Alai

Poistuminen päivittäisestä työstä ja ajan viettäminen yhdessä tiimisi kanssa on loistava tapa kasvattaa tiimihenkeä. Ja sovittaa työntekijät uudelleen yhteen organisaation tavoitteiden ja vision kanssa. Varsinkin jos osa tiimistäsi työskentelee etänä. Huomaat, että jotkin yritykset suunnittelevat päiväksi ja toiset taas koko viikonlopuksi. Teimme hiljattain offsite-tapahtuman. Halusimme siis jakaa oppimista omasta kokemuksestamme offsite-tapahtuman aikana sekä sitä edeltäneestä suunnitteluprosessista.

Mutta aloitetaan ensin yhdestä tiimistä, josta saimme inspiraation tiimin offsite-tapahtumaan – Bufferista.

Buffer on täydellistänyt tiimiretriittien suunnittelun taidon. He uskovat, että offsite-työskentely auttaa tiimiä työskentelemään älykkäämmin. Ja siksi he suunnittelevat sellaisen viiden kuukauden välein.

Jokaista retriittiä varten Buffer löysi uuden tavan tehdä työtä, järjestää istuntoja, rakentaa yritysprojektia ja jopa pitää päivittäisiä stand-up-kokouksia.

”Teemme retriittejä, jotta kaikilla on mahdollisuus kokea uusia kulttuureja ja kasvaa ennakkoluulottomammaksi.”
Buffer

Vaikka tiimin offsite-tapahtuman on tarkoitus olla rentouttava, on ratkaisevan tärkeää tehdä jonkin verran suunnittelua, jotta se ei pääse karkaamaan käsistä ja muuttumaan liian spontaaniksi ja sekavaksi. Erilaiset ihmiset, erilaiset ajattelutavat – tiedättehän, miten se voi mennä!

Siten on tärkeää antaa tiimin offsite-tapahtumalle jonkinlaista suuntaa, alkaen siitä, että asetat virka-ajan ulkopuolisen aseman, laadit esityslistan ja suunnittelet muutamia tiimitoimia yhdessä.

Tultuamme takaisin yhdestä ja kysyttyämme niin monelta muulta yritykseltä, jotka ovat tehneet sen aiemmin, tässä on kymmenen vinkkiä, jotka pidimme mielessä ja joita yritimme noudattaa suunnitellessamme tiimimme offsite-tilaisuuksia.

Seuraavasti, tässä on, miten tuotetiimi johdetaan offsite-tilaisuuksien ulkopuolella!

Kymmenen tärkeintä vinkkiä, joiden avulla voit johdattaa hyvän tiimin offsite-tilaisuuksien ulkopuolella

1. Aseta asialista ja odotukset jo ennen kuin aloitat

Joskus tiimin offsite-tapahtumat on tarkoitettu pelkästään rentoutumiseen ja yhteyksien luomiseen, jotkut organisaatiot suunnittelevat hybridi-retriittiä. Ne ajoittavat muutaman päivän työskentelyyn ja kasvun tiekartan määrittelyyn yhdessä, ja niihin mahtuu riittävästi päiviä nähtävyyksien katselua ja seikkailu-urheilua varten.

Nyt vaikka sinulla saattaa olla yksi asia mielessäsi, on hyvin todennäköistä, että joillakin tiimisi jäsenillä on täysin erilaiset odotukset. Joten ennen kuin alat suunnitella tiimiretkeä, aloita asettamalla asialista ja se, mitä tiimisi voi siltä odottaa.

Kun olet asettanut asialistan, kerro tiimille, mitä aiot tehdä tiimiretken aikana. Tämä ei pelkästään valmistele heitä kaikkiin niihin aktiviteetteihin, joita olet suunnitellut heille, vaan antaa heille myös mahdollisuuden ehdottaa muutoksia, jotta siitä tulisi parempi.

Kerro tiimillesi esimerkiksi, että yksi päivä on omistettu ideoinnille. Tämä antaisi heille riittävästi aikaa miettiä, mitä he haluaisivat tuoda pöytään.

Toisella tavalla, jos olet suunnitellut seikkailu-urheilulajeja, työntekijät, jotka suhtautuvat niihin nihkeästi, voivat tuoda esiin huolenaiheensa ja ilmoittaa siitä sinulle etukäteen. Näin et päädy käyttämään resursseja siihen, että yrität saada heidät osallistumaan, tai joudut kokemaan viime hetken pettymyksiä.

Loppujen lopuksi sinun on kunnioitettava kaikkien mukavuusaluetta ja silti saatava heidät osallistumaan asioihin, joita tiimi tekee yhdessä.

2. Aseta budjetti ja pidä siitä kiinni

Organisaatiollesi aiheutuu väistämättä jonkin verran kuluja tiimin offsite-tapahtuman aikana. Ennen kuin aloitat toiminnan suunnittelun, on ratkaisevan tärkeää varmistaa, että olet varannut budjetin tiimiretriittiä varten. On tärkeää, ettet päädy kuluttamaan kaikkia resurssejasi vain siksi, että voit viettää muutaman päivän hauskaa tiimin kanssa.

Budjetin asettamisen avulla voit suunnitella tiimin offsite-retken tehokkaammin. Sen avulla saat likimääräisen arvion siitä, millaisiin majoituksiin voitte mennä, mitä aktiviteetteja voitte suunnitella, miten matkustatte ja mitä voitte tai ette voi sisällyttää tiimin yritysmenoihin.

Esitettäkö, että teillä on kymmenen hengen tiimi. Tässä tapauksessa Airbnb:n valitseminen voi olla parempi vaihtoehto kuin hotellihuoneiden varaaminen. Lisäksi Airbnb:n yhteiset tilat antavat tiimille enemmän joustavuutta istua yhdessä ja pitää hauskaa.

3. Laadi aikataulu jokaiselle päivälle

Vaikka sinun ei tarvitse suunnitella päivän jokaista minuuttia, varaa jokaiselle muutama aktiviteetti joka päivä. Et halua, että ihmiset heräävät ensimmäisenä retriittipäivänä ja pähkäilevät päivän aikataulun laatimista. Päädytte vain siihen, että astutte ulos syömään ettekä oikeastaan tee mitään muuta kuin syötte – kuvitelkaa, että tuhlaatte kokonaisen päivän, kun matkustatte kansainvälisesti.

Ei kukaan pyydä teitä tekemään sotilaallista rutiinia. On ihan ok antaa tiimisi tietää, että kaikkien on astuttava ulos aamiaiselle tiettyyn aikaan mennessä, jotta he voivat nauttia myös muista aktiviteeteista päivän aikana. Usko meitä, he kiittävät sinua tästä myöhemmin, kun he palaavat takaisin niin paljon tehtynä!

Tämä auttaa sinua myös välttämään viime hetken lisämaksuja. Kun olet matkalla, matkanjärjestäjillä on tapana veloittaa liikaa, kun he näkevät, ettei sinulla ole muuta vaihtoehtoa. Mutta kun suunnittelet asiat etukäteen, sinulla on paketti jo valmiina, etkä joudu maksamaan ”ylimääräistä” jostain, joka voisi tulla halvemmalla. Voisit käyttää kaikki säästyneet rahat vaikka johonkin muuhun aktiviteettiin.

Suunnittelet esimerkiksi ryhmäretkeä kohteessa. Tämä edellyttää, että ostat paketin paikalliselta matkasuunnittelijalta. Paketti sisältää ruokaa ja vaatteita, joita tarvitsette vaelluksen aikana. Jos nyt unohdat ennalta suunnitella ja varata tämän paketin, on suuri todennäköisyys, että trekki-joukkueiden paikat ovat täynnä sinä päivänä, jolloin olet päättänyt lähteä. On myös mahdollista, että suunnittelija pyytää sinua käyttämään muutaman ylimääräisen dollarin, jotta ”mahtuisit mukaan”.

Valinta on sinun!

Tässä on malli, jota voit käyttää:

Pro-vinkki: Jos aiot tehdä töitä tiimiretken aikana, aikatauluta kaikki retket päiväksi. Kun otat kaiken irti päiväajasta, voit varata illat työskentelylle ja tiimiillalliselle. Tai yksinkertaisesti rentoutua ja valmistautua seuraavaan päivään.

4. Noudata poissaolon tarkistuslistaa valmistautuaksesi etukäteen

Kun olet viimeistellyt työmatkasi päivämäärät, älä unohda laittaa poissaolotilaa niille päiville, jolloin olet poissa. Tämä tarkoittaa muun muassa automaattisen sähköpostivastauksen asettamista, kalenterisi estämistä ja vireillä olevien töiden viimeistelyä. Muistuta tiimisi jäseniä tekemään samoin.

Joidenkin työntekijöiden kohdalla tämä voi tarkoittaa myös kokousten lykkäämistä tai siirtämistä. Toisille se voi vaatia blogikirjoitusten ja sosiaalisen median päivitysten ajoittamista etukäteen.

Ajatuksena on, että voit jatkaa jatkuvaa työtä vaativien asioiden tekemistä ilman, että tiettyjen tiiminjäsenten tarvitsee istua tuntikausia työajan ulkopuolella. Kutsumme sitä työn paremmaksi suunnitteluksi, jotta kenenkään ei tarvitse palata ylivoimaiseen määrään keskeneräisiä töitä.

Etkö ole varma, oletko tarkistanut kaiken listaltasi ennen tiimiretriittiä? Tämä toimiston ulkopuolinen tarkistuslista varmistaa, että tehtäväluettelosi on tyhjä ja kaikki on hyvin aikataulutettu paljon etukäteen.

5. Suunnittele hauskoja ulkoilma-aktiviteetteja tiimin yhteenkuuluvuutta varten

Meidän ei tarvitse lainata tutkimusta todistaaksemme, että hauskat ulkoilma-aktiviteetit voivat olla loistava tapa luoda yhteenkuuluvuutta. Voit suunnitella seikkailu-urheilulajeja, kuten koskenlaskua tai ryhmävaelluksia, tai jopa kevyitä ulkoilma-aktiviteetteja, kuten telttailua, keinona, jolla tiimi voi luoda yhteenkuuluvuutta. Se rakentaa toveruutta. Esimerkiksi Buffer otti surffitunteja, kun he lähtivät tiimiretriitilleen Sydneyyn.

Mutta kaikki tiimin jäsenet eivät ole surffauksen harrastajia. Miten siis oikeasti päätät, mitä tiimiretkelle kannattaa suunnitella?

Voidaksesi paremmin suunnitella ulkoilma-aktiviteetteja, laadi lista kohteessa olevista nähtävyyksistä. Laadi nopea kysely, jossa selitetään rivillä, mikä kussakin näistä nähtävyyksistä on ainutlaatuista. Simple Pollin kaltaiset sovellukset tekevät nopean kyselyn lisäämisestä Slack-kanavaan todella helppoa. Pienimmätkin päätökset voidaan tehdä helposti nopealla kyselyllä. Ei yhtään edestakaista menoa!

Jos tiimisi työskentelee yleensä etätyönä, haluat, että he sekoittuvat hyvin keskenään. Poimi jokin monista jään murtamiseen suunnitelluista peleistä, jotta tiimisi jäsenet viihtyvät paremmin keskenään. Muista tehdä niistä luonnollinen osa suunniteltua päivääsi.

6. Käy uudelleen läpi yrityksen laajemmat tavoitteet

Tiimiretriitti on loistava paikka avata keskustelu organisaation laajemmasta kuvasta. Työretken avulla voit vahvistaa uudelleen tehtävän ja vision, jota kohti tiimi työskentelee. Tämä keskustelu on tärkeää, jotta kaikki saavat uudelleen tietoa siitä, minkä eteen he työskentelevät, ja jotta voidaan varmistaa, että kaikilla on sama visio organisaatiosta.

Tämä on myös hyvä hetki puhua tiimin yksilöllisistä tavoitteista. Heidän tavoitteidensa ymmärtäminen auttaa sinua tunnistamaan, miten ja miksi tiimisi päivittäisen toiminnan taustalla on. Se auttaa sinua myös antamaan tiimillesi mahdollisuuden tehdä parempaa työtä. Kun ymmärrät, mitä he tarvitsevat ja odottavat sekä heidän tämänhetkiset esteensä, voitte työskennellä paremmin yhdessä.

Kun sovitat itsesi yhteen tiimisi yksilöllisten tavoitteiden kanssa, varmistat, että työntekijäsi ovat samoilla linjoilla yrityksen laajempien tavoitteiden kanssa.

Hyvillä tiimipalavereilla muualla kuin tiimissä voi päästä pitkälle!

7. Varaa aikaa palautteelle (ja positiiviselle kritiikille)

Palaute on tärkeässä asemassa missä tahansa organisaatiossa. Palautteen hyväksyminen organisaatiossasi voi auttaa yksittäisiä työntekijöitä kasvamaan, vahvistaa rehellistä ilmapiiriä tiimissä ja tehdä tiimikulttuurista vahvemman.

Voit jopa varata tiimiretriitin aikana kaksi tuntia aikaa palautekeskusteluun. Tämä voi olla joko yhteistoiminnallinen, vertaispalaute tai kahdenkeskinen keskustelu. Tutustu eri tiimien palautekulttuuriin poimiaksesi itsellesi sopivan mallin.

Tiimiretriittisi voi olla myös aikaa puhua kaikista haasteista ja ongelmista. Kyse voi olla projektin sisäisestä esteestä tai vaikkapa kommunikaatiohaasteesta tiimitoverin kanssa.

Käsittelemällä tiimisi kohtaamat ongelmat retriitin aikana voitte ratkaista ongelmat nopeammin, kun palaatte takaisin. Käyttäkää toimipaikan ulkopuoliset tiimikokoukset tehokkaasti!

8. Kannusta jäsenten välisiä kahdenkeskisiä keskusteluja

Ovatko kaikki tiimisi jäsenet sinut toistensa kanssa? Jos ei, tiimiretriitti on ihanteellinen hetki varmistaa, että kaikki ovat keskustelleet keskenään. Järjestä tiiminrakennusleikkejä, kuten kovaa puhetta ja nopeaa treffejä, rohkaistaksesi kahdenkeskisiä keskusteluja.

Vaikkei heidän tarvitse olla parhaita ystäviä, hyvä työsuhde jokaisen tiimin jäsenen välillä on elintärkeä. Sekä tulevan yhteistyön että positiivisen tiimikulttuurin ylläpitämisen kannalta.

Yksittäiskeskustelut ovat erityisen tärkeitä etätiimeille, sillä tiimin ulkopuolinen työskentely on ainoa kasvotusten vietetty aika, jonka he saavat yhteyden. Tulee mieleen, että sen mahdollistaminen ei olekaan niin vaikeaa. Asutte kaikki yhdessä muutaman päivän, tarvitaan vain yksi henkilö aloittamaan keskustelu!

9. Pitäkää muutama tunti puhtaasti uusien projektien ideoimiseen

Välillä ehdotatte projektin ominaisuuksia tai keksitte growth hack -projekteja. Varmista, että yrityksesi ideataulu täyttyy kaikkien ehdotuksista. Voit varata tiimin offsite-tapahtuman aikana aikaa ideataulun poimimiseen ja näiden ideoiden toteuttamiseen, pysäköintiin tai hylkäämiseen.

Varmista kuitenkin, että kannustat jokaista tiimin jäsentä tekemään ehdotuksia ja keskustelemaan ideoista, joiden parissa he haluavat työskennellä. Olkoon se sitten tiiminä tai yksilöllisesti, lisäarvon tuottamiseksi yritykselle.

Avaamalla puheenvuoron ehdotuksille, näet enemmän omistajuutta tiimisi jäsenten keskuudessa. Ja löydät jopa ideoita, jotka vaikuttavat myönteisesti organisaatiosi kasvun tiekarttaan. Kuten sanotaan, tuoreen näkökulman saaminen joltakulta voi auttaa näkemään uusia mahdollisuuksia. Ne, jotka ovat jääneet toistaiseksi huomaamatta!

10. Lähetä sähköpostiviesti retriitin tuloksista

Kun olet palannut tiimin offsite-tapahtumasta, lähetä ’Post Team Offsite’ -sähköposti, jossa hahmotellaan työhön liittyviä päätöksiä. Ja jos uusia projekteja otettiin käyttöön. Tällainen sähköposti voi auttaa tiimin jäseniä saamaan nopeasti yhteenvedon uusista projekteista, joihin he hyppäävät mukaan. Kaikki tämä ilman, että heidän tarvitsee käydä läpi muistiinpanojaan tai penkoa aivojaan muistellakseen, mistä keskusteltiin.

Mutta mikä tärkeintä, älä unohda kertoa sitä yhtä asiaa, jota tiimisi jäsenet odottavat innolla. Kuvia matkalta, tietenkin!

Muistoja ja välähdyksiä yhdessä vietetyistä hyvistä hetkistä on loistava tapa helpottaa heidän paluutaan työhön. Et halua, että he palaavat lomabluesin vallassa; haluat, että he palaavat virkistyneinä ja motivoituneina antamaan parhaansa.

Tiimin offsite-tapahtuman suunnittelu voi olla hieman aikaa vievää. Mutta valmistautumatta lähteminen johtaa vain pettymyksiin silloin tällöin, mikä demotivoi tiimiäsi. Se on juuri päinvastaista kuin mitä haluat!

Suunnittele siis asiat etukäteen tiimisi offsitea varten. Käytä sitä tilaisuutena vahvistaa tiimisi sidettä. Tehkää työntekijöistänne proaktiivisempia niissä rooleissa, joita heillä on organisaatiossa.

Suunnitteletteko pian tiimin offsite-tapahtumaa? Toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua suunnittelemaan onnistuneen, tuottavan ja hauskan ajan tiimisi kanssa!

Tiedätkö pienen vinkin, joka teki edellisestä tiimisi offsite-tapahtumasta onnistuneen? Älä unohda jakaa sitä kanssamme, sillä haluamme tehdä seuraavasta vielä paremman.