Alai

A mindennapi munkától való elszakadás és a csapattal való közös időtöltés remek módja a csapatszellem kialakításának. És újra összehangolja az alkalmazottakat a szervezet céljaival és jövőképével. Különösen akkor, ha a csapat egy része távolról dolgozik. Megfigyelheti, hogy egyes vállalatok egy napra terveznek offsite-ot, míg mások egy egész hétvégét foglalnak le. Mi nemrégiben tartottunk egy offsite-ot. Ezért szerettük volna megosztani az offsite során szerzett tapasztalatainkat, valamint az azt megelőző tervezési folyamatot.

De először is kezdjük azzal a csapattal, amelytől ihletet kaptunk egy csapat offsite-ra – a Bufferrel.

A Buffer tökéletesítette a csapat elvonulások tervezésének művészetét. Hisznek abban, hogy az offsite munka segít a csapatnak okosabban dolgozni. Éppen ezért 5 havonta terveznek egyet.

A Buffer minden egyes elvonulásra új módját találta meg a munkavégzésnek, az ülések felállításának, egy vállalati projekt felépítésének és még a napi stand-up megbeszéléseknek is.

“Azért tartunk elvonulásokat, hogy mindenkinek lehetősége legyen új kultúrákat megismerni és nyitottabbá válni.”
Buffer

Míg egy csapat offsite-nak pihentetőnek kell lennie, elengedhetetlen a tervezés, hogy ne pörögjön ki az irányítás alól, ne legyen túl spontán és szerencsétlenkedő. Különböző emberek, különböző gondolkodásmódok – tudja, hogy ez hogyan történhet!

Az irodán kívüli státusz felállításától kezdve a napirend felállításán át néhány közös csapattevékenység megtervezéséig fontos, hogy a csapat offsite-nak adjon némi irányt.

Az egyikről visszatérve, és miután megkérdeztünk sok más céget, akik már csináltak ilyet, itt van az a tíz tipp, amit szem előtt tartottunk és megpróbáltunk betartani, hogy megtervezzük a csapatunk offsite-ját.

Szóval minden további nélkül, íme, hogyan vezessünk egy termékcsapatot offsite-on!

Top 10 tipp egy jó csapat offsite-jának vezetéséhez

1. Állítsa fel a napirendet és az elvárásokat még a kezdés előtt

Míg egyes csapat offsite-ok kizárólag a kikapcsolódásra és az egymáshoz való kötődésre szolgálnak, egyes szervezetek hibrid elvonulást terveznek. Beütemeznek néhány napot a munkára és a növekedési ütemterv közös meghatározására, és elegendő napot iktatnak be a városnézésre és a kalandsportokra.

Most, míg neked lehet, hogy egy dolog jár a fejedben, nagy az esélye, hogy a csapattagok egy részének teljesen más elvárásai vannak. Mielőtt tehát elkezdené tervezni a csapatkirándulást, kezdje azzal, hogy meghatározza a napirendet és azt, hogy mit várhat tőle a csapata.

Mihelyt meghatározta a napirendet, tudassa a csapattal, hogy mire gondol a csapatkirándulás során. Ez nem csak felkészíti őket az összes tevékenységre, amit számukra betervezett, hanem lehetőséget ad nekik arra is, hogy változtatásokat javasoljanak a jobbá tétel érdekében.

Tájékoztassa például a csapatát, hogy az egyik napot az ötletelésnek szenteli. Ez elegendő időt adna nekik arra, hogy átgondolják, mit szeretnének letenni az asztalra.

Hasonlóképpen, ha kalandsportokat tervez, azok az alkalmazottak, akik finnyásak ezekkel kapcsolatban, feltehetik aggályaikat, és előre tudatják Önnel. Így nem kell végül erőforrásokat költenie arra, hogy megpróbálja rávenni őket a részvételre, vagy nem érik csalódások az utolsó pillanatban.

Mindenképpen tiszteletben kell tartania mindenki komfortzónáját, és mégis képesnek kell lennie arra, hogy rávegye őket, hogy részt vegyenek olyan dolgokban, amelyeket a csapat együtt csinál.

2. Állítson fel egy költségvetést, és tartsa be

A szervezetének biztosan lesznek költségei a csapat kirándulása során. Mielőtt elkezdené megtervezni a tevékenységeket, alapvető fontosságú, hogy biztosítsa, hogy elkülönített egy költségvetést a csapatréningre. Fontos, hogy a végén ne merítse ki az összes erőforrását csak azért, hogy néhány napig szórakozhasson a csapattal.

A költségvetés meghatározása lehetővé teszi, hogy hatékonyabban tervezze meg a csapat offsite-ot. Hozzávetőleges számadatot ad arról, hogy milyen szállásokat választhat, milyen tevékenységeket tervezhet, hogyan utazhat, és mit lehet vagy nem lehet a csapat vállalati kiadásai közé sorolni.

Tegyük fel, hogy egy tízfős csapatról van szó. Ebben az esetben az Airbnb választása jobb ár-érték arányt jelenthet, mint a szállodai szobák foglalása. Ráadásul egy Airbnb közös helyiségei nagyobb rugalmasságot biztosítanak a csapatnak, hogy együtt üljenek és szórakozzanak.

3. Állítson össze egy napirendet minden napra

Noha nem kell a nap minden percét megterveznie, minden napra különítsen el néhány tevékenységet mindenki számára. Nem akarod, hogy az emberek az elvonulás első napján felébredjenek, és kapkodják össze a napirendjüket. A végén csak kilépnének enni, és nem igazán csinálnának mást, mint esznek – képzeld el, hogy egy egész napot elpazarolsz, amikor nemzetközi úton vagy.

Senki sem kéri, hogy katonai rutint csinálj. Nem baj, ha tudatja a csapatával, hogy egy bizonyos időpontig mindenkinek ki kell lépnie reggelizni, hogy a nap folyamán más tevékenységeket is élvezhessen. Hidd el, ezt később csak megköszönni fogják neked, amikor annyi mindennel elkészülve térnek vissza!

Ez segít továbbá elkerülni az utolsó pillanatban felmerülő felárakat. Utazás közben az utazásszervezők hajlamosak túlszámlázni, amikor látják, hogy nincs más lehetőséged. De ha előre megtervezed a dolgokat, akkor már van egy csomag a kezedben, és nem fizetsz végül “extrát” valamiért, ami olcsóbban is jöhetne. Az összes megtakarított pénzt felhasználhatod egy másik tevékenységre, ha már itt tartunk.

Például egy csapat túrát tervezel a célállomáson. Ehhez csomagot kell vásárolnod egy helyi utazástervezővel. A csomag tartalmazza az ételt és a ruházatot, amire a túra során szükségetek lenne. Ha most elfelejted előre megtervezni és lefoglalni ezt a csomagot, akkor nagy az esélye annak, hogy a trekkingcsapatok számára fenntartott helyek megteltek azon a napon, amikor úgy döntöttél, hogy mész. Arra is van esély, hogy a tervező néhány extra dollárt kér, hogy “beférjetek”.

A döntés a tiéd!

Itt egy sablon, amit használhatsz:

Pro-tipp: Ha azt tervezed, hogy a csapat offsite alatt munkát végzel, minden kirándulást napközbenre tervezz. Azzal, hogy a lehető legjobban kihasználja a nappali időt, az estéket a munkára és a csapatvacsorára is félreteheti. Vagy egyszerűen csak pihenésre és a következő napra való felkészülésre.

4. Kövesse a távollétre vonatkozó ellenőrző listát az előzetes felkészüléshez

Mihelyt véglegesítette a munkahelyi kirándulás időpontját, ne felejtse el kitenni a távolléti státuszát azokra a napokra, amikor távol lesz. Ez többek között automatikus e-mail válasz beállítását, a naptárad blokkolását és a függőben lévő munkák befejezését jelenti. Emlékeztesse a csapattagjait, hogy ugyanezt tegyék.

Néhány alkalmazottja számára ez azt is jelentheti, hogy előrehozza vagy elhalasztja a megbeszéléseket. Mások számára ez azt is jelentheti, hogy előre be kell ütemezniük a blogbejegyzéseiket és a közösségi médiafrissítéseiket.

Az ötlet az, hogy folytatni tudják azt, ami folyamatos munkát igényel, anélkül, hogy egyes csapattagoknak órákig kellene ülniük a szabadnap alatt. Mi ezt úgy hívjuk, hogy jobban megtervezzük a munkát, hogy senkinek sem kell visszatérnie a függőben lévő munka túlnyomó mennyiségére.

Nem biztos benne, hogy mindent kipipált a listájáról a csapat elvonulása előtt? Ez az irodán kívüli ellenőrzőlista biztosítja, hogy a feladatlistája üres legyen, és mindent jól megtervezzen már jóval korábban.

5. Tervezzen szórakoztató, szabadtéri tevékenységeket a csapatösszetartás érdekében

Nem kell tanulmányt idéznünk annak bizonyítására, hogy a szórakoztató, szabadtéri tevékenységek nagyszerű módja a csapatösszetartásnak. Tervezhet kalandsportokat, például vadvízi evezést vagy csoportos túrákat, vagy akár olyan könnyű szabadtéri tevékenységeket, mint a kempingezés, mint a csapat összekovácsolásának módja. Ez építi a bajtársiasságot. A Buffer például szörfleckéket vett, amikor a csapat sydney-i elvonulására mentek.

A csapatban azonban nem mindenki lesz a szörfözés szerelmese. Hogyan döntse el tehát valójában, hogy mit tervezzen a csapat kirándulásán?

A szabadtéri tevékenységek tervezésének megkönnyítése érdekében készítsen egy listát az úti cél látnivalóiról. Egy sorral magyarázza el, hogy mi az egyedi az egyes látnivalókban, és állítson fel egy gyors szavazást. Az olyan alkalmazások, mint a Simple Poll, nagyon egyszerűvé teszik egy gyors szavazás hozzáadását a Slack-csatornához. Még a legkisebb döntések is könnyen meghozhatók egy gyors közvélemény-kutatással. Semmi ide-oda járkálás!

Ha a csapata általában távolról dolgozik, szeretné, ha jól elvegyülnének. Válasszon egyet a számos jégtörő játék közül, hogy a csapattagok jobban megismerjék egymást. Ne feledje, hogy a tervezett nap természetes részévé tegye őket.

6. Térjen vissza a vállalat nagyobb céljaira

A csapat elvonulása remek hely arra, hogy beszélgetést nyisson a szervezet tágabb képéről. Ezt a munkalátogatást felhasználhatja a küldetés és a jövőkép újbóli rögzítésére, amelyért a csapat dolgozik. Ez a beszélgetés fontos ahhoz, hogy újra tájékoztasson mindenkit arról, hogy min dolgoznak, és biztosítsa, hogy mindenki ugyanazt a jövőképet osztja a szervezetről.

Ez egy remek alkalom arra is, hogy megbeszélje a csapat egyéni céljait. A céljaik megértése segít meghatározni a csapat mindennapi működése mögött álló hogyan és miérteket. Ez abban is segít, hogy képessé tegye a csapatát a jobb munkavégzésre. Ha megérti, hogy mire van szükségük és mit várnak el, valamint a jelenlegi akadályaikat, jobban tudnak együtt dolgozni.

Amikor összehangolja magát a csapata egyéni céljaival, biztosítja, hogy alkalmazottai összehangolódjanak a vállalat nagyobb céljaival.

A jó külső csapatmegbeszélések hosszú utat tehetnek meg!

7. Szakítson időt a visszajelzésre (és a pozitív kritikára)

A visszajelzés fontos része minden szervezetnek. A visszajelzés elfogadása a szervezeten belül segítheti az egyes alkalmazottak fejlődését, érvényre juttathatja az őszinte környezetet a csapaton belül, és erősebbé teheti a csapatkultúrát.

A csapat elvonulásán akár két órát is elkülöníthet egy visszajelzési workshopra. Ez lehet akár egy közös, társak közötti visszajelző ülés, akár egy személyes beszélgetés. Ismerje meg a különböző csapatok visszajelzési kultúráját, hogy felvehessen egy olyan modellt, amely az önök számára is működik.

A csapat elvonulása arra is alkalmas lehet, hogy megbeszéljék az esetleges kihívásokat és problémákat. Ez lehet egy projekten belüli útlezárás vagy akár egy csapattárssal kapcsolatos kommunikációs kihívás.

Azzal, hogy a csapata az elvonulás alatt foglalkozik azokkal a problémákkal, amelyekkel a csapata szembesül, gyorsabban megoldhatja a problémákat, amikor visszatér. Használja ki hatékonyan a helyszínen kívüli csapatmegbeszéléseket!

8. Ösztönözze a tagok közötti négyszemközti beszélgetéseket

A csapatában mindenki jól érzi magát egymással? Ha nem, akkor ez a csapatréning ideális alkalom arra, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki beszélt egymással. Szervezzen csapatépítő játékokat, például kemény beszélgetést és gyorsrandit, hogy ösztönözze a négyszemközti beszélgetéseket.

Noha nem kell, hogy a legjobb barátok legyenek, a jó munkakapcsolat a csapattagok között létfontosságú. Mind a jövőbeli együttműködések, mind a pozitív csapatkultúra fenntartása szempontjából.

A négyszemközti beszélgetések különösen fontosak a távoli csapatok számára, mivel a csapaton kívül az egyetlen alkalom, amikor személyesen találkozhatnak egymással. Ha jobban belegondolunk, nem is olyan nehéz ezt lehetővé tenni. Mindannyian együtt élnek néhány napig, elég egy ember, hogy beszélgetést kezdeményezzenek!

9. Tartsatok meg néhány órát tisztán az új projektek ötletelésére

A projekt funkcióinak javaslattételétől kezdve a growth hack projektek kitalálásáig. Gondoskodj róla, hogy a céged ötlettáblája tele legyen mindenkitől érkező javaslatokkal. A csapat offsite ideje alatt szakíthat időt arra, hogy felvegye az ötlettáblát, és megvalósítsa, leparkolja vagy elvetesse ezeket az ötleteket.

De győződjön meg róla, hogy minden csapattagot arra bátorít, hogy tegyen javaslatokat és vitassa meg azokat az ötleteket, amelyeken dolgozni szeretne. Akár csapatként, akár egyénileg, hogy hozzáadott értéket teremtsenek a vállalat számára.

Azzal, hogy megnyitja a terepet a javaslatok előtt, a csapattagok körében nagyobb felelősségvállalást fog tapasztalni. És még olyan ötleteket is talál, amelyek pozitív hatással lesznek a szervezet növekedési ütemtervére. Ahogy mondani szokták, ha valakitől új nézőpontot kap, az segíthet új lehetőségeket meglátni. Azokat is, amelyek eddig észrevétlenül maradtak!

10. Küldjön e-mailt az elvonulás eredményeiről

Mihelyt visszatért a csapat offsite-ról, küldjön egy ‘Post Team Offsite’ e-mailt, amelyben vázolja a munkaalapú döntéseket. És ha bármilyen új projektet vezettek be. Egy ilyen e-mail segíthet a csapattagoknak abban, hogy gyorsan kapjanak egy összefoglalót az új projektekről, amelyekbe bele fognak ugrani. Mindezt anélkül, hogy át kellene nézniük a jegyzeteiket, vagy az agyukat törni, hogy emlékezzenek a megbeszéltekre.

De ami a legfontosabb, ne felejtse el megosztani azt az egy dolgot, amit a csapattagok már nagyon várnak. Természetesen az utazásról készült képeket!

Az emlékek és az együtt töltött jó pillantások remek módja annak, hogy megkönnyítsék a munkába való visszatérésüket. Nem akarja, hogy nyaralási szomorúsággal térjenek vissza; azt szeretné, ha megfiatalodva és motiváltan térnének vissza, hogy a legjobbat nyújtsák.

A csapat kirándulásának megtervezése kissé időigényes lehet. De ha felkészületlenül megy, az csak csalódásokhoz fog vezetni időről időre, ami demotiválja a csapatát. Ez pontosan az ellenkezője annak, amit szeretne!

Szóval tervezze meg előre a dolgokat a csapat offsite-ra. Használja ki lehetőségként, hogy erősítse a csapatkapcsolatot. Tegye alkalmazottait proaktívabbá a szervezetben betöltött szerepükön belül.

Nemsokára tervez egy csapat offsite-ot? Reméljük, hogy ezek a tippek segítik Önt abban, hogy sikeres, produktív és szórakoztató időt tervezzen a csapatával!

Tud egy apró tippet, ami sikeressé tette az előző csapat offsite-ját? Ne felejtse el megosztani velünk, mert szeretnénk a következőt még jobbá tenni.