Yrityksen tilinpäätös, joka kertoo yrityksen kannattavuudesta ja taloudellisesta asemasta, koostuu pääasiassa tuloslaskelmasta ja taseesta. Näihin tilinpäätöksiin kirjatut tilit kuuluvat jompaankumpaan neljästä luokasta eli tuloihin tai menoihin ja varoihin tai velkoihin. Tuloja ja varoja edustavat nykyiset tai tulevat tulot, kun taas menoja ja velkoja edustavat nykyiset tai tulevat menot.
Artikkelissa ”menot vs. velat” tarkastellaan näiden kahden osatekijän – menojen ja velkojen – merkitystä ja eroja.
Määritelmät ja merkitykset
Menot:
Meno on kustannus, joka yrityksen on suoritettava liiketoimintatulojen tuottamiseksi. Liiketoimintayksiköt hankkivat tulonhankintatoiminnassaan joitain tavaroita tai käyttävät joitain palveluja, ja niihin käytetyt rahavirrat ovat yhteisön kuluja. Esimerkiksi tuotantoyksikön on maksettava vuokraa tehdasrakennuksen omistajalle ja palkkoja työntekijöilleen harjoittaakseen tuotantotoimintaansa. Nämä maksut ovat liiketoiminnan kuluja.
Yritystoiminnassa syntyvät kulut voidaan karkeasti luokitella sen perusteella, missä vaiheessa liiketoimintaa ne syntyvät:
- Valmistusmenot: Valmistusprosessista aiheutuvat kulut, kuten suorat materiaalit, työntekijöiden palkat, sähkö ja öljy, esimiesten palkat, tehtaan vuokrat jne.
- Myynti- ja jakelukulut: Tavaroiden myyntiprosessista aiheutuvat kulut, kuten kuljetus-, käsittely-, pakkaus-, varasto- ja mainoskulut jne.
- Hallintokulut: Päivittäisestä rutiinitoiminnasta aiheutuvat kulut, kuten painatus- ja paperitavarakulut, toimistosähkö, puhelin- ja internetkulut jne.
- Rahoituskulut: Rahoitustarpeen tyydyttämisestä aiheutuneet kulut, lähinnä lainojen käsittelymaksut ja lainojen korot
Kulut kirjataan kuluksi liikekirjanpitoon tai tuloslaskelmaan ja hyvitetään jotakin velkatiliä (vuokrat, palkat, korot jne.), jos kyseessä ovat suoriteperusteiset kulut, ja pankkitiliä, jos kyseessä ovat kassaperusteiset kulut.
Kulujen päiväkirjamerkinnät
Herra A:n liiketoimintana on juridisten asiantuntijapalveluiden tarjoaminen yrityskohteissa. Tämän prosessin aikana hän on palkannut kaksi lakimiestä avustamaan häntä kaikessa paperityössä. Kummallekin maksetaan kuukausipalkkana 1000 dollaria. Lisäksi hän maksaa kuukausittain 500 dollarin toimistovuokran. Nämä ovat kuluja, ja kirjanpitokirjaus on:
Palkat a/c…..2,000
Vuokra a/c…..500
Pankki a/c…..2,500
(Kuukauden palkat ja vuokra on kirjattu ja maksettu shekillä)
Passiivisuus:
Passiivisuus on yhteisön taloudellinen sitoumus, joka on syntynyt sen aikaisemman liiketoimen seurauksena. Kun yhteisö ostaa tavaroita tai käyttää palveluja, se on velvollinen suorittamaan myyjälle korvauksen yleensä rahasuorituksena. Vastaavasti kun yhteisö lainaa rahaa lainanantajalta, se on velvollinen maksamaan lainalle korkoa sekä maksamaan lainan pääoman takaisin. Tällaisista velvoitteista tulee yhteisön tilinpäätöksessä velkoja. Velat luokitellaan tyypillisesti:
- Lyhytaikaiset velat: Velat, jotka on maksettava lyhyen ajan kuluessa tyypillisesti vuoden kuluessa; esimerkiksi velat, joiden luottoaika on 90 päivää lyhytaikaiset velkakirjat jne.
- Pitkäaikaiset velat: Velat, jotka eivät vaadi lyhytaikaista suoritusta ja jotka jatkuvat useita vuosia pitkällä aikavälillä; esimerkiksi pankkilainat ja yhteisön liikkeeseen laskemat joukkovelkakirjalainat.
Liikekirjaus veloista
Jatketaan samaa esimerkkiä kuin edellä. Oletetaan, että herra A ei suorita vuokranmaksua heti, vaan hänen vuokranantajansa antaa hänelle 2 kuukautta aikaa maksun suorittamiseen. Tällöin kun kulu kirjataan, syntyy 500 dollarin suuruinen velka vuokranantajan hyväksi.
Vuokra a/c…..500
Lainanantajan a/c…..500
(Olemassaolo – tilitetyn kuukauden vuokra)
Lisäksi, jos Mr. A:lla on velka, joka on 500 dollaria. A ottaa 50 000 dollarin lainan remontoidakseen toimistonsa, hänen on luotava kirjanpitoonsa velkatili lainanantajan hyväksi:
Pankki a/c…..50,000
Laina a/c…..50,000
(Olemassa oleva laina, joka on otettu toimiston remontointia varten)
Kun laina lopulta maksetaan takaisin, velkatili poistuu kirjanpidosta.
Kulujen ja velkojen ero
Seitsemän keskeistä eroa kulujen ja velkojen välillä on eritelty alla:
Perusmerkitys:
- Kulu on kustannus, joka vaaditaan syntymään yrityksen tuloa tuottavan toiminnan aikana.
- Velka on yhteisön taloudellinen velvoite, joka syntyy menneisyydessä suoritetun liiketoimen johdosta.
Tilin tyyppi:
- Kulu on luonteeltaan nimellinen tili.
- Velka on luonteeltaan henkilökohtainen tili, koska se on luotu jonkin henkilön tai yhteisön hyväksi. Esimerkiksi pankkilaina on velka pankin hyväksi, tavaran tai materiaalin ostovelka syntyy myyjän hyväksi.
Kirjaaminen kirjanpitoon:
- Kulut kirjataan kauppa- tai tuloslaskelman debet-puolelle ja ne aiheuttavat vähennystä yhteisön nettotulokseen.
- Velat kirjataan taseeseen vastattavaa-puolelle.
Selvittämättä jättämisen seuraukset:
- Jos kuluja ei makseta niiden syntymisajankohtana, se johtaa velan syntymiseen.
- Jos velkoja ei makseta eräpäivänä, siitä voi aiheutua yhteisölle oikeudellisia seuraamuksia erityisesti pankkilainojen, julkisten talletusten ja suurten velkojien jne. laiminlyönnistä.
Tilikausien väliset siirrot:
- Kulut kirjataan vain sille tilikaudelle, jolla ne ovat syntyneet. Ne absorboituvat sen kauden voittoon tai tappioon, johon ne kuuluvat, eivätkä siten siirry seuraaville tilikausille.
- Velat sen sijaan siirretään taseeseen ja ne näkyvät kirjanpidossa siihen asti, kunnes ne maksetaan tai poistetaan.
Monetaarinen ulosvirtaus:
- Kaikki menot eivät aiheuta yritykselle rahamääräistä kassavirtaa. Esimerkiksi muut kuin rahamääräiset menot, kuten poistot, eivät johda rahavirtoihin, mutta aiheuttavat omaisuuserän arvon alenemisen.
- Velat sen sijaan johtavat aina rahavirtoihin niiden maksamiseksi (ellei niitä kirjata takaisin).
Esimerkkejä:
- Kuluja ovat esimerkiksi raaka-aineet, palkat, sähkö, kuljetuskulut, mainoskulut jne.
- Velkoja ovat mm. tavaroiden velkojat, maksamattomat lainat ja talletukset, maksamattomat joukkovelkakirjalainat jne.
Johtopäätös – meno vs. velka
Kummallakin menolla ja velalla on taipumus synnyttää mille tahansa yhteisölle rahallinen velvoite. Itse asiassa menot ja velat ovat riippuvuussuhteessa toisiinsa. Esimerkiksi useiden kulujen kertyminen johtaa velkojen syntymiseen velkojen osalta. Toisaalta velkojen ottaminen voi johtaa myöhempien menojen syntymiseen, esimerkiksi lainan ottaminen johtaa korkojen kertymiseen lainavelan hoitamiseksi. Kummassakin tapauksessa näiden kulujen ja velkojen asianmukainen kirjaaminen on tärkeää, koska ne vaikuttavat yrityksen kannattavuuteen ja rahoitusasemaan.