Puhutaan puheluista! Kyllä, vaikka DM:t, PM:t ja IM:t ovatkin käytössä, joskus on silti puhuttava ihmisten kanssa puhelimessa. Puhelut ovat vaikeita. Ne ovat käsikirjoittamattomia, joskus odottamattomia ja niitä voi olla vaikea lopettaa.”
”Soita takaisin, jos tarvitset jotain, heippa.”
”Okei, hyvää päivänjatkoa.”
”Ai, samoin.”
”Kiitos. Soitan sinulle jos tarvitsen jotain. Heippa.”
”Joo, kiitos kun soitit.”
Huh, voinko lopettaa nyt?
Plussana, kun puhut jonkun kanssa puhelimessa, työskentelet ilman täydellistä keskusteluvälineistöäsi. Sinulla ei ole visuaalisuutta. Tekstikirjeenvaihdossa et myöskään näe visuaalisia vihjeitä. Mutta ainakin kun lähetät kirjallisen viestin, sinulla on mahdollisuus tarkistaa sanasi ennen kuin painat lähetysnappia. Puhelinsoitto tarjoaa saman välittömyyden kuin henkilökohtainen keskustelu, mutta siinä ei ole mahdollisuutta arvioida henkilön reaktiota ja kääntyä. Ei ihme, että niin monet ihmiset pelkäävät kylmäpuheluita.
Tämä artikkeli ei kuitenkaan käsittele kylmäpuheluita. Se koskee mitä tahansa soittamista. Aion jakaa tekniikoita, joita voit käyttää parantaaksesi pelkkiä äänipuheluita. Mennään siis asiaan. Mitä voit tehdä, jotta puhelinkeskustelusi sujuvat sujuvasti?
Aloitetaan perusasioista. ”Hei, kuka siellä?” ei ole sopiva puhelintervehdys. Ehkä jos sinulla on soittajan tunnistus ja olet täysin varma, että tiedät kuka linjan toisessa päässä on, voit vastata puheluun vitsillä. Sinun pitäisi kuitenkin ottaa tavaksi sanoa selvästi tervehdys ja nimesi, kun vastaat puhelimeen. Soittajan on saatava heti varmuus siitä, että hän on tavoittanut henkilön, jolle hän yritti soittaa.
Tyhjennä myös suusi, ennen kuin vastaat puhelimeen. Tiedän, se kuulostaa ihan siltä kuin äitisi sanoisi sinulle! Mutta äidit tietävät asioita. Tyhjennä suusi, jotta voit puhua selkeästi etkä ällöttää soittajaa. Kyllä, minäkin olen syyllinen. Oli aika, jolloin minulla oli tapana syödä sipsejä ja puhua puhelimeen (olinhan minä nälkäinen!) Muista puhua selvästi äläkä kiirehdi sanojasi.
Yritä vähentää tai poistaa kaikki häiritsevät tai häiritsevät taustahälyt ennen kuin vastaat puheluun. Tarkoituksenasi ei ehkä ole välittää kiinnostuksen puutetta sinuun yhteyttä ottanutta henkilöä kohtaan, mutta hän todennäköisesti tuntee olonsa loukkaantuneeksi, jos hän kuulee ympärilläsi tapahtuvan paljon toimintaa.
Voit myös kupittaa kätesi puhelimen päälle puhuessasi vähentääksesi taustahälyä.
Tämä viimeisin huomio itse asiassa johdattaa minut seuraavaan kohtaan. Häiritseekö sinua, kun saat puhelun puhelinmyyjältä ja kuulet taustalla kymmenien muiden ihmisten puhuvan?
Joo. Minua myös.
Kun soitat jollekulle kuulokkeilla tai kaiutinpuhelimella, taustamelu voi muodostua ongelmaksi. Ulkopuoliset äänet häiritsevät ja voivat johtaa väärinkäsityksiin.
Kaiutinpuhelimesta puheen ollen – tiedät varmaan jo, että hyvä etiketti edellyttää, että kysyt, ennen kuin lähetät jonkun äänen kaiutinpuhelimella. Mutta vaikka henkilö sanoisi ”kyllä”, kannattaa harkita, onko kaiutinpuhelimen käyttö optimaalista.
Vaikka puhelinkumppanisi saattaa kohteliaasti suostua pyyntöösi, se ei tarkoita, että hän pitää ajatuksesta, että hänen sanansa lähetetään koko toimistoon. Kun olet epävarma, nosta luuri.
Välttäkää lopuksi multitaskingia puhelinkeskustelun aikana. Sanotaan, että hymyn kuulee puhelimessa, ja se on totta. Voit myös kuulla, kun joku ei kiinnitä sinuun täyttä huomiota – jopa ilman visuaalisia todisteita. Papereiden sekoittaminen, hiiren napsautukset, kuiskatut ohjeet työtoverille paljastavat sinut.
Jos haluat saada parhaan mahdollisen hyödyn käymästäsi keskustelusta, anna sille täysi huomiosi.
Lopettaminen
Entä puhelun lopettaminen? Totuus on, että monet ihmiset kamppailevat tämän asian kanssa. Tein hieman tutkimusta aiheesta ja löysin jopa jonkun Quorasta, joka oli kysynyt neuvoa juuri tästä asiasta! Löysin ehdotuksen, jonka mukaan paras tapa lopettaa puhelu lopullisesti on yhdistellä sanoja ja äänensävyä lopullisuuden välittämiseksi.
Varmistaaksesi, että puhelu on todella päättynyt, käytä seuraavia vaiheita:
- Kiteytä puhelun sisältö.
- Kysy, onko vielä aiheita tai kysymyksiä, joita pitää käsitellä.
- Varaa aika jatkopuhelulle tai tapaamiselle.
- Anna vastapuolelle tilaisuus vastata ja hyvästellä.ja
- Hyvästele ja sulje luuri.
Näyttää niin yksinkertaiselta, eikö totta? Tärkeintä on kattaa kaikki ne viipyilevät yksityiskohdat, jotka voivat pitää puhelun käynnissä, ennen kuin sanot hyvästit. Kokeile sitä seuraavassa puhelussasi ja kerro, miten se toimii!
Jos haluat oppia lisää vinkkejä tehokkaasta viestinnästä, käy katsomassa sivuillani. Olen kerännyt resursseja monilta eri ihmisiltä, ja me kaikki autamme sinua mielellämme parantamaan viestintääsi. Tai voit soittaa minulle. ”Kit Pang, who dis?”
***
Tykkäsitkö artikkelista? Anna sille tykkäys ja kommentoi alla. (Kit todella lukee JOKAISEN kommentin uskollisilta faneiltaan)
Kit Pang on viestinnän asiantuntija, TEDx-, Inbound- ja Keynote-puhuja sekä BostonSpeaksin perustaja. Hänen tehtävänään on auttaa yksilöitä tulemaan poikkeuksellisiksi puhujiksi ja viestijöiksi. Kitin seminaareja ja puheita on pidetty superhauskoina, mukaansatempaavina, sielunmaisemina ja oivaltavina. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
p.s. rakastatko puhelimen käyttöä? Jaa vinkkisi!