Az e-mail aláírások első pillantásra talán nem tűnnek olyan fontosnak, különösen, ha összehasonlítja őket a cégében zajló egyéb dolgokkal. De ha mélyebben elmélyül, rájön, hogy az e-mail aláírások jelentős szerepet játszanak a marketing, a márkaépítés vagy az ügyfelekkel való jó kapcsolat fenntartása során. Mi több, az ezekhez az e-mail aláírásokhoz hozzáadott kizáró nyilatkozatok megóvhatják Önt a jogi problémáktól is. Ne feledje, hogy még a legjobban megírt e-mail sem tudja elvégezni a feladatát, ha nem elég magabiztos a cég, amellyel kapcsolatban áll, ezért az ügyfél bizalmának elnyerése a vállalat minden alkalmazottjának prioritása kell, hogy legyen. Természetesen egy szép megjelenésű, hasznos információkat tartalmazó e-mail aláírás szép próbálkozás, hogy jó benyomást keltsen. Ha pedig a szép megjelenésű aláírást egy vonzó marketingbannerrel kombinálja, az eredmény felülmúlhatja a várakozásait.
Van néhány követelmény, amelynek minden aláírásnak meg kell felelnie. Elemezzük őket egyenként. Ezek a következők:
- Tiszta, mégis figyelemfelkeltő design
- Mobileszközökkel való kompatibilitás
- Szükséges személyes információk, amelyek nem nyomasztják a címzettet
- Szociális média támogatása
Kisebb kód, több design
Formázási problémák
A weboldalakkal ellentétben az e-mail aláírások többsége nem tartalmaz külső CSS-fájlt vagy stílusrészletet a dokumentum HEAD részében. A CSS alapvetően egy olyan réteg, amely leírja, hogy a HTML kódot hogyan kell megjeleníteni – milyen színekkel, betűméretekkel/betűtípusokkal és így tovább. Még ha az e-mail aláírások tartalmaznának is külső CSS-t, ez nem működne, mivel egyes e-mail kliensek teljesen figyelmen kívül hagyják a CSS-t. A megbízható eredmények elérésének legjobb módja, ha a lehető legkevesebb HTML-konténert használja, és a CSS-szabályait minden konténeren belül helyezi el (a style attribútum segítségével). Ne várd el, hogy a belső konténerek örököljék a formázási szabályokat a szabadalmaiktól – egyszerűen határozd meg ezeket a szabályokat közvetlenül. Ha például táblázatokról van szó, a szövegformázási szabályokat a <TD> elemen belül helyezze el, és eszébe se jusson a <P> tag beillesztése. Először is, erre egyáltalán nincs szükség (hogy az aláírásodat ok nélkül túl bonyolulttá tedd). Másodszor, egyes e-mail kliensek (különösen az Outlook kliensek) “elfelejthetik” a TD elemben használt szövegformázást, így a tartalom formázatlan marad, és alapértelmezett betűtípusokkal (pl. Times New Roman) jelenik meg – tehát ezt semmiképpen sem akarja elérni. Az alábbi képernyőképen látható, hogy az aláírás betűtípusa Times New Romanra változott egy válasz elküldése után.
Az aláírás megalkotásakor tartsa szem előtt, hogy az Outlook vagy más levelezőprogramok különböző verziói is támogatnak vagy nem támogatnak bizonyos alapvető CSS/HTML-attribútumokat. Itt egy jó hely, ahol megtudhatod, hogy mely attribútumokat ismerik fel.
A másik dolog, hogy az aláírásodat kézzel vagy egy erre a célra optimalizált szerkesztővel kell megírnod – a legtöbb WYSIWYG-szerkesztő (különösen az Outlook és a Word) nem hivatalos CSS- és HTML-kódot ad hozzá, ami miatt az aláírásod tökéletesen megjelenik náluk, a többi e-mail kliens számára viszont összetörik. Más szóval, az aláírás tartalmának másolása a Wordből nem jó ötlet – ez egy remek dokumentumszerkesztő, de határozottan nem az e-mail aláírások létrehozására készült eszköz.
Szignók legalább két oszlopban
Az aláírás elkészítéséhez két legjobb megközelítés létezik, attól függően, hogy milyen típust választott. Szélesebb vagy fejlettebb elrendezések esetén a legjobb eredményeket HTML táblázatokkal érheti el. A régi jó táblázatok lehetővé teszik, hogy megbízható és konzisztens elrendezést kapjon szó szerint bármilyen platformon. Ennek oka, hogy nem sokféleképpen értelmezhetők, ellentétben a <DIV> konténerekkel. Valójában a legtöbb e-mail kliens nem kezeli megfelelően a HTML konténerek float tulajdonságát, így a teljes tartalom törött marad. Ráadásul ne feledjük, hogy minden e-mail kliens beledugja az orrát a HTML kódba (az üzenetek megválaszolásakor vagy továbbításakor), így a forráskód tiszta, mint a sár.
A legjobb, ha már az elején elkerüljük ezeket a következményeket. Számos olyan helyzetet láttunk, amikor a felhasználók azt akarták, hogy egy táblázat első sora két oszlopból, a második pedig két összevont oszlopból álljon. A legtöbb esetben a cellák nem a kívánt méretűek voltak. A legjobb megoldás az lenne, ha két táblázatot hozna létre egymás után, mint az alábbi képen.
Az utolsó dolog, amit itt meg szeretnénk említeni, hogy nem szabad 600 pixelnél szélesebb táblázatokat használni, mivel ez egyes eszközökön az egész e-mail nagyítását okozhatja (erről később még beszélünk).
Aláírás csak egy oszlopban
Egy másik megközelítés akkor alkalmazható, ha az aláírás egymás alatt megjelenő elemekből áll. Ilyen esetben jobb, ha csak egy tárolónál marad – tulajdonképpen egy bekezdés is elég lehet. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy az aláírás egyes részeit nem formázhatja másképp – ehhez egyszerűen használja a <SPAN> címkéket. Ha pedig meg akarod szakítani a sort, mindig használd a <BR> taget, ahelyett, hogy új bekezdést hoznál létre. Ehhez a legtöbb WYSIWYG-szerkesztőben (beleértve a CodeTwo termékekben használtakat is) egyszerűen nyomja le a Shift+Enter billentyűkombinációt. Egy ilyen alapvető HTML-szintaxis használatával az e-mail aláírásod a legjobb megjelenést érheted el, mobileszközökön is, teljesen out of the box és a médiakérdésekkel való babrálás nélkül. Ha azonban egynél több bekezdést kell használnia, ne felejtse el egyértelműen meghatározni a bekezdések margóit és kitöltéseit. Ellenkező esetben nem kívánt (csökkentett/nagyított) hézagokkal találkozhat közöttük. Végül az egyetlen probléma akkor merülhet fel, ha meglehetősen széles képet illeszt be (de ne aggódjon, ezzel a cikk későbbi részében már foglalkoztunk).
Mobileszközök támogatása
Mélyebbre ássunk a mobileszközök támogatását illetően. A csak asztali számítógépeken olvasható e-mailek kora már lejárt. Az e-mailek több mint felét mobileszközökön – telefonokon és táblagépeken – nyitják meg. Az e-mail aláírások többsége nincs mobil platformokra optimalizálva, és valóban problémákat okozhat a teljes e-mail megjelenítésében. A probléma megértésének kulcsa az a tudat, hogy a mobileszközök gyártói tökéletesen tisztában vannak az ilyen jellegű problémákkal, mégis a megoldásaik ezekre a problémákra mind eltérőek. Ugyanaz az üzenet és aláírás a mobil operációs rendszertől függően eltérő módon jelenhet meg. Mindezeket a megoldásokat azonban csak abban az esetben alkalmazzák, ha az e-mail tartalma valamilyen korlátozás miatt nem jeleníthető meg normálisan. Ha például az aláírás szélesebb, mint a képernyő szélessége, a mobiltelefon elrejtheti az aláírás egy részét, vagy kinagyíthatja az egész üzenetet, hogy az teljes szélességében jelenjen meg. Az igazi megoldás azonban az, ha az aláírást úgy tervezzük meg, hogy az e-mail kliensnek ne kelljen ilyen kiegészítő megoldásokat alkalmaznia az üzenet megfelelő megjelenítéséhez.
Ezért az aláírást a lehető legszűkebbre kell szabni, és nem szabad fix méreteket használni, kivéve, ha azok valóban szükségesek. Azt is fontolja meg, hogy mi a legjobb – a szavak becsomagolása és a megfelelő betűméret megtartása (alapértelmezett viselkedés), vagy a becsomagolás megakadályozása és az üzenet kicsinyítése (hozzáadhatja a white-space: nowrap CSS tulajdonságot).
Ha egy banner vagy egy széles kép hozzáadására kerül sor, észreveheti, hogy ez a kép is kicsinyítheti az üzenetet, akárcsak egy széles táblázat. Ezért fontolja meg a max-width: 100% CSS tulajdonság használatát, hogy automatikusan méretezze ezt a képet – a mobil e-mail kliense olyan széles marad, amilyen széles a képernyője.
Mellett néhány e-mail kliens nem teszi lehetővé a kívánt méretnél kisebb szöveg megjelenítését. Ez megkerülhető (mint ebben a cikkben az iOS-eszközök esetében), de mielőtt ezzel próbálkozna, győződjön meg róla, hogy erre valóban szüksége van. Egy másik gyakori hiba, hogy az aláírás szövege (különösen ott, ahol a jogi nyilatkozat van elhelyezve) átfedésben jelenik meg. Ennek oka a rosszul használt line-height tulajdonság – ugyanazok az értékek, amelyek tökéletesen illeszkednek az asztali gépen, egyszerűen nem igazodnak a mobileszközökhöz. Valójában ebben a konkrét esetben úgy tűnik, hogy a jobb a jó ellensége, és azt javasoljuk, hogy ne használja ezt a tulajdonságot, mivel az alapértelmezett beállítások egyszerűen tökéletesen ellátják a feladatukat.
A fent említett problémák azonban csak a HTML típusú üzenetekre vonatkoznak, míg a legtöbb mobileszköz ehelyett a Plain Text formátumot használja (így az e-maileket csak formázatlan szöveggel bélyegzik). Néhány ilyen eszköz esetében nincs lehetőség az üzenet HTML-be való konvertálására. Szerencsére néhány harmadik féltől származó megoldás (például a CodeTwo Email Signatures for Office 365 vagy a CodeTwo Exchange Rules Pro) rendelkezik ezzel a beépített funkcióval, így akkor is kihasználhatja a HTML-aláírás minden előnyét, ha az e-mailt Plain Text formátumban küldte.
A jól kiszolgált információ jobb ízű
Egyértelmű, hogy az aláírásba foglalt tartalomnak megfelelőnek kell lennie – a címzettnek nem lehet az a benyomása, hogy valamilyen információ hiányzik a cégéről. Másrészt az aláírás nem lehet nyomasztó. Végül is az e-mailben található tényleges üzenet sokkal fontosabb, mint maga az aláírás.
Ezt figyelembe véve feltételezhetjük, hogy minden aláírásnak minden egyes felhasználóra személyre szabottnak kell lennie, ugyanakkor meg kell őriznie egy közös designt, hogy a címzett tudja, hogy az e-mailek ugyanattól a cégtől származnak. Az aláírások személyenkénti kézbesítésének több módja is van. A legegyszerűbb és legbiztonságosabb megoldás a központosított e-mail-kezelést lehetővé tevő megoldások használata (mint például a CodeTwo Email Signatures for Office 365 vagy a CodeTwo Exchange Rules Pro), ahol felhasználhatja az Office 365 bérlőből vagy a helyi Active Directoryból gyűjtött információkat. Ha nem rendelkezik ilyen környezettel, az igazi szűk keresztmetszetet jelenthet, mivel nincs olyan forrás, ahonnan a felhasználók adatait megkaphatná, és a csoportházirend-objektumokon keresztül történő aláírás nem működik egyes platformokon. Ez tehát hatalmas fejfájást okozhat.
Ezek mellett figyelembe kell vennie, hogy egyes felhasználók esetében előfordulhat, hogy bizonyos személyes adatok nem kerülnek kitöltésre. Például egy távolról dolgozó személy esetében előfordulhat, hogy nem adják meg a közvetlen telefonszámát. Ahelyett, hogy tucatnyi aláírást hozna létre az Active Directory egyes attribútumaival / azok nélkül, használhatja a CodeTwo szoftverben elérhető RT címkéket, amelyek elrejtik az aláírás egyes részeit, ha az adatok hiányoznak az AD / Office 365-ből.
Azért, hogy a design vonzóbbá váljon, használjon különböző betűméreteket és betűcsaládokat, valamint különböző színeket. Nem használhat azonban olyan betűtípusokat, amelyek alapértelmezés szerint nincsenek telepítve – helyette egy csúnya alternatíva jelenhet meg. És meg se próbálkozzon nevetséges betűcsaládok, például Comic Sans vagy ordító színek használatával. Ellenkező esetben az ügyfelei elszaladnak, és elmondják az üzleti partnereiknek, hogy az Ön cégének a legrosszabb aláírásai vannak a weben. Az alábbiakban egy jól megtervezett e-mail aláírás példája látható.
Végül, de nem utolsósorban – csak olyan általános képformátumokat használjon, mint a JPEG vagy a PNG, és vagy méretezze át őket a kívánt méretre, mielőtt elhelyezi őket az aláírásába, vagy méretezze le őket HTML és CSS segítségével.
A közösségi média közelebb hozza az ügyfelekhez
Most a közösségi média platformok az egyik legjobb hely arra, hogy javítsa az imázsát a weben. Miért ne tudatná tehát ügyfeleivel, hogy ott hivatalos profilokat hozott létre? Jó megoldás lehet egy kis ikon elhelyezése a kívánt közösségi médiaplatform logójával, amely közvetlenül az Ön profiljára mutat. Természetesen annyi közösségi média linket illeszthet be az e-mail aláírásába, amennyit csak akar. A központi e-mail-kezelő eszközökben elérhető néhány szerkesztő sokkal egyszerűbbé teheti ezt a folyamatot, mint a linkek ikonokkal való kézi kombinálása. Ráadásul lehetővé teszik a felhasználók (például az Active Directoryban tárolt) adatainak felhasználását is a szükséges linkek létrehozásához. Ezért nem csak a vállalat közös profiljához, hanem a kiválasztott közösségi platformokon lévő különálló felhasználói fiókokhoz is adhat linket.
A közösségi médiaplatformok ikonjainak hiperlinkelésénél azonban ügyeljen arra, hogy a kép PNG vagy JPG formátumot használjon, és hogy magára a képre a border=0 attribútumot alkalmazza. Ellenkező esetben egy nem kívánt kék keret jelenhet meg az egész kép körül.
Azt is jó ötlet, ha egy kattintható bannerrel egészíti ki az aláírását, amely az eseményére vagy tevékenységére hivatkozik, és amelyet később megoszthat az ügyfelei között. Így szinte minden erőfeszítés nélkül népszerűsítheti cégének co fontos marketingakcióit.
Összefoglalva, most már tudnia kell, hogyan tervezzen egy jó e-mail aláírást, és hogy az még mobil platformokon is egységes legyen, anélkül, hogy az üzenet kinagyítása miatt rendkívül kicsi szöveget kellene olvasnia, ami igazi kínszenvedés lehet. A lényeg, hogy a tervezés a lehető legegyszerűbb legyen, és a jó öreg módszereket használd ahelyett, hogy fejlett CSS-kódokkal bíbelődnél, amelyeket az e-mail kliensek egyszerűen figyelmen kívül hagyhatnak. Alapvetően kétféle aláírástípust érdemes használni: a vízszintes, egy HTML-táblázatban elhelyezett, mégsem túl széleset, és a függőlegeset, amely egymás alatt jeleníti meg a részleteket.
Ha az ügyfeleknek küldött e-mailek aláírásainak hozzáadásáról van szó, a központosított e-mail aláírási megoldások használata a legjobb megoldás. Ezek a megoldások ugyanis az Active Directoryban vagy az Office 365-ben tárolt személyes adatokat kihasználva az egyes felhasználók számára egyedi aláírásokat hozhatnak létre, vagy akár személyre szabott közösségi média linkeket is beilleszthetnek. Egy másik fontos dolog, amit ki kell emelni, hogy ezekkel a megoldásokkal könnyedén készíthet bannereket, amelyekkel a címzetteket tájékoztathatja a fontos vállalati eseményekről.
Ne habozzon, próbálja ki ingyenesen a CodeTwo Email Signatures for Office 365 és a CodeTwo Exchange Rules Pro megoldásokat, és használja ki a WYSIWYG szerkesztőiket, hogy egységes és jól kinéző e-mail aláírást hozzon létre.