MCCCD:n hankintamenettelyjen käsikirjan mukaan:
A. ”Luvattomalla ostolla” tarkoitetaan sopimusta, sitoumusta tai tilausta tavaroista tai palveluista tai muutosta olemassa olevaan sopimukseen, jonka on tehnyt henkilö, jolla ei ole nimenomaista kirjallista valtuutusta sitoa MCCCD:tä. Tämä koskee myös olemassa oleviin sopimuksiin tehtäviä muutoksia, jotka ovat sellaisten henkilöiden tekemiä, joilla ei ole delegoitua hankintavaltuutta. Valtuuttamattomat hankinnat eivät sido MCCCD:tä, ja myyjää voidaan kehottaa hakemaan maksua työntekijältä.
B. Luvattomia hankintoja ovat:
- Tilauksen tekeminen ilman hyväksyttyä ostotilausta.
- Tilauksen tekeminen joko ennen tai jälkeen tilauspyynnön jättämisen olettaen, että ostotilaus on hyväksytty tai että se tullaan hyväksymään.
- Blanket-ostotilauksen hyväksytyn määrän ylittäminen.
- Myyjän pakottaminen tilauksen tekemiseen sillä lupauksella, että tilaus on tulossa.
- Henkilökohtaisten varojen käyttäminen sellaisten tavaroiden tai palvelujen ostamiseen, jotka normaalisti edellyttäisivät hankintatoimen osallistumista kilpailutuksen varmistamiseen, yksinomaisen hankintalähteen hyväksymiseen tai muulla tavoin MCCCD:n toimintaperiaatteiden ja menettelytapojen noudattamiseen, tarkoituksenaan saada henkilökohtainen korvaus.
MCCCD:n hankintamenettelyjen käsikirja
Hyväksyntä luvattomaan hankintaan:
- Toimiala/hankkija täyttää luvattoman oston lomakkeen ja liittää siihen tarjouksen/laskun
- Toimiala/hankkija toimittaa luvattoman oston lomakkeen allekirjoitettavaksi – Esimies, Varatoimitusjohtaja ja talousjohtaja
- Toimiala/hankkija skannaa hyväksytyn luvattoman hankintalomakkeen
- Toimiala/hankkija luo FMS-pyynnön luvattomasta hankinnasta ja liittää siihen hyväksytyn luvattoman hankintalomakkeen ja laskun/sitaatin
- Varainhoitopalvelut tarkastaa sen ja määrittelee, tarvitaanko lisähankintakoulutusta
- Varainhoitopalvelut laatii hankintatilauksen, jolla maksetaan luvattoman hankinnan kustannukset
.