Az MCCCD beszerzési eljárási kézikönyve szerint:
A. A “jogosulatlan beszerzés” olyan megállapodás, kötelezettségvállalás vagy megrendelés árukra vagy szolgáltatásokra, illetve a meglévő szerződés módosítása olyan személy által, aki nem rendelkezik kifejezett írásos felhatalmazással az MCCCD-t kötő beszerzési jogkörökre. Ez magában foglalja a meglévő szerződések módosításait is, amelyeket olyan személyek hajtanak végre, akik nem rendelkeznek átruházott beszerzési hatáskörrel. A jogosulatlan beszerzések nem kötik az MCCCD-t, és a szállítót fel lehet szólítani, hogy kérjen fizetést a munkavállalótól.
B. A jogosulatlan beszerzések közé tartozik:
- Megrendelés leadása jóváhagyott beszerzési rendelés nélkül.
- Megrendelés leadása akár az igénylés benyújtása előtt, akár azt követően abban a feltételezésben, hogy a beszerzési rendelést jóváhagyták vagy jóvá fogják hagyni.
- A Blanket Purchase Order engedélyezett összegének túllépése.
- A szállító kényszerítése egy megrendelés kezdeményezésére azzal az ígérettel, hogy a rendelést hamarosan megkapja.
- Személyes pénzeszközök felhasználása olyan áruk vagy szolgáltatások beszerzésére, amelyekhez általában a beszerzés bevonása szükséges a verseny biztosítása, az egyedüli forrás jóváhagyása vagy az MCCCD politikájának és eljárásának való egyéb megfelelés érdekében, azzal a szándékkal, hogy személyes visszatérítést kérjen.
MCCCD beszerzési eljárási kézikönyv
Elismerés jogosulatlan vásárláshoz:
- A szervezeti egység/beszerző kitölti a jogosulatlan beszerzési űrlapot és csatolja az árajánlatot/számlát
- A szervezeti egység/beszerző továbbítja a jogosulatlan beszerzési űrlapot aláírásra – Felügyelő, Alelnök és pénzügyi igazgató
- A főosztály/beszerző beolvassa a jóváhagyott jogosulatlan beszerzési űrlapot
- A főosztály/beszerző FMS igénylést készít a jogosulatlan beszerzéshez, és csatolja a jóváhagyott jogosulatlan beszerzési űrlapot és a számlát/idézetet
- A pénzügyi szolgálat felülvizsgálja és meghatározza, hogy szükséges-e további beszerzési képzés
- A pénzügyi szolgálat megrendelést készít a jogosulatlan beszerzés kifizetésére
.