Az üzleti és digitális világban gyakran halljuk a hard copy és soft copy kifejezéseket. Mindkettőnek valójában egy közös célja van, mégpedig az írott anyagok és adatok bemutatása vagy tárolása. A különbségek ismerete talán nem sokat változtat a fogalmak megítélésén, de biztosan tisztáz néhány kérdést, ami felmerülhet.
Meghatározások
Kemény másolat
A kemény másolat bármely hordozó közvetlen használatra alkalmas fizikai tartós sokszorosítása nyomtatás útján. Ha magát a “hard copy” kifejezést vesszük, akkor egy kis leírást kapunk arról, hogy megfogható, megtekinthető és kézzelfogható. Más szóval olyan nyomtatott adat, amelyet az ember kézbe vehet és elolvashat. Fő célja az, hogy az adatokról fizikai formában legyen egy nyilvántartásunk, amelyet biztonságosan tárolhatunk arra az esetre, ha a tárolóeszközünk valamilyen módon összeomlana vagy megsérülne.
A nyomtatott példányok példái a nyomtatott könyvek, magazinok, újságok, képregények és egyéb dokumentumok.
Lágymásolat
A lágymásolat, ellentétben a papírmásolattal, a nyomtatás nélküli digitális dokumentumfájl. Általában bizonyos szoftverek, például szövegszerkesztő programok, adatbázis-programok, prezentációs szoftverek vagy bármely más program, amely meg tudja nyitni a dokumentum kiterjesztésű fájlját, megtekintik. Egyik célja, hogy az e-mail és más, fájlátvitelt támogató weboldalak segítségével könnyebbé tegye a fájlok átvitelét akár nagy távolságokon keresztül is. USB-meghajtók is használhatók e fájlok átvitelére, ha nincs elérhető hálózat (internet vagy helyi) a közelben.
A lágymásolat egyik előnye, hogy nincs szükség papírra, tintára és nyomtatóra. Emellett a másolás egyszerű feladat, mindössze néhány másodperc alatt 10 azonos másolatot készíthet az eredeti adatokról.
Kemény másolat vs. lágy másolat
Mi a különbség a kemény és a lágy másolat között? A fő különbség tulajdonképpen a megjelenésükben és a megjelenítési módjukban van. A nyomtatott másolat esetében szó szerint megérintheti és kézbe veheti az adatállomány reprodukcióját, míg a lágy másolat esetében csak szerkesztheti az adatállományt (feltéve, hogy a fájl szerkeszthető) és megtekintheti azt egy monitoron vagy képernyőn keresztül.
Mindegyiknek megvannak az előnyei, de sajnos vannak hátrányai is, beleértve a költségeket. A mondjuk 20 oldalas életrajz nyomtatott másolata többe kerül, egyszerűen azért, mert tintát és papírt használt, míg a dokumentumfájl lágy másolata csak tárhelyköltséget jelent. A hordozhatóság is szóba kerül, amikor 1000 oldalnyi dokumentum hordozásáról beszélünk. Képzelje el, hogy egy 1000 szavas nyomtatott dokumentumfájlt és egy kis USB-sticket is magával cipel. Bár a legtöbb előnyt a lágymásolat jelentheti, azt is figyelembe kell vennie, hogy milyen előnyökkel jár, ha valóban olvashat egy könyvet, miközben a kezében tartja és oldalról oldalra lapozgatja.
Összefoglalva tehát, a keménymásolat a dokumentum nyomtatott vagy fizikai másolata, míg a lágymásolat gyakorlatilag a dokumentum merevlemezen vagy más tárolóeszközökön tárolt másolata.
Összehasonlító táblázat
| Kemény másolat | Lágy másolat |
| drágább | kevesebb drágább |
| Hordozhatósági problémák | Nincs hordozhatósági probléma |
| Kisebb az esélye annak, hogy megmaradjon egy nagyon | Nagyon hosszú ideig megőrizhető |
| Fizikai jellegű | Logikai jellegű |
| Szerkesztés/manipulálás nehezebb | Szerkesztés/manipulálás könnyebb |