Alai

Hankintasopimusten panokset

Sopimukset luovat puitteet kullekin tietylle hankkeelle tai tarjoukselle, ja siksi on ratkaisevan tärkeää käyttää oikeaa sopimusta kullekin hankkeelle. Jos tässä tehdään virhe, se voi maksaa yritykselle pitkällä aikavälillä enemmän rahaa. Lisäkustannuksia ja -vastuita voi aiheutua siitä, että 1) joudutaan käyttämään ylimääräisiä resursseja, jotta toinen osapuoli saadaan noudattamaan sääntöjä, tai 2) joudutaan maksamaan ylimääräisiä maksuja, koska käytettiin sopimusta, joka lopulta maksaa enemmän, esimerkiksi aika- ja materiaalisopimusta kiinteän hinnan sijasta väärään projektiin.

Alhaalla on luettelo kustakin hankintaosastojen yleisesti käyttämästä hankintasopimustyypistä ja optimaalisista olosuhteista, joiden vallitessa tiettyä sopimustyyppiä voidaan käyttää.

Sopimustyyppi I: Kiinteähintaiset sopimukset

Tällaisia sopimustyyppejä käytetään parhaiten silloin, kun henkilö tietää tarkalleen työn laajuuden. Kiinteähintainen sopimus, jota kutsutaan myös kertasummasopimukseksi, sopii erinomaisesti kustannusten pitämiseen alhaisina, kun projektin laajuus on ennakoitavissa. Jos esimerkiksi yritys tarvitsee palveluja myyjältä ja työn laajuus on selkeästi määritelty, tämä sopimus varmistaa, että yritys maksaa vain tietyn summan vaaditusta työstä. Seuraavassa on joitakin muita etuja tämäntyyppisen sopimuksen käytöstä:

o Kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, myyjä on velvollinen suorittamaan palvelun ilmoitetussa aikataulussa. Tämä auttaa huomattavasti varmistamaan, että projektisi saadaan onnistuneesti päätökseen ajallaan.

o Se poistaa arvailun hinnasta. Jos esimerkiksi palkkaat urakoitsijan suorittamaan projektin kiinteähintaisella sopimuksella, urakoitsijan on tehtävä työ sopimuksessa mainittuun hintaan. Näin projektin kustannusten valvonta on paljon helpompaa.

o Myyjä ottaa suurimman osan riskistä, koska hän on oikeudellisesti sitoutunut projektin määrittelyihin.

Tämä sopimustyyppi soveltuu parhaiten ulkoistamiseen tai avaimet käteen -hankkeisiin.

Kiinteähintaisten sopimusten alatyypit

Kiinteähintaisten sopimusten sisällä on vielä kolme alatyyppiä, ja jälleen kerran kukin niistä soveltuu ihanteellisesti tiettyihin tilanteisiin. Seuraavassa on lyhyt katsaus kuhunkin.

o Kiinteä kiinteähintainen sopimus (FFP). Tämä on yksinkertaisin kaikista kiinteähintaisista sopimuksista. Myyntihinta tai palkkio on kiinteä , samoin kuin aikataulu. Sopimuksessa voidaan esimerkiksi todeta, että myyjän on saatava työ valmiiksi 10 000 dollarin hintaan kuukauden loppuun mennessä. Jos myyjä tekee virheen tai tekee jotain, joka aiheuttaa kustannusten nousun, hän on siitä vastuussa ja hinta pysyy 10 000 dollarissa. Tämäntyyppistä sopimusta tulisi käyttää silloin, kun työn laajuus on hahmoteltu yksityiskohtaisesti, minkä vuoksi valtion virastot käyttävät sitä usein mieluiten. Tätä sopimustyyppiä hankinta-ammattilaisten on helpointa käyttää, koska sen avulla tarjousten ottaminen ja niiden yhteinen arviointi on suoraviivaista.

o Kiinteähintainen kannustinpalkkiosopimus (Fixed Price Incentive Fee Contract, FPIF). Tämä sopimustyyppi sisältää kaiken, mitä FFP-sopimus sisältää, mutta se lisää myyjälle rahallisen kannustimen tehdä vielä parempaa työtä tai pysyä aikataulussa edellä. Sopimukseen voi esimerkiksi sisältyä rahallinen kannustin, jos myyjä saa työn valmiiksi ajoissa tai etuajassa, tarjoushintaan tai sitä halvemmalla tai toimii esimerkillisesti. Tämäntyyppinen sopimus soveltuu hyvin tarjoamaan tarvittavan kannustimen sen varmistamiseksi, että hanke toteutetaan ajallaan ja kustannuksin tai alle kustannusten.

o Kiinteähintaiset sopimukset, joissa on taloudellinen hinnanmuutos (FP-EPA). Tätä sopimustyyppiä kannattaa käyttää, jos hankkeen odotetaan kestävän pitkään, koska se suojaa myyjää inflaatiolta. Yritykset voivat esimerkiksi sisällyttää lausekkeen, joka antaa urakoitsijalle tietyn prosentuaalisen korotuksen ennalta määrätyn ajanjakson jälkeen. Monet organisaatiot perustavat tämän prosenttiosuuden kuluttajahintaindeksiin.

Kiinteähintaisen sopimuksen mahdolliset ongelmat

Kiinteähintaisen sopimuksen kaikista eduista huolimatta on olemassa joitakin haittoja, jotka yritysten on otettava huomioon. Seuraavassa on muutamia asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun harkitsee kiinteähintaisten sopimusten käyttöä:

o Työn laajuus on määriteltävä täydellisesti sopimusta allekirjoitettaessa. Jos laajuus jätetään jollakin tavalla epäselväksi, myyjä voi yrittää pyytää lisää rahaa, jos sen katsotaan muuttaneen laajuutta jollakin tavalla. Tämäntyyppiset laiminlyönnit voivat helposti aiheuttaa sen, että hanke ylittää budjetin, ja niitä on syytä varoa.

o Jotkut urakoitsijat saattavat tehdä alhaisen tarjouksen saadakseen urakkasopimuksen ja lisätä sitten hankkeeseen laajuutta korottaakseen hintaa. Vältä tämä kiinnittämällä tarkkaan huomiota kaikkiin urakoitsijan hankkeen laajuuteen tekemiin muutoksiin.

Sopimustyyppi II: Kustannusten korvaamista koskevat sopimukset

Toinen usein käytetty sopimustyyppi on kustannusten korvaamista koskeva sopimus, joka tunnetaan myös nimellä kustannusten maksamista koskeva sopimus. Jos hankkeen laajuus on epävarma tai todennäköisesti muuttuu, tätä sopimustyyppiä voidaan käyttää parhaiten, jotta kaikki pysyvät aikataulussa ja budjetissa. Sopimuksen peruslähtökohtana on, että myyjä saa kustannusten korvauksen, kun hänen työnsä on valmis, ja ansaitsee myös palkkion voitostaan. Yrityksillä on sopimuksessa jonkin verran joustovaraa sopimuksen ”palkkio”-osuuden määrittelyssä. Palkkio voi perustua esimerkiksi siihen, miten hyvin myyjä täyttää tai ylittää projektin tavoitteet, miten lähelle aikataulua hän saa työn valmiiksi tai miten hyvin urakoitsija pystyy pysymään projektin budjetissa tai sen alapuolella.

Kustannusten korvaamista koskevissa sopimuksissa myyjät voivat yrittää ottaa huomioon laajuuden hiipumisen ennakoidakseen nousevia kustannuksia, jollei vaatimuksia ole määritetty tarkkaan ja yksityiskohtaisesti. Yksi mahdollinen tapa välttää laajuuden karkaamista on asettaa urakoitsijalle annettavalle mahdolliselle palkkiolle yläraja.

Kustannusten korvaussopimuksen neljä tyyppiä Alatyypit

Kuten kiinteähintaisen sopimuksen kohdalla, myös kustannusten korvaussopimuksen kohdalla on olemassa variaatioita. Neljä, joista yritykset yleensä valitsevat seuraavat:

o Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF). Jos hanketta pidetään suuririskisenä ja pelätään, että hankintaorganisaatio ei pysty houkuttelemaan tarjoajia, tämä sopimustyyppi on ihanteellinen valinta. Sen avulla myyjä on suojattu riskeiltä, koska hankintaorganisaatio kantaa kaikki riskit. Sopimukseen tulisi sisällyttää lauseke, jonka mukaan myyjälle maksetaan hänen aiheuttamansa kustannukset sekä palkkio, joka ei perustu tähän suoritukseen. Esimerkiksi urakoitsijalle maksetaan hänen kustannuksensa sekä 10 000 dollarin palkkio.

o Cost Pus Incentive Fee Contract (CPIF). Tässä sopimustyypissä hankintaorganisaatio ottaa myös riskin, mutta riski on pienempi, koska urakoitsijalla on lisäkannustin. Urakoitsija saa korvauksen kustannuksistaan ja lisäksi kannustinpalkkion, joka perustuu työsuoritukseen. Kannustinpalkkio on tyypillisesti ennalta määrätty prosenttiosuus myyjän suorituksesta aiheutuvista säästöistä, ja se jaetaan yleensä ostajan ja myyjän kesken.

o Cost Plus Award Fee (CPAF). Kun kannustinpalkkio perustuu ennalta määrättyyn prosenttiosuuteen säästöistä, palkkio on subjektiivinen ja perustuu siihen, kuinka hyvin myyjä saavutti ostajan mielestä suoritustavoitteensa. Koska palkkio on subjektiivinen, siihen ei voi hakea muutosta. Kun laadit sopimusta, käytä kieltä, jossa todetaan, että myyjä voi saada enintään dollarin suuruisen palkkion, jos hän täyttää tai ylittää sopimusehdoissa määritellyt työvaatimukset.

o Cost Plus Percentage of Cost (CPPC). CPPC-sopimuksessa myyjälle maksetaan kaikki kustannukset, joihin lisätään voittoprosentti. Ole varovainen tämäntyyppisen sopimuksen kanssa, koska se kannustaa joitakin myyjiä paisuttamaan kustannuksiaan saadakseen suuremman voiton.

Aika- ja materiaalisopimukset

Aika- ja materiaalisopimusmuotoa käytetään useimmiten silloin, kun myyjä tarjoaa työvoimaa ja riski jakautuu tasan ostajan ja myyjän kesken. Tätä sopimustyyppiä käytetään tyypillisesti asiantuntijan tai muiden ulkopuolisten myyjien palkkaamiseen. Siinä on lueteltava haluttu pätevyys tai kokemus, ja myyjä antaa tarjouksena tuntihinnan. Muista asettaa yläraja, sillä muuten budjetti voi nopeasti ylittyä.

Ostotilaukset

Ostotilaukset ovat ehkä yksi yleisimmistä hankintaosaston asiakirjoista. Ostotilausten avulla organisaatiot määrittelevät suhteensa myyjiin, ja se toimii pitkälti kuin sopimus.

Kun yritys haluaa tilata tavaroita tai palveluja, se lähettää myyjille ostotilauksen, joka sisältää tilauspyynnön. Lomake sisältää nimikkeen tyypin, nimikkeiden määrän ja yhteisesti sovitun hinnan. Kuten kiinteähintaisissa sopimuksissa, ostotilaus on sitä parempi, mitä tarkempi se on. Ostajien tulisi sisällyttää asiakirjaan tyhjentäviä yksityiskohtia, jotta ostotilaus olisi tehokkaampi ja hyödyllisempi.

Kun myyjä, tavarantoimittaja, myyjä jne. hyväksyy ostotilauksen, se toimii sopimuksena. Ne tekevät oikeudellisesti sitovan sopimuksen itsensä ja ostajan välillä. Tästä syystä ostajan on aina käytettävä nimenomaisesti selkeää ja täsmällistä kieltä välittäessään pyyntöjä myyjälle. Näin tekeminen saattaa aiheuttaa enemmän työtä etukäteen, mutta sillä on lisäetuna se, että ostotilauksen vastaanottamisen ja toteuttamisen yhteydessä ei synny epäselvyyksiä.

Ostotilauksen lisäetuna on se, että siinä tapauksessa, että ostaja kieltäytyy maksamasta, myyjä on suojassa, koska ostaja on tilauksen ehtojen mukaan velvollinen maksamaan sovitun hinnan.

Tarkoituksenmukaisen sopimusmuodon valitseminen auttaa varmistamaan, että yrityksesi seuraavalla projektilla on parhaat mahdollisuudet onnistua on parhaat mahdollisuudet valmistua projektin budjetin puitteissa ja palvelee yrityksen kokonaistavoitteita samalla, kun riskejä vähennetään ja tarpeettomia kuluja eliminoidaan.

Oikean sopimustyypin valitsemisen lisäksi näiden sopimusten hyvä laatiminen, neuvotteleminen ja toteuttaminen on menestyksen kannalta ratkaiseva prosessi.

Sitäkin huolimatta, että oikeanlainen sopimus on valittu ja laadittu tiettyä työtä varten, siitä on todennäköisesti vielä neuvoteltava, mikä voi usein muuttua työlääksi ja ikäväksi tehtäväksi. Sopimusneuvotteluihin liittyvä hankaluus voidaan kuitenkin poistaa pilvipohjaisen sopimustenhallinta-alustan avulla.

Concord on pilvipohjainen sopimustenhallinta-alusta, joka muuttaa tapaa, jolla maailma luo, neuvottelee, allekirjoittaa ja hallinnoi sopimuksia. Concordin avulla sopimukset voidaan tallentaa verkkoon ja niistä voidaan neuvotella myyjien, urakoitsijoiden, kolmansien osapuolten jne. kanssa poistumatta koskaan alustalta, mikä johtaa helppoon ja läpinäkyvään prosessiin, joka varmistaa, että kaikki osapuolet ovat tietoisia ehdoista, päivämääristä ja odotuksista ilman tavanomaista päänvaivaa, joka liittyy yhteistyöhön ja neuvotteluihin.

Sopimusten elinkaarenhallintaohjelmiston (Contract Lifecycle Management, CLM-ohjelmisto) tärkeimpiä hyötyjä on se, että se tekee yhteistoiminnasta yksinkertaista ja helppoa. Yhteistyöohjelmiston avulla koko tiimi voi tutustua pilvipalvelussa olevaan sopimusluonnokseen missä tahansa he ovatkin, tehdä kommentteja asiakirjan tietyistä osista ja muokata asiakirjaa. Jokainen tiimin jäsen saa hälytyksiä, kun kommentteja tai muutoksia tehdään, joten kaikki pysyvät ajan tasalla. Kun nämä muutokset halutaan sisällyttää asiakirjaan, se voidaan tehdä helposti verkossa.