Alai

Yliopiston, sen työntekijöiden, opiskelijoiden ja vierailijoiden suojelemiseksi UT tekee taustatarkastukset ennen työsuhteen alkua kaikille vakituisille opettajille ja henkilökunnan jäsenille.

Taustatarkastukset tehdään hyväksytyille hakijoille ennen työtarjouksen tekemistä, ja työtarjoukset ovat riippuvaisia hyväksytyistä taustatarkastuksista.

Ennen 1.1.2011 palvelukseen otetut nykyiset työntekijät, jotka hakevat tiettyihin sisäisiin tehtäviin, joutuvat myös käymään taustatarkastuksissa. Rikosoikeudelliseen taustatarkastukseen sisältyy myös ammattilupien seuraamusten tarkistaminen.

Laajuus

Yliopiston on suoritettava taustatarkastus kaikille uusille tiedekunnan ja henkilökunnan jäsenille. Yksittäiset kampukset päättävät, onko määräaikaisten työntekijöiden taustatarkastus suoritettava. Poikkeuksia tehdään seuraaville työntekijäryhmille:

• opettajaksi tai tohtorin tutkinnon jälkeiseen tehtävään nimitetyt, jotka esittävät voimassa olevan kotimaan turvallisuusministeriön myöntämän työluvan (työkelpoisuus on tarkistettava);
• tiedekunnan jäsenet, jotka työskentelevät Oak Ridgen kansallisessa laboratoriossa; ja
• tiedekunnan jäsenet, jotka ovat lisäopettajina ja joilla ei ole palkkaa.

Prosessi

1. Valintakelpoiselta henkilöltä vaaditaan allekirjoitettu valtuutuslomake ennen kuin rikosoikeudellisia taustatietoja voidaan pyytää. Nämä tiedot kerätään hakuprosessin aikana. Jos mahdollinen työntekijä kieltäytyy antamasta tällaista valtuutusta, hän ei voi harkita palvelukseen ottamista.
2. Jos tarkistusta ei voida suorittaa ennen tarjouksen tekemistä, nimityskirjeessä on mainittava, että tarjous peruutetaan tai työsuhde lopetetaan, jos rikollisen taustan tarkistuksen tuloksia ei voida hyväksyä.
3. Lupalomakkeen saatuaan rekrytointitoimisto toimittaa tiedot yliopiston ulkopuoliselle toimittajalle. Rekisteritarkistukset kestävät yleensä 2-3 päivää lainkäyttöalueesta riippuen. Tyypillinen taustaraportti sisältää mm:
   • Social Security Number Verification and Trace
   • County Criminal Record Search
   • Federal Criminal Record Search
   • National Criminal Database Search
   • National Sexual Offender Database Search
   • Motor Vehicle Records Search
   • Professional Licence Sanctions Base

   County Court Search hakee lääninoikeuden tapaustiedot; lääninoikeudessa käsitellyt asiat koskevat osavaltion lakiin kuuluvia asioita. Osavaltion rekisterihakujen yhteydessä haetaan oikeudenkäyntiasiakirjoja osavaltion arkiston, kuten osavaltion poliisin tai muun viraston, tai osavaltion tuomioistuinjärjestelmän kautta. Liittovaltion tuomioistuinten hauissa haetaan liittovaltion tuomioistuinten oikeudenkäyntitietoja Yhdysvaltojen piirituomioistuimista; liittovaltion tuomioistuimissa käsitellyt asiat koskevat Yhdysvaltojen lainsäädäntöä.

4. Hakijoiden on ilmoitettava hakemuksessaan kaikki rikos- ja rikkomustuomiot (lukuun ottamatta vähäisiä liikennerikkomuksia). Tämä koskee myös kaikkia tuomioita, jotka on annettu muulla kuin hakemuksessa ilmoitetulla nimellä. Pidätyksiä, toisin kuin tuomioita, ei pitäisi ottaa huomioon työllistymistarkoituksessa. Hakijat, jotka eivät ilmoita hakemuksessaan kaikkia rikos- tai rikkomustuomioita, voidaan hylätä hakemuksen väärentämisen perusteella.
5. Ennen kuin yliopisto ryhtyy taustaraporttiin perustuviin kielteisiin toimenpiteisiin, se ilmoittaa henkilölle aikeistaan kirjeitse ennen kielteisiä toimenpiteitä. Yliopiston on annettava hakijalle vähintään viisi työpäivää aikaa kiistää ja/tai korjata raportti myyjän kanssa. Yliopiston on saatava myyjältä vahvistus siitä, että raportti on korjattu, ja saatava päivitetty raportti. Yliopiston on toimitettava hakijalle haitallista toimenpidettä edeltävän kirjeen mukana jäljennös kuluttajan oikeuksista FCRA:n nojalla FTC:n määräämällä tavalla. Henkilöstöhallinnolla on nämä lomakkeet saatavilla.
6. Rikostuomion olemassaolo ei automaattisesti sulje pois hakijan kelpoisuutta työhön. Yliopisto tarkastelee jokaista hakijaa tapauskohtaisesti ottaen huomioon rikoksen luonteen ja vakavuuden, tuomion antamisesta kuluneen ajan, hakijan yleisen työhistorian ja sen viran tyypin, johon hakija hakee töitä.
7. Jos yliopisto ryhtyy kielteiseen toimenpiteeseen, yliopiston on annettava henkilölle ilmoitus siitä, että se on evännyt hakijalta työpaikan tai irtisanonut työntekijän taustaraportin sisältämien tietojen perusteella. Henkilöstöhallinnolla on myös nämä lomakkeet saatavilla.
8. Jos henkilöstöhallinto suosittelee hakijan hylkäämistä tai työntekijän irtisanomista ja osasto haluaa jatkaa hakijan palkkaamista tai työntekijän säilyttämistä, osaston on saatava asianomaisen kanslerin tai vararehtorin hyväksyntä.

Vastuualueet

Henkilöstön palkkaamista koskevat päätökset ovat HRO:n ja CBO:n (tai hänen edustajansa) vastuulla. Yleisen lakimiehen toimisto ja/tai järjestelmän henkilöstöhallinto voi tarvittaessa valvoa asiaa. Tiedekunnan palvelukseen ottamista koskevat päätökset tekee rehtori/akateemiset pääjohtajat.

Salaisuus

Taustatietoja on pidettävä luottamuksellisina ja ne on suojattava luvattomalta paljastamiselta. Tietoja ei saa luovuttaa tai muutoin paljastaa kenellekään henkilölle tai virastolle, paitsi henkilöille, joiden on tiedettävä nämä tiedot työhakemusta koskevan päätöksen tekemiseksi. Yliopiston tulee tuhota taustaraportit palvelukseenottoprosessin päätyttyä.

Sormenjälkipohjaiset taustatarkastukset

Tennesseen yliopisto tekee sormenjälkipohjaisia rikollisten taustatarkastuksia Tennessee Bureau of Investigationin ja Federal Bureau of Investigationin kautta vain silloin, kun osavaltion tai liittovaltion laki sitä vaatii (esim. opettajat tai sairaanhoitajat).

Käyttö ja levittäminen. TBI:ltä ja FBI:ltä saatuja rikosrekisteritietoja (”Criminal History Record Information”, CHRI) saa käyttää ainoastaan palvelukseen ottava yksikkö rikosrikkomuksen (-rikkomusten) tarkistamiseen, eikä niitä saa levittää. Tuloksia pidetään luottamuksellisina, ja ne ovat ainoastaan palvelukseen ottavan virkamiehen tai hänen valtuuttamansa henkilön saatavilla. CHRI:tä saa käyttää vain valtuutettu henkilöstö tehtäviensä hoitamisen yhteydessä, eikä sitä saa koskaan luovuttaa yleisölle.

Pidätys ja turvallisuus. Kunkin palvelukseen ottavan yksikön on otettava käyttöön menettelyt sen varmistamiseksi, että CHRI säilytetään turvallisessa paikassa. Alueet, joissa CHRI:tä käsitellään ja käsitellään, on rajattava vain osaston päällikön nimeämälle valtuutetulle henkilöstölle. Alueen on oltava yleisön ja valtuuttamattoman henkilöstön ulottumattomissa. Osastopäällikön on pidettävä luetteloa kaikista työntekijöistä, joilla on pääsy CHRI:iin, jotka voivat käsitellä, levittää ja/tai tuhota niitä.

CHRI:n hävittäminen. Kun CHRI:tä ei enää tarvita, se on hävitettävä polttamalla, silppuamalla tai muilla menetelmillä, jotka tekevät tiedot lukukelvottomiksi. Tietueiden hävittäminen on suoritettava Fiscal Policy FI0120:ssä olevien tietueiden hävittämistä koskevien määräysten mukaisesti.

Väärinkäyttö. Työntekijöihin, jotka käyttävät CHRI:tä muuhun tarkoitukseen kuin mahdollisen työntekijän rikosrekisterin tarkistamiseen, voidaan kohdistaa kurinpitotoimia irtisanomista myöten. CHRI:n tahallinen luovuttaminen sopimattomiin tarkoituksiin voi johtaa myös rikosoikeudelliseen vastuuseen. Jokaisen työntekijän, jolla on tietoa CHRI:n väärinkäytöstä, on välittömästi ilmoitettava rikkomuksesta henkilöstöosastolle tai lakiasiaintoimistoon.

Ohjelmat, joissa on mukana alaikäisiä

Taustatarkistuksia tehdään myös turvallisuussäännön 0575 mukaisesti kaikille työntekijöille tai henkilöille, jotka ovat sopimussuhteessa tai vapaaehtoistyöntekijöinä yliopiston kanssa ja jotka ovat suorassa tekemisissä alaikäisten kanssa tietyissä ohjelmissa.

ALKAIKÄISIÄ KOSKEVIA OHJELMIEN POLITIIKKA