Ensimmäisellä silmäyksellä sähköpostin allekirjoitukset eivät ehkä vaikuta kovin tärkeiltä, varsinkin jos niitä vertaa muihin yrityksessäsi tapahtuviin asioihin. Mutta jos perehdyt asiaan syvällisemmin, huomaat, että sähköpostin allekirjoituksilla on merkittävä rooli markkinoinnissa, brändin rakentamisessa tai hyvien asiakassuhteiden ylläpitämisessä. Lisäksi näihin sähköpostisignaaleihin lisätyt vastuuvapauslausekkeet voivat myös estää sinua oikeudellisilta ongelmilta. Muista, että parhaimmin kirjoitettu sähköpostiviesti ei välttämättä tee työtään, jos et luota riittävästi yritykseen, jonka kanssa olet tekemisissä, joten asiakkaan luottamuksen saavuttamisen pitäisi olla ensisijainen tavoite jokaiselle yrityksesi työntekijälle. Varmasti hienon näköinen sähköpostin allekirjoitus, joka sisältää hyödyllistä tietoa, on mukava yritys tehdä hyvä vaikutelma. Ja jos yhdistät hienon näköisen allekirjoituksen houkuttelevaan markkinointibanneriin, tulokset saattavat ylittää odotuksesi.
On muutamia vaatimuksia, jotka jokaisen allekirjoituksen tulisi täyttää. Analysoidaanpa niitä yksi kerrallaan. Nämä ovat:
- Puhdas, mutta huomiota herättävä muotoilu
- Yhteensopivuus mobiililaitteiden kanssa
- Tarvittavat henkilötiedot, jotka eivät hukuta vastaanottajaa
- Sosiaalisen median tuki
Vähäinen koodi, enemmän suunnittelua
Muotoilukysymykset
Toisin kuin verkkosivustoissa, useimmissa sähköpostisignaaleissa ei ole ulkoista CSS-tiedostoa tai tyyliosiota asiakirjan HEAD-osassa. Periaatteessa CSS on kerros, joka kuvaa, miten HTML-koodi tulisi esittää – käyttäen mitä värejä, fonttikokoja/perheitä ja muuta. Vaikka sähköpostisignaatiot sisältäisivät ulkoisen CSS:n, tämä ei toimisi, koska jotkin sähköpostiohjelmat jättävät CSS:n kokonaan huomiotta. Paras tapa saada luotettavia tuloksia on varmistaa, että käytät mahdollisimman vähän HTML-säiliöitä ja laitat CSS-säännöt jokaisen säiliön sisään (käyttämällä style-attribuuttia). Älä odota, että sisäiset kontit perivät muotoilusäännöt patenteiltaan – määrittele nämä säännöt yksinkertaisesti suoraan. Kun kyse on esimerkiksi taulukoista, laita tekstin muotoilusäännöt <TD>-elementin sisälle äläkä edes harkitse <P>-tunnisteen lisäämistä sisälle. Ensinnäkin se ei ole lainkaan tarpeellista (tehdä allekirjoituksestasi liian monimutkainen ilman syytä). Toiseksi jotkin sähköpostiohjelmat (erityisesti Outlook-ohjelmat) saattavat ”unohtaa” TD-elementissä käyttämäsi tekstin muotoilun, jolloin sisältö jää muotoilematta ja näytetään oletusfonteilla (esim. Times New Roman) – joten sitä et todellakaan halua saavuttaa. Alla olevassa kuvakaappauksessa allekirjoituksen fontti on muuttunut Times New Romaniksi vastauksen lähettämisen jälkeen.
Allekirjoitusta laatiessasi muista, että Outlookin tai muiden sähköpostiohjelmien eri versiotkin saattavat tukea tai olla tukematta joitakin CSS/HTML-perusominaisuuksia. Täällä on hyvä paikka selvittää, mitkä attribuutit tunnistetaan.
Muuten kannattaa laatia allekirjoitus manuaalisesti tai tähän tarkoitukseen optimoidulla editorilla – useimmat WYSIWYG-editorit (erityisesti Outlook ja Word) lisäävät epävirallista CSS- ja HTML-koodia, joka saa allekirjoituksesi näkymään täydellisesti niille, jättäen sen murskatuksi muille sähköpostiohjelmille. Toisin sanoen allekirjoituksen sisällön kopioiminen Wordista ei ole hyvä idea – se on hieno asiakirjojen editori, mutta ei todellakaan työkalu, joka on tehty sähköpostin allekirjoitusten luomiseen.
Allekirjoitukset, joissa on vähintään kaksi saraketta
Allekirjoituksen luomiseen on kaksi parasta lähestymistapaa, riippuen valitsemastasi tyypistä. Laajemmissa tai edistyneemmissä ulkoasuissa saat parhaat tulokset HTML-taulukoilla. Vanhojen hyvien taulukoiden avulla saat luotettavan ja johdonmukaisen ulkoasun kirjaimellisesti millä tahansa alustalla. Tämä johtuu siitä, että niitä ei voi tulkita monella tavalla, toisin kuin <DIV>-säiliöitä. Itse asiassa useimmat sähköpostiohjelmat eivät käsittele HTML-säiliöiden float-ominaisuutta oikein, jolloin koko sisältö jää rikki. Lisäksi pitää muistaa, että jokainen sähköpostiohjelma pistää airoaan HTML-koodiin (vastattaessa tai lähetettäessä viestejä eteenpäin), jolloin lähdekoodista tulee selvää kuin muta.
Sitä on parasta välttää nämä seuraukset heti alussa. Olemme nähneet useita tilanteita, joissa käyttäjät halusivat taulukon ensimmäisen rivin koostuvan kahdesta sarakkeesta ja toisen rivin kahdesta yhdistetystä sarakkeesta. Useimmissa tapauksissa solut eivät olleet halutun kokoisia. Paras ratkaisu olisi luoda kaksi taulukkoa peräkkäin, kuten alla olevassa kuvassa.
Viimeiseksi haluamme mainita, ettei kannata käyttää taulukoita, jotka ovat leveämpiä kuin 600 pikseliä, sillä se saattaa aiheuttaa koko sähköpostin zoomauksen joillakin laitteilla (puhumme tästä myöhemmin).
Allekirjoitukset, joissa on vain yksi sarake
Toisesta lähestymistavasta on hyötyä, jos allekirjoitus koostuu elementeistä, jotka näkyvät toinen toisensa alla. Tällaisessa tapauksessa on parempi pysyä vain yhdessä säiliössä – itse asiassa kappaleen pitäisi riittää. Tämä ei tietenkään tarkoita, ettetkö voisi muotoilla allekirjoituksen tiettyjä osia eri tavalla – käytä siihen yksinkertaisesti <SPAN>-tageja. Ja jos haluat katkaista rivin, käytä aina <BR>-tagia uuden kappaleen luomisen sijaan. Voit tehdä sen yksinkertaisesti painamalla Shift+Enter useimmissa WYSIWYG-editoreissa (myös CodeTwo-tuotteissa käytetyissä). Käyttämällä tällaista HTML:n perussyntaksia saat sähköpostiosoitteeseesi parhaan mahdollisen ulkoasun myös mobiililaitteissa, täysin valmiiksi ja ilman mediakyselyjen kanssa pelleilyä. Jos kuitenkin haluat käyttää useampaa kuin yhtä kappaletta, muista määritellä selkeästi kappaleiden marginaalit ja pehmusteet. Muuten niiden välissä saattaa esiintyä ei-toivottuja (pienennettyjä/suurennettuja) välejä. Lopuksi, ainoa ongelma voi ilmetä, jos lisäät melko leveän kuvan (mutta älä huoli, olemme käsitelleet sitä myöhemmin tässä artikkelissa).
Tuki mobiililaitteille
Kaivetaanpa syvemmälle mobiililaitteiden tuen osalta. Aika, jolloin sähköpostit luetaan vain pöytätietokoneissa, on jo ohi. Yli puolet sähköposteista avataan mobiililaitteilla – puhelimilla ja tableteilla. Useimpia sähköpostin allekirjoituksia ei ole optimoitu mobiilialustoille ja ne voivat itse asiassa aiheuttaa ongelmia koko sähköpostin renderöinnissä. Avain tämän ongelman ymmärtämiseen on tietää, että mobiililaitteiden valmistajat ovat täysin tietoisia tällaisista ongelmista, mutta niiden ratkaisut näihin ongelmiin ovat kaikki erilaisia. Sama viesti ja allekirjoitus saatetaan näyttää eri tavalla mobiilikäyttöjärjestelmästä riippuen. Kaikkia näitä ratkaisuja käytetään kuitenkin vain siinä tapauksessa, että sähköpostin sisältöä ei voida näyttää normaalisti joidenkin rajoitusten vuoksi. Jos esimerkiksi allekirjoitus on leveämpi kuin näytön leveys, matkapuhelin voi piilottaa osan allekirjoituksesta tai zoomata koko viestin, jotta se näkyy koko leveydeltään. Todellinen parannuskeino on kuitenkin suunnitella allekirjoitus siten, että sähköpostiohjelman ei tarvitse käyttää näitä lisäratkaisuja näyttääkseen viestin oikein.
Tämän saavuttamiseksi allekirjoitus on pidettävä mahdollisimman kapeana, eikä siinä saa käyttää mitään kiinteitä mittoja, elleivät ne ole todella tarpeen. Mieti myös, mikä on parasta – sanojen kääriminen ja hyvän fonttikoon säilyttäminen (oletuskäyttäytyminen) vai käärimisen estäminen ja viestin pienentämisen salliminen (voit lisätä white-space: nowrap CSS-ominaisuuden).
Kun haluat lisätä bannerin tai leveän kuvan, saatat huomata, että tämä kuva voi myös pienentää viestiä, aivan kuten leveä taulukko. Harkitse siksi max-width: 100 % CSS-ominaisuuden käyttämistä tämän kuvan skaalaamiseksi automaattisesti – mobiilisähköpostiohjelmasi pitää sen yhtä leveänä kuin näytölläsi on.
Jotkut sähköpostiohjelmat eivät myöskään salli haluttua kokoa pienemmän tekstin näyttämistä. Sen voi ohittaa (kuten tässä artikkelissa iOS-laitteille), mutta ennen kuin yrität tehdä niin, varmista, että todella tarvitset tätä. Toinen yleinen virhe on, että allekirjoitusteksti (erityisesti vastuuvapauslausekkeen kohdalla) näkyy päällekkäin. Tämä johtuu väärin käytetystä rivikorkeusominaisuudesta – samoja arvoja, jotka sopivat täydellisesti pöytäkoneellesi, ei yksinkertaisesti ole mukautettu mobiililaitteille. Itse asiassa tässä nimenomaisessa tapauksessa näyttää siltä, että parempi on hyvän vihollinen, ja suosittelemmekin välttämään kyseisen ominaisuuden käyttöä, sillä oletusasetukset yksinkertaisesti tekevät työnsä täydellisesti.
Yllä mainitut ongelmat koskevat kuitenkin vain HTML-tyyppisiä viestejä, kun taas suurin osa mobiililaitteista käyttää sen sijaan pelkkää tekstimuotoa (joten sähköpostit on leimattu vain muotoilemattomalla tekstillä). Joissakin näistä laitteista ei ole mahdollisuutta muuntaa viestiä HTML-muotoon. Onneksi joissakin kolmannen osapuolen ratkaisuissa (kuten CodeTwo Email Signatures for Office 365 tai CodeTwo Exchange Rules Pro) on tämä ominaisuus sisäänrakennettuna, joten voit hyödyntää kaikki HTML-allekirjoitusten edut, vaikka sähköpostiviesti olisi lähetetty Plain Text -muodossa.
Hyvin palveltu tieto maistuu paremmalta
On selvää, että allekirjoituksen sisältämän sisällön on oltava tarkoituksenmukaista – vastaanottajalle ei saa syntyä vaikutelmaa siitä, että yrityksestäsi puuttuisi jotain tietoa. Toisaalta allekirjoitus ei saa olla yliampuva. Lopulta sähköpostisi varsinainen viesti on paljon tärkeämpi kuin itse allekirjoitus.
Tämän huomioon ottaen voimme olettaa, että jokaisen allekirjoituksen tulisi olla henkilökohtainen kutakin käyttäjää kohden, mutta samalla sen tulisi säilyttää yhteinen ulkoasu, jotta vastaanottaja tietää, että sähköpostit tulevat samasta yrityksestä. Sinulla on pari tapaa toimittaa allekirjoitukset kullekin henkilölle. Helpoin ja turvallisin tapa on käyttää keskitetyn sähköpostinhallinnan mahdollistavia ratkaisuja (kuten CodeTwo Email Signatures for Office 365 tai CodeTwo Exchange Rules Pro), joissa voit käyttää Office 365 -vuokralaiselta tai paikallisesta Active Directorysta kerättyjä tietoja. Jos sinulla ei ole tällaista ympäristöä, se voi olla todellinen pullonkaula, koska ei ole mitään lähdettä, josta saisit käyttäjien tiedot, ja allekirjoitukset Group Policy -objektien kautta eivät toimi joillakin alustoilla. Se voi siis aiheuttaa valtavaa päänvaivaa.
Sen lisäksi on otettava huomioon, että joidenkin käyttäjien henkilötietoja ei ehkä ole täytetty. Esimerkiksi etätyötä tekevän henkilön suoraa numeroa ei ehkä ole annettu. Sen sijaan, että luot kymmeniä allekirjoituksia joidenkin Active Directory -attribuuttien kanssa tai ilman niitä, voit käyttää CodeTwo-ohjelmistossa saatavilla olevia RT-tageja, jotka piilottavat joitakin osia allekirjoituksesta, jos tiedot puuttuvat AD:stä / Office 365:stä.
Käyttämällä lisäksi eri fonttikokoja ja -perheitä sekä eri värejä voit tehdä ulkoasusta houkuttelevamman. Et kuitenkaan voi käyttää fontteja, joita ei ole asennettu oletusarvoisesti – niiden sijaan saatetaan näyttää ruma vaihtoehto. Äläkä edes yritä käyttää naurettavia kirjasinperheitä, kuten Comic Sans, tai huutavia värejä. Muuten asiakkaasi juoksevat karkuun ja kertovat liikekumppaneilleen, että yritykselläsi on huonoimmat allekirjoitukset verkossa. Alla on esimerkki hyvin suunnitellusta sähköpostisignaatiosta.
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä – käytä vain yleisiä kuvaformaatteja, kuten JPEG- tai PNG-kuvia, ja joko muuta niiden kokoa haluttuun kokoon, ennen kuin sijoitat ne allekirjoitukseesi, tai skaalaa niitä pienemmiksi sekä HTML:llä että CSS:llä.
Sosiaalinen media tuo sinut lähemmäs asiakkaitasi
Sosiaalinen media -alustat ovat nykyään parhaita paikkoja, joiden avulla voit kohentaa mielikuvasi webissä. Miksi et siis antaisi asiakkaidesi tietää, että sinulla on sinne luotu virallisia profiileja? Hyvä ratkaisu olisi laittaa haluamasi sosiaalisen median alustan logolla varustettu pieni kuvake, joka linkittää suoraan profiiliisi. Voit tietysti lisätä sähköpostisi allekirjoitukseen niin monta sosiaalisen median linkkiä kuin haluat. Jotkin keskitetyissä sähköpostin hallintatyökaluissa saatavilla olevat editorit voivat tehdä tästä prosessista paljon helpompaa kuin linkkien ja kuvakkeiden yhdistäminen manuaalisesti. Lisäksi niiden avulla voit myös hyödyntää käyttäjien tietoja (esim. Active Directoryyn tallennettuja) tarvittavien linkkien luomiseen. Näin ollen voit lisätä linkin paitsi yrityksesi yhteiseen profiiliin myös erillisten käyttäjien tileille valituilla sosiaalisilla alustoilla.
Varmista kuitenkin, että kun linkität kuvakkeet sosiaalisen median alustoille, varmista, että käytät joko PNG- tai JPG-muotoista kuvaa ja että olet käyttänyt border=0-attribuuttia itse kuvaan. Muuten koko kuvan ympärille saattaa ilmestyä ei-toivottu sininen kehys.
Lisäksi allekirjoitukseesi kannattaa lisätä klikattava banneri, joka linkittää tapahtumaasi tai aktiviteettiisi ja jonka voit myöhemmin jakaa asiakkaidesi kesken. Näin voit mainostaa yrityksesi tärkeimpiä markkinointikampanjoita lähes vaivattomasti.
Yhteenvetona totean, että nyt sinun pitäisi tietää, miten suunnitella hyvä sähköpostisignatuuri ja saada se näyttämään johdonmukaiselta myös mobiilialustoilla ilman, että sinun tarvitsee lukea valtavan pientä tekstiä viestin zoomaamisen takia, mikä voi olla todella hankalaa. Tärkeintä on pitää muotoilu mahdollisimman yksinkertaisena ja käyttää vanhoja hyviä menetelmiä sen sijaan, että näpelöisit kehittynyttä CSS-koodia, jonka sähköpostiohjelmat saattavat yksinkertaisesti jättää huomiotta. Periaatteessa on olemassa kahdenlaisia allekirjoituksia, jotka ovat parhaita käytettäviä: vaakasuora, joka on sijoitettu HTML-taulukkoon, joka ei kuitenkaan ole liian leveä, ja pystysuora, jossa yksityiskohdat näkyvät yksi toisensa alla.
Kun on kyse allekirjoitusten lisäämisestä asiakkaillesi lähetettäviin sähköpostiviesteihin, keskitettyjen sähköpostin allekirjoitusratkaisujen käyttäminen on paras tapa tehdä se. Näissä ratkaisuissa voidaan nimittäin Active Directoryyn tai Office 365:een tallennettuja henkilökohtaisia tietoja hyödyntäen luoda yksilöllisiä allekirjoituksia kullekin käyttäjälle tai jopa lisätä henkilökohtaisia sosiaalisen median linkkejä. Toinen tärkeä asia on se, että näillä ratkaisuilla voidaan helposti luoda bannereita, joilla tiedotetaan vastaanottajille tärkeistä yritystapahtumista.
Älkää epäröikö kokeilla CodeTwo Email Signatures for Office 365:tä ja CodeTwo Exchange Rules Pro:ta ilmaiseksi ja hyödyntää niiden WYSIWYG-editoreita luodaksenne johdonmukaisen ja hyvännäköisen sähköpostisignatuurin.