Alai

Az egyetem, az alkalmazottak, a diákok és a látogatók védelme érdekében az UT minden rendes oktatói és alkalmazotti pozíció esetében elvégzi a foglalkoztatás előtti háttérellenőrzést.

A sikeres pályázók esetében az állásajánlat megtétele előtt háttérellenőrzést végeznek, és az ajánlatok a sikeres háttérellenőrzéstől függnek.

A 2011. január 1-je előtt felvett és bizonyos belső pozíciókra pályázó jelenlegi alkalmazottaknak is át kell esniük háttérellenőrzésen. Ezek közé a pozíciók közé tartoznak a biztonsággal, pénzügyekkel, gyermekekkel vagy az épületek főkulcsainak használatával foglalkozó pozíciók.

TOVÁBB A Háttérellenőrzésekről

Háttérellenőrzési irányelvek

Bevezetés

Az egyetem, az alkalmazottak, a hallgatók és a látogatók védelme érdekében az egyetem büntetőjogi háttérellenőrzést végez, mielőtt állásajánlatot tesz bármely oktatói vagy alkalmazotti pozícióra. Ez a büntetőjogi háttérellenőrzés a szakmai engedélyek szankcióinak felülvizsgálatát is magában foglalja.

Körzet

Az Egyetemnek minden új oktató és alkalmazott esetében háttérellenőrzést kell végeznie. Az egyes kampuszok határozzák meg, hogy elvégzik-e a háttérellenőrzést a határozott idejű alkalmazottak esetében. Kivételt képeznek az alkalmazottak következő kategóriái:

• kari vagy posztdoktori kinevezésre jelentkezők, akik a Belbiztonsági Minisztériumtól kapott érvényes munkavállalási engedélyt mutatnak be (a munkavállalási jogosultságot ellenőrizni kell);
• az Oak Ridge Nemzeti Laboratóriumban foglalkoztatott oktatók; és
• az adjunktusi, nulla fizetéssel rendelkező oktatók.

Folyamat

1. A bűnügyi háttérinformációk bekérése előtt a döntőbe jutott személytől aláírt felhatalmazó űrlap szükséges. Ezt az információt a jelentkezési folyamat során gyűjtik be. Ha a leendő munkavállaló megtagadja az ilyen felhatalmazás megadását, az illető nem vehető figyelembe a foglalkoztatásra.
2. Ha az ellenőrzés nem végezhető el az ajánlat megtétele előtt, a kinevezési levélben fel kell tüntetni, hogy az ajánlatot visszavonják vagy a foglalkoztatást megszüntetik, ha a bűnügyi háttérellenőrzés eredményei nem elfogadhatóak.
3. A felhatalmazási űrlap beérkezése után a Toborzási Iroda továbbítja az információkat az Egyetem külső szállítójának. Az iratellenőrzések általában 2-3 napot vesznek igénybe a joghatóságtól függően. Egy tipikus háttérjelentés tartalmazza a következőket:
   • Társadalombiztosítási szám ellenőrzése és lenyomozása
   • Megyei bűnügyi nyilvántartás keresése
   • Szövetségi bűnügyi nyilvántartás keresése
   • Nemzeti bűnügyi adatbázis keresése
   • Nemzeti szexuális bűnözői adatbázis keresése
   • Motor Vehicle Records Search
   • Professional License Sanctions Base

   Megyei bírósági keresések megyei bírósági ügyiratokat keresnek; a megyei bíróságon kezelt ügyek állami jogügyeket érintenek. Az állami nyilvántartási keresések során a bírósági nyilvántartásokat egy állami tárolóhelyen, például az állami rendőrségen vagy más ügynökségen, vagy az állami bírósági rendszeren keresztül keresik le. A szövetségi bírósági keresések az Egyesült Államok kerületi bíróságainak szövetségi bírósági ügyiratait keresik; a szövetségi bíróságok által kezelt ügyek az Egyesült Államok jogát érintik.

4. A kérelmezőknek a kérelmükben fel kell tüntetniük minden bűntett és vétség miatt hozott ítéletet (kivéve a kisebb közlekedési szabálysértéseket). Ez magában foglalja az összes olyan ítéletet, amelyet a kérelemben megadott névtől eltérő néven hoztak. A letartóztatások, szemben az elítélésekkel, nem vehetők figyelembe a foglalkoztatás szempontjából. Azok a pályázók, akik a pályázatban nem adnak meg minden bűntett vagy vétség miatt hozott ítéletet, a pályázat meghamisítása miatt kizárhatók az álláspályázatból.
5. A háttérjelentésen alapuló bármilyen hátrányos intézkedés meghozatala előtt az Egyetem egy, a hátrányos intézkedést megelőző levélben tájékoztatja az érintettet a szándékáról. Az Egyetemnek legalább öt munkanapos határidőt kell biztosítania a jelentkező számára, hogy vitassa és/vagy kijavíttassa a jelentést az eladóval. Az egyetemnek visszaigazolást kell kapnia a szállítótól arról, hogy a jelentést kijavították, és meg kell kapnia a frissített jelentést. Az egyetemnek a kedvezőtlen intézkedést megelőző levéllel együtt át kell adnia a kérelmezőnek a fogyasztó FCRA szerinti jogairól szóló, az FTC által előírt másolatot. A humánerőforrás-osztályon rendelkezésre állnak ezek a nyomtatványok.
6. A büntetőítélet megléte nem zárja ki automatikusan a jelöltet a foglalkoztatásra való alkalmasságból. Az Egyetem minden egyes pályázót eseti alapon vizsgál meg, figyelembe véve a bűncselekmény jellegét és súlyosságát, az elítélés óta eltelt időt, a pályázó általános munkatörténetét, valamint annak a munkakörnek a típusát, amelyre a pályázó állást kér.
7. Ha az Egyetem folytatja a hátrányos intézkedést, az Egyetemnek értesítenie kell az érintettet arról, hogy a háttérjelentésben szereplő információk alapján megtagadta a pályázótól az állást, vagy felmondott a munkavállalónak. A Humán Erőforrás szintén rendelkezik ezekkel a nyomtatványokkal.
8. Ha a Humán Erőforrás azt javasolja, hogy a pályázót zárják ki a kiválasztásból, vagy a munkavállalót szüntessék meg, és a Tanszék folytatni kívánja a pályázó felvételét vagy a munkavállaló megtartását, a Tanszéknek be kell szereznie a megfelelő kancellár vagy alelnök jóváhagyását.

Feladatok

A személyzet felvételével kapcsolatos döntések a HRO és a CBO (vagy képviselője) hatáskörébe tartoznak. A fő jogtanácsos hivatala és/vagy a rendszer HR-je szükség esetén felügyeletet gyakorolhat. A kari felvételekkel kapcsolatos döntéseket a provosztus/akadémiai főtisztviselők hozzák meg.

Titoktartás

A háttérinformációkat bizalmasnak kell tekinteni és védeni kell a jogosulatlan nyilvánosságra hozatal ellen. Az információkat nem szabad kiadni vagy más módon nyilvánosságra hozni semmilyen személynek vagy ügynökségnek, kivéve azokat a személyeket, akiknek ismerniük kell ezeket az információkat az álláspályázattal kapcsolatos döntés meghozatalához. Az Egyetemnek a felvételi eljárás befejeztével meg kell semmisítenie a háttérjelentéseket.

Ujjlenyomat alapú háttérellenőrzés

A Tennessee Egyetem csak akkor végez ujjlenyomat alapú bűnügyi háttérellenőrzést a Tennessee Bureau of Investigation és a Federal Bureau of Investigation segítségével, ha azt állami vagy szövetségi törvények előírják (pl. tanárok vagy ápolók esetében).

Használat és terjesztés. A TBI-tól és az FBI-tól kapott bűnügyi nyilvántartási információkat (“CHRI”) kizárólag a felvételi osztály használhatja fel a büntetőjogi jogsértés(ek) ellenőrzésére, és nem terjeszthető. Az eredmények bizalmasnak tekintendők, és csak a felvételt végző tisztviselő vagy megbízottja számára hozzáférhetőek. A CHRI-hez csak az arra felhatalmazott személyzet férhet hozzá feladataik ellátása során, és az soha nem kerülhet nyilvánosságra.

Megőrzés és biztonság. Minden felvételt végző szervezeti egységnek eljárásokat kell elfogadnia annak biztosítására, hogy a CHRI-t biztonságos helyen tárolják. Azokat a területeket, ahol a CHRI-t feldolgozzák és kezelik, az osztályvezető által meghatározott, erre felhatalmazott személyzetre kell korlátozni. A területet a nyilvánosság és az illetéktelen személyzet nem láthatja. A főosztályvezetőnek listát kell vezetnie minden olyan alkalmazottról, aki hozzáféréssel rendelkezik a CHRI-hez, feldolgozhatja, terjesztheti és/vagy megsemmisítheti azt.

A CHRI megsemmisítése. Ha a CHRI-re már nincs szükség, azt égetéssel, aprítással vagy más, az információt olvashatatlanná tevő módszerrel meg kell semmisíteni. A nyilvántartások megsemmisítését a FI0120 költségvetési szabályzatban található, a nyilvántartások megsemmisítésére vonatkozó rendelkezésekkel összhangban kell elvégezni.

Használtatás. Azokat az alkalmazottakat, akik a CHRI-t más célra használják, mint a leendő alkalmazottak bűnügyi nyilvántartásának ellenőrzésére, fegyelmi eljárás alá vonják, beleértve a felmondást is. A CHRI szándékos, nem megfelelő célú közzététele büntetőjogi felelősségre vonást is eredményezhet. Bármely alkalmazott, akinek tudomása van a CHRI-vel való visszaélésről, köteles haladéktalanul jelenteni a jogsértést a Humánerőforrás Osztálynak vagy a Jogtanácsosi Hivatalnak.

Kiskorúakat érintő programok

A 0575-ös biztonsági szabályzatnak megfelelően háttérellenőrzést végeznek minden olyan alkalmazott vagy az Egyetemmel szerződéses vagy önkéntes pozícióban lévő személy esetében is, aki bizonyos programok révén közvetlen kapcsolatba kerül kiskorúakkal.

KISKORÚAKAT KEZELŐ PROGRAMOK POLITIKA