Muodollisessa sovittelussa on kuusi vaihetta; 1) johdantopuheenvuorot, 2) ongelman esittäminen osapuolilta, 3) tiedonkeruuaika, 4) ongelmien tunnistaminen, 5) neuvotteleminen ja vaihtoehtojen luominen ja 6) sopimukseen pääseminen.
Alustavat huomautukset
Sovittelija odottaa, kunnes molemmat osapuolet ovat läsnä, ja tekee sitten esittelyt. Fyysistä ympäristöä valvotaan niin, ettei yksikään osapuoli tunne itseään uhatuksi. Useimmat sovittelijat pyytävät, että jos paikalla on lapsia, he odottavat ulkona. Tämän jälkeen sovittelija pitää avauspuheenvuoron. Siinä hahmotellaan osallistujien rooli ja osoitetaan sovittelijan puolueettomuus. Jotkut sovittelijat esittävät kommentteja siitä, mitä he pitävät kysymyksenä, ja vahvistavat asian tiedot, jos asiakirjat on toimitettu etukäteen. Seuraavaksi sovittelija määrittelee protokollan ja asettaa prosessin aikataulun. Sovitteluohjeet käydään läpi, ja sovittelija kertoo lyhyesti, mitä asioita hän on kuullut käsiteltävän.
Aloituspuheenvuorossa asetetaan sovittelun perussäännöt. Nämä perussäännöt auttavat sovittelua etenemään sujuvasti. Sovittelija pyytää yleensä, että jos asianajajat ovat läsnä, he voivat neuvotella, mutta asiakkaiden tulisi puhua omasta puolestaan. Osapuolet eivät saa keskeyttää toisiaan; sovittelija antaa kummallekin osapuolelle mahdollisuuden kertoa täysin oman näkemyksensä.
Osapuolten lausuma ongelmasta
Ensimmäisen lausuman jälkeen sovittelija antaa kummallekin osapuolelle mahdollisuuden kertoa tarinansa keskeytyksettä. Useimmiten sovitteluistuntoa pyytänyt henkilö puhuu ensin. Lausunto ei välttämättä ole tosiseikkojen kertaus, vaan sen tarkoituksena on antaa osapuolille mahdollisuus muotoilla asioita omassa mielessään ja antaa sovittelijalle lisätietoja kunkin osapuolen tunnetilasta. Jos paikalla on asianajajia, jotka antavat ensimmäisen lausunnon, sovittelija pyytää tämän jälkeen asiakasta antamaan myös lausunnon. Lausuman antamisen taustalla ei ole totuuden etsiminen, vaan se on vain keino auttaa ongelman ratkaisemisessa.
Tiedonkeruu
Sovittelija esittää osapuolille avoimia kysymyksiä päästäkseen käsiksi tunteiden pohjavirtauksiin. Sovittelija voi toistaa keskeiset ajatukset osapuolille ja tekee usein yhteenvetoja. Tämä auttaa sovittelijaa rakentamaan osapuolten välistä suhdetta, erityisesti silloin, kun käytetään fasilitoivaa tyyliä.
Ongelman tunnistaminen
Tämä voi olla myös osa muita segmenttejä. Sovittelija pyrkii löytämään yhteisiä tavoitteita osapuolten välille. Sovittelija selvittää, mitkä asiat pystytään ratkaisemaan tai mitkä asiat ratkeavat ensin.
Vaihtoehtojen neuvotteleminen ja tuottaminen / sopimukseen pääseminen
Vaihtoehtojen kehittämismenetelmiä voivat olla esimerkiksi ryhmäprosessit, keskusteluryhmät tai alaryhmät, hypoteettisten uskottavien skenaarioiden laatiminen tai sovittelijan ehdotus, jossa sovittelija asettaa ehdotuksen pöydälle ja osapuolet muuttavat sitä vuorotellen. Yleisimmin käytetty menetelmä on kuitenkin caucus.
Kun osallistujat ovat sitoutuneet saavuttamaan neuvotteluratkaisun, sovittelija ehdottaa ideointitilaisuutta mahdollisten ratkaisujen tutkimiseksi. Tämä voi johtaa lopulliseen sopimukseen, joka hälventää konfliktia ja luo uuden perustan tuleville suhteille.
Sovittelija voi päättää pitää kahdenkeskisiä istuntoja molempien osapuolten kanssa neuvottelujen edistämiseksi. Tämä neuvotteluistunto on luottamuksellinen. Caucus tarjoaa turvallisen ympäristön, jossa voidaan tehdä aivoriihiä ja tuoda esiin taustalla olevia pelkoja. Istunnon tavoitteena on löytää yhteistä pohjaa tutkimalla monia vaihtoehtoja ja tuoda mahdollisia ratkaisuja osapuolten pohdittavaksi. Osapuolet voivat myös pohtia vaihtoehtoisia ratkaisuja ongelmiinsa sitoutumatta tarjoamaan ratkaisuja myönnytyksinä.