keeping performance conversations on track. Pexels
Olitpa sitten johtaja, seuraaja, yhteistyökumppani tai palveluntarjoaja, selkeys on aina tärkeää.
Esitettäköön, että olet delegoinut tehtävän jollekin toiselle. Jos määräajasta myöhästytään tai tärkeä suorite ei valmistu odotetusti, haluat rehellisen ja oikea-aikaisen raportin. Rehellinen sikäli, että se sisältää kaikki olennaiset tiedot, ja oikea-aikainen sikäli, että se antaa mahdollisuuden vaihtaa vaihteita tarvittaessa.
Jos olet seuraaja, tarvitset samanlaista selkeyttä. Vaikka tehtävän ”miten” jätetäänkin sinun harkintaasi, tarvitset tarkan ja molemminpuolisen yhteisymmärryksen ”mitä”.
Kumppanuudessa (ja siihen kuuluu myös avioliitto) on aina ehdottoman tärkeää, että molemminpuolisia odotuksia kunnioitetaan.
Ja jos olet palveluntarjoaja – myönnettäköön, että tarjoat palvelua, olitpa sitten johtaja, seuraaja tai kumppani – olet menossa vaikeuksiin, jos et täytä sovittuja odotuksia.
Kutsu sitä läpinäkyvyydeksi, täsmällisyydeksi, eksplisiittisyydeksi tai millä tahansa muulla hienolla nimellä haluat. Mutta olipa nimitys mikä tahansa, odotusten selkeys palvelee sinua hyvin missä tahansa suhteessa.
Valinta on kommunikoida varhain ja usein.
Olen havainnut, että yksinkertainen kaava voi auttaa pitämään vuoropuhelun hedelmällisellä tiellä. Sen nimi on ”Pysähdy, aloita, jatka.”
Jos raportoit jollekulle toiselle, älä odota säännöllistä tulosarviointia. Aloita keskustelu johtajasi kanssa vahvistamalla lyhyesti, että arvostat palautetta ja haluat varmistaa, että täytät (ja jopa ylität) odotukset. Selitä, että haluaisit käyttää ”Lopeta, aloita, jatka” -kehystä varmistaaksesi, että keskustelu on hyödyllinen teille molemmille.
Kysy johtajaltasi, onko jotain, mitä sinun pitäisi lopettaa. Tee selväksi, että olet vilpittömästi avoin palautteelle ja haluat havaita mahdolliset virheaskeleet ajoissa. Kuuntele tarkasti. Vastusta kiusausta väittää vastaan tai kumota saamasi palaute. Osoita käytökselläsi, että todella haluat ymmärtää ja tehdä tarvittavat kurssikorjaukset.
Seuraavaksi kysy johtajaltasi, onko jotain sellaista, mitä et tällä hetkellä tee ja mikä olisi hyödyllistä projektille tai asialle, jota palvelet. Kuuntele jälleen kerran tarkasti. Esitä tarvittaessa jatkokysymyksiä. Keskity ymmärtämiseen, älä mihinkään vastaväitteisiin.
Kysy lopuksi johtajaltasi, mitä sellaista teet tällä hetkellä, jota sinun pitäisi ehdottomasti jatkaa. Pyri konkreettisuuteen. Älä esimerkiksi tyydy siihen, jos johtajasi sanoo jotain sellaista kuin ”Teet hyvää työtä, jatka samaan malliin”. Kiitä kohteliaisuudesta ja kysy sitten yksityiskohtia. Koskeeko se esitystä, jonka pidit viime viikolla koko henkilökunnan kokouksessa? Mikä vaikutti hyödyllisimmältä? Oliko se tapa, jolla hoidit viime kuun ison projektin logistiikan? Mitä nimenomaan pitäisi toistaa? Onko se tapa, jolla teet yhteistyötä muiden osastojen kanssa? Työ, jota teet tiimisi jäsenten sitouttamiseksi? Hanki mahdollisimman paljon yksityiskohtia, jotta tiedät varmasti, mitä johtajasi arvostaa.
Jos alaisesi raportoivat sinulle, opeta heidät käyttämään ”Stop, Start, Continue” -periaatetta käydessään kanssasi vuoropuhelua työstään. Ja muista, että se on kaksisuuntaista. Jos välität siitä, miten he näkevät johtamispyrkimyksesi – ja sinun pitäisi ehdottomasti välittää – on hyödyllistä käydä avointa ja rehellistä keskustelua siitä, mitä tekemäsi asiat auttavat tai haittaavat. Ja muista, että se henki, jolla otat palautetta vastaan, antaa mallin siitä, miten odotat muiden ottavan palautetta sinulta.
Kaikenlaiset ihmissuhteet voivat hyötyä ”Pysähdy, aloita, jatka” -periaatteesta. Organisaatioympäristössä vertaiset voivat käyttää kehystä oppiakseen, miten he voivat paremmin palvella toistensa tarpeita. Esimerkiksi osastopäälliköt voivat käyttää viitekehystä keskustellessaan siitä, miten välttää yleistä siilomentaliteettia, joka voi olla tappava suorituskyvyn kannalta. Voit jopa lisätä vielä yhden elementin: Muutos. Prosessi voi toimia jossain määrin, mutta se voisi hyötyä pienistä muutoksista. Avoin vuoropuhelu voi auttaa tunnistamaan tarvittavat hienosäädöt.
Kun se tehdään oikeassa hengessä, ”Stop, Start, Continue” korostaa keskinäistä kunnioitusta ja yhteistyötä. Vaimoni ja minä käytämme säännöllisesti tätä keskustelukehystä keskustellessamme aviosuhteestamme. Toimiiko se? Voin ilokseni kertoa, että minulla on yli 50 vuoden positiivinen todistusaineisto, joka oikeuttaa äänekkään ”kyllä”.”
Seuraa minua Twitterissä tai LinkedInissä. Tutustu verkkosivuihini tai muihin töihini täällä.