Alai

Függetlenül attól, hogy egy vagy több száz alkalmazottja van, követnie kell a kifizetésükhöz szükséges hivatalos eljárásokat. Ezeket a bérszámfejtési feladatokat elvégezheti saját maga, vagy kiszervezheti a folyamatot egy professzionális bérszámfejtési szolgáltatásra bízva.

Nem számít, hogy milyen típusú bérszámfejtési szolgáltatást vesz igénybe, nagyon fontos, hogy ne feledje, hogy Ön – mint a vállalkozás tulajdonosa – felelős minden bérszámfejtéssel kapcsolatos dologért. A bérszámfejtés kiszervezése nem veszi el az Ön felelősségét az összes bérszámfejtési adó időben és maradéktalanul történő befizetéséért és bejelentéséért, valamint azért, hogy az alkalmazottaknak pontosan azt fizesse ki, ami jár nekik.

A bérszámfejtés kiszervezésének okai

Figyeljen az Ön idejének költségeire. Vállalkozástulajdonosként az Ön feladata a vállalkozás működtetése, nem pedig a bérszámfejtés. Ha maga próbálja elvégezni a bérszámfejtést, az azt jelenti, hogy más kulcsfontosságú feladatoktól veszi el az idejét, például az ügyfelek felkutatásától vagy a partnerségek kialakításától.

Nem kell aggódnia emiatt. A bérszámfejtőnél mindig van valaki, aki foglalkozik a vállalkozásával, így nem kell aggódnia amiatt, hogy minden alkalmazottat időben kifizessenek, ha úgy dönt, hogy kivesz néhány nap szabadságot.

Ez kevésbé bonyolult. A bérszámfejtési adók bonyolultak, mivel több különböző típusú adót kell beszednie és befizetnie, és sok bonyolult űrlapot kell kitöltenie. Ezek közé tartozik a szövetségi jövedelemadó, az állami jövedelemadó, a társadalombiztosításra és a Medicare-re vonatkozó FICA-adó, valamint a szövetségi és állami munkanélküliségi adó.

Az adók folyamatosan változnak. Minden évben változhatnak az adótörvények, az adókulcsok vagy a jelentések benyújtásának határideje. Egyéni vállalkozásként nehéz mindezen változásokkal lépést tartani, hogy elkerüljük a késedelmes vagy alulfizetés miatti bírságokat és büntetéseket.

Feladatok, amelyeket kiszervezhet

Megkereshet egy bérszámfejtési szolgáltatást, amely segíthet Önnek az alábbi bérszámfejtési feladatok egy részében vagy mindegyikében:

• A bérszámfejtési nyilvántartások vezetése, beleértve a nyomtatványokat és hozzájárulásokat (általában online)
• A bér, a forrásmegvonások és a levonások összegének felhasználása a fizetési csekkek elkészítéséhez
• Elküldi ezeket a fizetési csekkeket a munkavállalóknak, általában közvetlen befizetés útján
• Az éves bér- és adójelentések kiszámítása, W-2 nyomtatvány az alkalmazottak számára és a 1099-MISC nyomtatvány a nem alkalmazottak számára
• A bérszámfejtési adójelentések – például a 941-es nyomtatvány – és a kifizetések benyújtása az IRS-nek és az államoknak
• Egyéb bérszámfejtési feladatok, például a munkanélküliségi adók jelentése és kifizetése
• Egyéb levonások, például egészségügyi vagy nyugdíjbiztosítások, bérlefoglalás és nem alkalmazottak számára történő kifizetések kiküldése

Bérszámfejtő szoftver vs. Bérszámfejtési szolgáltatás

Egy vállalkozás két alapvető módon végezheti a bérszámfejtést:

1. lehetőség: Megteheti saját maga a bérszámfejtési szoftver segítségével. Az online bérszámfejtő szoftveralkalmazások az adószoftverekhez hasonlóan működnek. Adnak egy maroknyi kérést és információt, de Önnek – vagy valakinek a vállalkozásában – minden adatbevitelt el kell végeznie. A szoftvercég kínálhat online támogatást, telefonos, chat- vagy GYIK-támogatást.

2. lehetőség: Kiszervezheti a folyamatot úgy, hogy egy bérszámfejtő szolgáltatásnak adja meg az alkalmazottakra vonatkozó alapvető információkat, és hagyja, hogy ők futtassák a bérszámfejtést, küldjék ki a fizetési csekkeket, végezzék el az összes jelentést, és küldjék ki az összes béradót.

Ezeknél a vállalkozásoknál olyan emberek dolgoznak, akik a bérszámfejtő szoftver segítségével elvégzik a feladatok bármelyikét vagy mindegyikét. Ezeknek a bérszámfejtési szolgáltatásoknak az előnye, hogy közvetlenebb a kapcsolat egy valódi személlyel, aki segíthet a problémákban és a kérdésekben.

Mennyibe kerül egy bérszámfejtési szolgáltatás?

A legtöbb szolgáltatás havi alapon dolgozik, és a kiírt csekkek, benyújtott jelentések és teljesített kifizetések mennyisége alapján számláz. Többet fizetve olyan kiegészítő szolgáltatásokat is kaphat, mint a 1099-esek és a juttatások feldolgozása.

A Patriot Payroll Software például havi 10 dollárt számít fel az alapszolgáltatásért, plusz 4 dollárt alkalmazottanként, és a következő szolgáltatásokat nyújtja:

• Ingyenes szakértői támogatás
• Ingyenes bérszámfejtés beállítása
• Ingyenes közvetlen befizetés
• Ingyenes munkavállalói portál
• Ingyenes munkavállalói integráció
• Korlátlan, testreszabható bérszámfejtés
• NYomtatható W-2-es nyomtatványok
• Az időbeli elhatárolások

Havi 30 dollárért segítenek a W-2-es nyomtatványok kitöltésében, valamint a szövetségi, állami és helyi adók benyújtásában és befizetésében. Az év végi adóbevallásokat is ők végzik.

Kérdések a bérszámfejtés kiszervezése előtt

Amint beszélget a potenciális bérszámfejtő szolgáltatásokkal, olvassa el az értékeléseket, és kérjen referenciákat. Íme néhány kérdés, amit érdemes feltenni:

• Milyen biztonságos a rendszerük? Volt-e már valaha adatvédelmi incidens?
• Milyen gyakran frissíti a rendszerét? Vannak biztonsági mentései adatvesztés vagy rendszerösszeomlás esetére?
• Hogyan követi az adótörvények változásait? Milyen gyakran frissíti adatait az adóváltozások miatt?
• Mióta van jelen a vállalkozásában?
• Hogyan kezeli az ügyfélszolgálatot? Felhívhatom és beszélhetek egy valódi emberrel? Milyen gyorsan reagálnak a sürgős kérésekre?
• Ha javításokat kell tennem, milyen gyorsan tudja ezeket elvégezni?
• Honnan tudom, hogy a jelentések benyújtását és a kifizetéseket az esedékesség előtt teljesíti? Milyen visszaigazolásokat küld nekem?

Ha most kezdi a bérszámfejtést, szánjon egy kis időt arra, hogy elolvassa ezt az áttekintést a bérszámfejtési adórendszer beállításáról. Ezután készítsen egy listát arról, hogy mit hajlandó maga elvégezni, és mit szeretne egy bérszámfejtő szolgáltatással elvégeztetni.