Voittoa tavoittelemattomille yhtiöille myönnetään verovapaa asema, jos IRS ja asianomainen valtion veroviranomainen hyväksyvät sen, mutta saavuttaakseen tämän aseman niiden on luovuttava monista voittoa tavoittelevien yhtiöiden etuoikeuksista.
Tärkeintä on, että säätiön varat ”omistaa” valtio eli yleisö, EIVÄT säätiön perustajat tai jäsenet, ja vaikka säätiö voi valvoa varojen käyttöä niin kauan kuin se noudattaa säätiön tarkoituksenmukaista tarkoitusta, jos säätiö sulkee ovensa, varat siirtyvät valtion täydelliseen valvontaan. Katso lisätietoja artikkelista The Basics of Setting Up Your Own Foundation (Oman säätiön perustamisen perusteet) verkkosivustomme Artikkelit-sivulta.
Säätiö on myös valtion ja julkisen valvonnan alainen, jotta voidaan varmistaa, että säätiö on oikeutettu pysymään verovapaana ja että se palvelee perustamishakemuksessa kuvattua tarkoitusta. On oletettava, että yleisön jäsenillä voi olla pääsy moniin (mutta EI kaikkiin) asiakirjoihin, jos haluaa olla voittoa tavoittelematon järjestö, jolla on valtion myöntämiä veroetuja.
Tässä artikkelissa käsitellään sitä, mitä asiakirjoja yleisö voi tutkia ja mitkä säätiö voi pitää luottamuksellisina.
INTERNAL REVENUE CODE SECTION 61204 (D)
Liittovaltion hallitus on täsmentänyt yksityiskohtaisesti edellä mainitussa säädöksessä yleisön oikeuden saada tutustua säätiön asiakirjoihin, mukaan lukien sen, mitä asiakirjoja ei tarvitse toimittaa, ja useimmat osavaltiot seuraavat liittovaltion esimerkkiä tässä asiassa.
Jos jätit ensimmäisen veroilmoituksesi 13.3.2000 tai sen jälkeen, sovelletaan seuraavia sääntöjä:
1. Vuosi-ilmoitus. Säätiön on maksutta ja pyynnöstä annettava yleisön nähtäväksi jäljennös alkuperäisestä ja muutetusta vuotuisesta ilmoituksestaan. Kolmen vuoden kuluttua ilmoituksen jättämisestä sitä ei enää tarvitse asettaa saataville.
2. Vapautushakemus. Lisäksi yhteisön on asetettava maksutta saataville verovapautushakemuksensa, mukaan lukien kaikki IRS:lle toimitetut todistusasiakirjat, mutta EI kuitenkaan ”julkiselta tarkastukselta pidätettävää aineistoa”, joka on määritelty seuraavasti: ”liikesalaisuudet, patentit, prosessit, tyylit tai laitteet, joiden osalta pyydettiin ja myönnettiin pidättäminen” sekä ”maanpuolustukseen liittyvä aineisto”. Lisäksi
– vapautetun organisaation ei myöskään tarvitse paljastaa asiakirjoja, jotka liittyvät verovapautushakemusten johdosta annettuihin epäedullisiin päätöksiin tai määrityskirjeisiin, tai
– päätöksiin tai määrityskirjeisiin, joilla kumotaan tai muutetaan suotuisaa määrityskirjettä, tai
– teknistä neuvontaa käsitteleviin muistioihin, jotka liittyvät verovapautushakemuksen hylkäämiseen tai suotuisan määrityskirjeen kumoamiseen tai muuttamiseen, tai
– Kaikki IRS:lle toimitetut tai sen antamat kirjeet tai asiakirjat, jotka koskevat sitä, onko ehdotettu tai toteutettu liiketoimi § 503:n mukainen kielletty liiketoimi, tai
– IRS:n ja yhteisön välinen yleinen viestintä, joka voi liittyä sen verovapaaseen asemaan järjestönä, mutta joka ei liity järjestön verovapautushakemukseen.”
Yksiselitteisesti edellä mainitun säännöksen tarkoituksena on antaa yleisölle mahdollisuus tutustua asiakirjoihin, jotka liittyvät suoraan menestyksekkääseen hakemukseen, mutta ei välttämättä antaa yleisölle mahdollisuutta käydä läpi yhteisön ponnistelut aseman saavuttamiseksi tai säilyttämiseksi tai päästä käsiksi liikesalaisuuksiin ja vastaaviin. Yleisön olisi saatava tietää, miksi vapautettu asema saavutettiin; mutta ei yksityiskohtia siitä, miten se saavutettiin, tai yhteisön omistusoikeudellisesta omaisuudesta.
Kaiken yhteisön, joka yhtäkkiä saa tällaisen pyynnön, olisi tarkistettava säännöt varmistaakseen, että kieltäytyminen tai sopimus on viimeisimmän lain mukainen.
TIETOJEN ANTAMISTA KOSKEVAT PRAKTISET ASIAT TIEDONSAANTIA KOSKEVIIN TIEDONSAANTIA KOSKEVIIN PYYNTÖIHIN VASTAANOTTOIHIN
Tutkittavien asiakirjojen olisi oltava yleisön saatavissa organisaation tavanomaisessa toimipaikassa säännöllisinä työaikana. Organisaatiolla voi olla työntekijä läsnä tarkastuksen aikana, mutta tarkastuksen suorittajalla on oltava mahdollisuus tehdä muistiinpanoja ja kopioita maksutta, jos tarkastuksen suorittaja tuo mukanaan omat kopiointivälineensä.
Jos organisaatiolla ei ole varsinaista toimistoa, organisaation on silti asetettava asiakirjat saataville kopiointia varten kahden viikon kuluessa organisaation valitsemaan ”kohtuulliseen paikkaan”. Vaihtoehtoisesti järjestö voi kopioida ja lähettää asiakirjat niitä pyytävälle henkilölle veloituksetta jälleen kahden viikon kuluessa.
VUOSITIETOILMOITUSTEN JA VAPAUTUSHAKEMUSTEN KOPIOINTI
Vapautetun järjestön on myös annettava jäljennös kolmesta viimeisimmästä vuositietoilmoituksestaan ja/tai vapautushakemuksestaan tai niiden jostakin tietystä osiosta tai aikataulusta KAIKILLE henkilöille, jotka pyytävät jäljennöstä joko henkilökohtaisesti tai kirjallisesti järjestön sääntömääräisessä toimistossa. Jos pyyntö esitetään henkilökohtaisesti, jäljennös on toimitettava samana arkipäivänä, jona pyyntö esitetään, jollei poikkeuksellisista olosuhteista muuta johdu. Jos pyyntö lähetetään postitse, se on täytettävä kolmenkymmenen päivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Pyynnön on kuitenkin täytettävä kolme kriteeriä:
1. Pyyntö on osoitettava verovapaan järjestön päätoimipaikkaan
2. Se on lähetettävä postitse tai sähköpostitse, faksilla tai IRS:n hyväksymällä yksityisellä jakelupalvelulla, ja
3. Siinä on annettava osoite, johon asiakirjan jäljennös on lähetettävä.
Jos järjestö haluaa periä maksun tällaisten asiakirjojen kopiointikustannuksista, se voi periä ”kohtuullisen maksun”, joka IRS:n määritelmän mukaan ei saa olla korkeampi kuin IRS:n omien kopiointikustannusten määrä, joka kesäkuussa 2001 oli yksi dollari ensimmäiseltä sivulta ja 15 senttiä jokaiselta muulta sivulta, lisättynä todellisilla postikuluilla. Kolmekymmentä päivää aikaa vastata voi kulua siitä, kun rahat on saatu järjestön pyynnön jälkeen.
Jos järjestö asettaa tiedot ”laajasti saataville”, sen ei tarvitse vastata pyyntöön. ”Laajasti saatavilla” tarkoitetaan julkaisemista internetissä tai vastaavalla tavalla laajalti levitettäväksi.
RANGAISTUKSET ILMOITUSVELVOLLISUUDESTA KIELTÄYTYMISESTÄ
Verohallintoviranomainen (IRS) säätää verrattain ankarat rangaistusseuraamukset organisaatiolle, joka laiminlyö lain noudattamisen.
Vuosi-ilmoitusten julkisen tarkastuksen laiminlyönnistä sakko on kaksikymmentä dollaria jokaiselta määräajan jälkeiseltä päivältä, jona laiminlyönti jatkuu, ja sakko voi olla yhteensä enintään kymmenen tuhatta dollaria.
Vapautushakemuksen julkisen tarkastuksen laiminlyönnistä sakko on kaksikymmentä dollaria jokaiselta päivältä, jona laiminlyönti jatkuu.
Rangaistus tahallisesta laiminlyönnistä sallia yleisön tutustua ilmoitukseen tai vapautushakemukseen on viisituhatta dollaria kultakin ilmoitukselta tai hakemukselta, ja sama rangaistus koskee myös tahallista laiminlyöntiä jäljennösten toimittamisessa.
YHTEENVETO
Keskeinen kysymys, joka tällaisen pyynnön saavan organisaation on kohdattava, on se, ovatko vapautushakemuksen tai vuotuisten ilmoituslomakkeiden tiedot liikesalaisuuksia tai siinä määrin luottamuksellisia, että niitä ei saisi luovuttaa. Tässä vaiheessa pyynnön esittäneen osapuolen kanssa voidaan käydä keskusteluja kyselyn tarkoituksen määrittämiseksi ja sen selvittämiseksi, voidaanko rajoituksesta sopia vapaaehtoisesti. Jos näin ei tapahdu, on otettava välittömästi yhteyttä lakimieheen, jotta IRS voidaan ottaa mukaan keskusteluun ja saada aikaan päätös ennen kuin siitä seuraa rangaistus, sillä ainakin olisi pyrittävä välttämään edellä mainitun ”tahallisen laiminlyönnin” säännöksen aiheuttamat korkeat kustannukset.
Useimmat tietoja pyytävät henkilöt haluavat käyttää niitä omassa hakemuksessaan tai haluavat varmistaa, että säätiö toimii verovapaan tarkoituksensa mukaisesti. Tällaiset ponnistelut, vaikka ne vievätkin säätiöltä aikaa, ovat varmasti tarkoituksenmukaisia, kun otetaan huomioon säätiöiden erityinen verokohtelu, ja tällaisten kohtuullisten pyyntöjen noudattaminen on vain yksi hinta lisää, joka on maksettava verovapauden tuomista eduista.