Alai

Yritysmaailmassa ja digitaalisessa maailmassa kuulemme usein termit hard copy ja soft copy. Molemmilla on itse asiassa yksi yhteinen tarkoitus, ja se on kirjallisen materiaalin ja tietojen esittäminen tai tallentaminen. Näiden erojen tunteminen ei ehkä muuta paljon näkemystäsi näistä termeistä, mutta selventää varmasti joitakin kysymyksiä, joita sinulla saattaa olla.

Määritelmät

Kova kopio

Kova kopio on fyysinen pysyvä jäljennös jostain tietovälineestä, joka soveltuu tulosteiden välityksellä suoraan käyttöön. Kun otetaan termi ”paperikopio” itsessään antaa meille hieman kuvausta siitä, että se on kosketeltavissa, katseltavissa ja käsin kosketeltavissa. Toisin sanoen se on tulostettua dataa, jota voi pitää kädessä ja lukea. Sen päätarkoitus on, että sinulla on fyysisessä muodossa oleva tallenne tiedoistasi, joita voit säilyttää turvallisesti siltä varalta, että tallennuslaitteesi jollakin tavalla kaatuu tai vioittuu.

Esimerkkejä kovakopiosta ovat painetut kirjat, aikakauslehdet, sanomalehdet, sarjakuvat ja muut asiakirjat.

Pehmeä kopio

Pehmeä kopio on paperikopiosta poiketen painamaton digitaalinen asiakirjatiedosto. Sitä tarkastellaan yleensä tietyillä ohjelmilla, kuten tekstinkäsittelyohjelmilla, tietokantaohjelmilla, esitysohjelmilla tai millä tahansa muulla ohjelmalla, joka pystyy avaamaan asiakirjan laajennustiedoston. Yksi sen tarkoituksista on helpottaa tiedostojen siirtoa pitkienkin etäisyyksien yli sähköpostin ja muiden tiedostojen siirtoa tukevien verkkosivustojen avulla. USB-asemia voidaan käyttää myös näiden tiedostojen siirtämiseen, jos lähistölläsi ei ole käytettävissä olevaa verkkoa (internet- tai lähiverkkoa).

Yksi pehmeän kopion eduista on paperin, musteen ja tulostimen tarpeen poistuminen. Lisäksi kopiointi on helppo, vain muutaman sekunnin tehtävä, jossa saat 10 identtistä kopiota alkuperäisistä tiedoistasi.

Kovakopio vs. pehmeä kopio

Mitä eroa on kovakopion ja pehmeän kopion välillä? Suurin ero on itse asiassa niiden ulkonäkö ja esitystapa. Kovakopiolla voit kirjaimellisesti koskettaa ja pitää kädessäsi datatiedoston jäljennöstä, kun taas pehmeällä kopiolla voit vain muokata datatiedostoa (olettaen, että tiedosto on muokattavissa) ja tarkastella sitä monitorin tai kuvaruutunäytön kautta.

Kummallakin on omat etunsa, mutta valitettavasti myös joitakin haittoja, kuten kustannukset. Jos sinulla on paperikopio vaikkapa 20 sivua elämäkertaa, se maksaa enemmän yksinkertaisesti siksi, että olet käyttänyt mustetta ja paperia, kun taas pehmeät kopiot asiakirjatiedostosta maksavat vain säilytystilaa. Myös siirrettävyys tulee kyseeseen, kun puhutaan 1 000 sivun asiakirjojen kuljettamisesta mukana. Kuvittele, että voit kantaa mukanasi sekä tulostettua 1 000 sanan asiakirjatiedostoa että pientä USB-tikkua. Vaikka suurin osa eduista saattaakin tulla pehmeästä kopiostasi, sinun pitäisi myös ottaa huomioon edut, joita on siitä, että voit todella lukea kirjaa pitämällä sitä kädessäsi ja selaamalla sitä sivu sivulta.

Yhteenvetona voidaan siis todeta, että paperikopio on asiakirjan painettu tai fyysinen kopio, kun taas pehmeä kopio on käytännössä kopio asiakirjasta, joka on tallennettu kiintolevylle tai muulle tallennuslaitteelle.

Vertailutaulukko