A hivatalos közvetítésnek 6 lépése van; 1) bevezető megjegyzések, 2) a probléma ismertetése a felek részéről, 3) információgyűjtési idő, 4) a problémák azonosítása, 5) alkudozás és lehetőségek generálása, 6) megállapodás elérése.
Bevezető megjegyzések
A közvetítő megvárja, amíg mindkét fél jelen van, majd bemutatkozik. A fizikai környezetet ellenőrzi, hogy egyik fél se érezze magát fenyegetve. A legtöbb közvetítő megkéri, hogy ha gyermekek vannak jelen, várjanak kint. A közvetítő ezután nyitóbeszédet tart. Ez felvázolja a résztvevők szerepét, és demonstrálja a közvetítő semlegességét. Egyes közvetítők megjegyzéseket tesznek arról, hogy szerintük mi a kérdés, és megerősítik az ügy adatait, ha a beadványokat előzetesen benyújtották. Ezután a közvetítő meghatározza a protokollt, és kijelöli az eljárás időkeretét. Sor kerül a közvetítési irányelvek áttekintésére, és a közvetítő röviden összefoglalja, hogy mi az, amit kérdésként hallott.
A bevezető megjegyzések során a nyitóbeszédben meghatározzák a közvetítés alapszabályait. Ezek az alapszabályok segítik a közvetítés zökkenőmentes lefolyását. A közvetítő általában azt kéri, hogy ha ügyvédek vannak jelen, akkor tanácskozhatnak, de az ügyfeleknek maguknak kell beszélniük. A felek nem szakíthatják félbe egymást; a közvetítő minden félnek lehetőséget ad arra, hogy teljes mértékben elmondja a saját oldalát.
A probléma kifejtése a felek részéről
A nyitóbeszéd után a közvetítő mindkét félnek lehetőséget ad arra, hogy megszakítás nélkül elmondja a saját történetét. Leggyakrabban az a személy kezd, aki a közvetítői ülést kérte. A nyilatkozat nem feltétlenül a tények felsorolását jelenti, hanem azt a célt szolgálja, hogy a felek lehetőséget kapjanak arra, hogy a saját fejükben megfogalmazzák a kérdéseket, és hogy a közvetítő több információt kapjon az egyes felek érzelmi állapotáról. Ha jelen vannak ügyvédek, akik az első nyilatkozatot teszik, a közvetítő ezután felkéri az ügyfelet, hogy szintén tegyen nyilatkozatot. A probléma kifejtése mögött álló indoklás nem az igazság keresése; ez csak egy módja annak, hogy segítse a probléma megoldását.
Információgyűjtés
A közvetítő nyílt végű kérdéseket tesz fel a feleknek, hogy eljusson az érzelmi alaphangokhoz. A közvetítő visszamondhatja a feleknek a legfontosabb gondolatokat, és gyakran összefoglalja azokat. Ez segít a közvetítőnek a felek közötti kapcsolat kialakításában, különösen, ha facilitatív stílust alkalmaz.
Problémaazonosítás
Ez más szegmensek része is lehet. A közvetítő megpróbál közös célokat találni a felek között. A közvetítő kitalálja, hogy melyek azok a problémák, amelyeket képes lesz rendezni, vagy amelyek elsőként rendeződnek.
Egyezkedés és lehetőségek generálása / megállapodás elérése
A lehetőségek kidolgozásának módszerei lehetnek csoportfolyamatok, vitacsoportok vagy alcsoportok, hipotetikus, hihető forgatókönyvek kidolgozása, vagy a közvetítő javaslata, amikor a közvetítő letesz egy javaslatot az asztalra, és a felek felváltva módosítják azt. A leggyakrabban alkalmazott módszer azonban a caucus.
Amikor a résztvevők elkötelezettek a tárgyalásos rendezés elérése mellett, a közvetítő ötletbörzét javasol a lehetséges megoldások feltárására. Ez végső megállapodáshoz vezethet, amely eloszlatja a konfliktust, és új alapot teremt a jövőbeli kapcsolatokhoz.
A közvetítő dönthet úgy, hogy a tárgyalások előmozdítása érdekében mindkét féllel zárt üléseket tart. Ez a tanácskozás bizalmas lesz. A caucus biztonságos környezetet biztosít az ötleteléshez és a mögöttes félelmek felszínre hozásához. Az ülés célja, hogy a sok lehetőség feltárásával közös nevezőre jussanak, és hogy a felek számára lehetséges megoldások jöjjenek szóba, amelyeken elgondolkodhatnak. A felek alternatív megoldásokat is felvethetnek a problémáikra anélkül, hogy kötelezettséget vállalnának arra, hogy a megoldásokat engedményként felajánlják.