Olikpa sinulla yksi työntekijä tai satoja, sinun on noudatettava virallisia menettelyjä, jotka liittyvät työntekijöiden maksamiseen. Voit suorittaa nämä palkanlaskentatehtävät itse, tai voit ulkoistaa prosessin antamalla sen ammattimaisen palkanlaskentapalvelun tehtäväksi.
Käyttämästäsi palkanlaskentapalvelusta riippumatta on erittäin tärkeää muistaa, että sinä – yrityksen omistajana – olet vastuussa kaikesta palkanlaskentaan liittyvästä. Palkanlaskennan ulkoistaminen ei poista vastuutasi siitä, että maksat ja ilmoitat kaikki palkkaverot ajallaan ja täysimääräisesti ja että maksat työntekijöille täsmälleen sen, mitä heille kuuluu.
Syitä ulkoistaa palkanlaskenta
Huomioi aikasi kustannukset. Sinun tehtäväsi yrityksen omistajana on pyörittää yritystäsi, ei käsitellä palkanlaskentaa. Jos yrität hoitaa palkanlaskennan itse, se tarkoittaa, että viet aikaa muilta tärkeiltä tehtäviltäsi, kuten asiakkaiden löytämiseltä tai kumppanuuksien luomiselta.
Sinun ei tarvitse huolehtia siitä. Palkanlaskennan suorittajalla on aina joku, joka on omistautunut yrityksellesi, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että kaikki työntekijät maksetaan ajoissa, jos päätät pitää muutaman päivän vapaata.
Se on vähemmän monimutkaista. Palkkaverot ovat monimutkaisia, koska on useita erilaisia veroja, jotka sinun on kerättävä ja maksettava, ja monia monimutkaisia lomakkeita täytettäväksi. Näitä ovat liittovaltion tulovero, osavaltion tulovero, FICA-vero sosiaaliturvaa ja Medicarea varten sekä liittovaltion ja osavaltion työttömyysvero.
Verot muuttuvat koko ajan. Joka vuosi voi tulla muutoksia verolakeihin, verokantoihin tai raporttien toimittamisen määräaikoihin. Yksittäisenä yrityksenä on vaikea pysyä kärryillä kaikista näistä muutoksista, jotta välttyisit myöhästyneistä tai liian pienistä maksuista aiheutuvilta sakoista ja rangaistuksilta.
Katso tätä vuotuista palkkakalenteria saadaksesi käsityksen raportoinnin ja maksamisen eräpäivistä.
Tehtävät, jotka voit ulkoistaa
Voit löytää palkanlaskentapalvelun, joka voi auttaa sinua joissakin tai kaikissa näistä palkanlaskennan tehtävistä:
- Palkkakirjanpidon pitäminen, mukaan lukien lomakkeet ja suostumukset (yleensä verkossa)
- Palkkamäärien, ennakonpidätysten ja vähennysten käyttäminen palkkashekkien luomiseksi
- Palkkashekkien lähettäminen työntekijöille yleensä suoratalletuksena
- Vuosittaisten palkka- ja veroraporttien laskeminen, Lomake W-2 työntekijöille ja lomake 1099-MISC muille kuin työntekijöille
- Palkanlaskennan veroraporttien, kuten lomakkeen 941, ja maksujen lähettäminen IRS:lle ja osavaltioille
- Muut palkanlaskentatehtävät, kuten työttömyysverojen ilmoittaminen ja maksaminen
- Maksujen lähettäminen muille vähennyksille, kuten terveydenhoito- tai eläkejärjestelyille, palkan ulosmittauksille ja muille kuin työntekijöille
Palkanlaskentaohjelmisto vastaan. Palkanlaskentapalvelu
On kaksi perustapaa, joilla yritys voi suorittaa palkanlaskennan:
Vaihtoehto 1: Voit tehdä sen itse käyttämällä palkanlaskentaohjelmistoa. Online-palkanlaskentaohjelmistosovellukset toimivat samalla tavalla kuin vero-ohjelmistot. Ne antavat sinulle kourallisen kehotteita ja tietoja, mutta sinun – tai jonkun yrityksessäsi – on tehtävä kaikki syöttö. Ohjelmistoyritys voi tarjota verkkotukea puhelimitse, chatissa tai usein kysytyissä kysymyksissä.
Vaihtoehto 2: Voit ulkoistaa prosessin antamalla palkanlaskentapalvelulle perustiedot työntekijöistä ja antamalla sen hoitaa palkanlaskennan, lähettää palkkalaskelmat, tehdä kaiken raportoinnin ja lähettää kaikki palkanlaskennan veromaksut.
Jos haluat tukea paikallisia yrityksiä, voit myös käyttää paikallista kirjanpitäjää tai kirjanpitopalvelua.
Näissä yrityksissä on henkilöitä, jotka tekevät jotakin tai kaikkia tehtäviä palkanlaskentaohjelmiston avulla. Näiden palkanlaskentapalvelujen etuna on suorempi yhteys oikeaan ihmiseen, joka voi auttaa sinua ongelmissa ja kysymyksissä.
Kuinka paljon palkanlaskentapalvelu maksaa?
Useimmat palvelut toimivat kuukausittain ja veloittavat kirjoitettujen sekkien, jätettyjen raporttien ja suoritettujen maksujen määrän mukaan. Voit myös saada lisäpalveluita, kuten 1099:n ja etuuksien käsittelyn, maksamalla enemmän.
Esimerkiksi Patriot Payroll Software veloittaa peruspalvelustaan 10 dollaria kuukaudessa plus 4 dollaria työntekijää kohden ja tarjoaa seuraavat palvelut:
- Vapaa asiantuntijatuki
- Vapaa palkanlaskennan käyttöönotto
- Vapaa suoratalletus
- Vapaa työntekijäportaali
- Vapaa workers’ comp -integraatio
- Rajaton, räätälöitävissä olevat palkkalaskelmat
- Tulostettavat W-2:t
- Aikavapaakertymät
30 dollarilla kuukaudessa he auttavat sinua W-2-lomakkeiden kanssa sekä arkistoivat ja tallettavat liittovaltion, osavaltion ja paikalliset verot. He huolehtivat myös vuoden lopun veroilmoituksista.
Kysymyksiä, joita kannattaa kysyä ennen palkanlaskennan ulkoistamista
Keskustellessasi mahdollisten palkanlaskentapalveluiden kanssa lue arvosteluja ja pyydä suosituksia. Tässä muutamia kysymyksiä, joita kannattaa kysyä:
- Miten turvallinen järjestelmä on? Onko teillä koskaan ollut tietomurtoja?
- Miten usein päivitätte järjestelmäänne? Onko sinulla varmuuskopioita tietojen menetyksen tai järjestelmän kaatumisen varalta?
- Miten pysytte ajan tasalla verolakien muutoksista? Kuinka usein päivitätte tietonne veromuutosten vuoksi?
- Kuinka kauan olette toiminut yrityksessänne?
- Miten hoidatte asiakaspalvelun? Voinko soittaa ja puhua oikean henkilön kanssa? Kuinka nopeasti vastaatte kiireellisiin pyyntöihin?
- Jos joudun tekemään korjauksia, kuinka nopeasti voitte tehdä ne?
- Miten tiedän, että toimitatte raportit ja suoritatte maksut ennen niiden eräpäivää? Mitä vahvistuksia lähetätte minulle?
Jos olet vasta aloittamassa palkanlaskentaa, käytä aikaa tämän yleiskatsauksen lukemiseen siitä, miten palkkaverotusjärjestelmä perustetaan. Tee sitten luettelo siitä, mitä olet valmis tekemään itse ja mitä haluat palkanlaskentapalvelun tekevän.