnen Ihre Kunden am Herzen liegen.
Selbst wenn Sie es selbst tun müssen, sollten Sie sich bemühen, Kunden so schnell wie möglich zurückzurufen. Es ist auch hilfreich, mindestens eine Person in Ihrem Team damit zu beauftragen, verpasste Anrufe so schnell wie möglich entgegenzunehmen oder zumindest aufzuzeichnen.
Verhältnismäßige Reaktion
Was ist eine verhältnismäßige Reaktion? Im Zusammenhang mit dem, was wir hier besprechen, bedeutet dies, dem Kunden so zu antworten, dass es der Zeit und Energie entspricht, die er investiert hat, als er Sie kontaktiert hat.
Als allgemeine Regel gilt, dass es eine gute Idee ist, verpasste Anrufe verhältnismäßig zu beantworten; das heißt, wenn jemand Sie angerufen hat, sollten Sie mit einem Telefonanruf antworten, nicht mit einer Textnachricht oder einer anderen Methode. Wenn jemand Ihr Unternehmen per Textnachricht kontaktiert hat, ist es wahrscheinlich in Ordnung, zumindest eine erste Antwort per Textnachricht zu senden, was immer noch eine angemessene Antwort ist.
Ein weiterer Punkt, der sehr nützlich sein kann, um den Kunden zu zeigen, dass Sie sie nicht vergessen haben (was der Grundgedanke dieser Diskussion ist), ist, sie wissen zu lassen, dass Sie sich in Kürze bei ihnen melden werden – wenn Sie es nicht sofort tun können. Es ist gar nicht so schlecht, zu diesem Zweck automatische Textnachrichten einzurichten, solange Sie sich rechtzeitig melden, da die Textbenachrichtigung dem Anrufer mitteilt, dass Sie sich melden werden.
Auch hier können Sie eine Textnachricht senden, aber nur, um den Anrufer wissen zu lassen, dass Sie seinen Anruf erhalten haben. Denken Sie daran, dass es für den Kunden unangenehm sein kann, wenn Sie auf einen verpassten Anruf lediglich mit einer Textnachricht reagieren.
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen dabei hilft, die Fälle, in denen Sie einen geschäftlichen Anruf verpassen, zu verarbeiten und richtig zu reagieren, wofür Ihnen die hierin enthaltenen Tipps sicherlich von Nutzen sein werden. Bedenken Sie jedoch, dass die beste Lösung für dieses Problem darin besteht, es ganz zu vermeiden. Dazu brauchen Sie nur eine gute Telefonanlage, die alle Ihre Anrufe mit professionellen Funktionen verwaltet, einschließlich eines zuverlässigen Anrufprotokolls.
Auch wenn Sie auf verpasste Anrufe gewissenhaft und effektiv ohne ein professionelles System reagieren können, ist es doch viel besser, ein solches System zu haben. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie ein zuverlässigeres System zur Verfolgung Ihrer Anrufe benötigen, können Sie Talkroute hier kostenlos testen: https://talkroute.com/sign-up/
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Artikel gefallen hat und dass Sie uns auch weiterhin bei der Entwicklung Ihres Unternehmens unterstützen werden! Unser Blog ist zu 100% kostenlos und Sie müssen kein Talkroute-Kunde sein, um von unseren Materialien zu profitieren. Wenn Sie jedoch die virtuelle Telefonanlage von Talkroute kostenlos testen möchten, können Sie sich hier für eine Testversion anmelden. Wir sehen uns in ein paar Tagen!