Beszéljünk a telefonhívásokról! Igen, még a DM-ek, PM-ek és IM-ek ellenére is előfordul, hogy telefonon kell beszélni az emberekkel. A telefonhívás kemény dolog. Megíratlanok, néha váratlanok, és nehéz lehet befejezni őket.”
“Hívj vissza, ha szükséged van valamire, szia.”
“Oké, legyen szép napod.”
“Ó, neked is.”
“Köszi. Majd hívlak, ha bármire szükségem lesz. Szia.”
“Igen, köszönöm, hogy hívtál.”
Fú, most már letehetem?
Plusz, amikor telefonon beszélsz valakivel, a teljes társalgási eszköztárad nélkül dolgozol. Nincsenek vizuális eszközeid. Egy szöveges levelezésben sem láthatsz vizuális jeleket. De legalább amikor írásos üzenetet küldesz, van lehetőséged átnézni a szavaidat, mielőtt megnyomod a küldés gombot. Egy telefonhívás ugyanazt a közvetlenséget nyújtja, mint egy személyes beszélgetés, anélkül, hogy lehetőséged lenne felmérni az illető reakcióját és megfordulni. Nem csoda, hogy oly sokan rettegnek a hideghívásoktól.
Ez a cikk azonban nem a hideghívásokról szól. Hanem bármilyen hívásról. Olyan technikákat fogok megosztani, amelyekkel javíthatsz a csak hangos beszélgetéseken. Térjünk tehát a tárgyra. Mit tehetsz azért, hogy a telefonbeszélgetéseid zökkenőmentesen menjenek?
Kezdjük az alapokkal. A “Hello, who dis?” nem megfelelő telefonos üdvözlés. Talán ha van hívóazonosítója, és teljesen biztos benne, hogy tudja, ki van a vonal másik végén, akkor egy viccel válaszolhat a hívásra. De legyen gyakorlata abban, hogy a telefonfelvételkor világosan kimondja az üdvözlést és a nevét. A hívónak rögtön meg kell bizonyosodnia arról, hogy azt a személyt érte el, akit hívni akart.
Még mielőtt felveszi a telefont, ürítse ki a száját. Tudom, ez úgy hangzik, mintha anyukád mondaná neked! De az anyukák tudnak dolgokat. Ürítsd ki a szádat, hogy tisztán tudj beszélni, és ne gusztustalanítsd el a hívót. Igen, én is bűnös vagyok. Volt idő, amikor chipset ettem, és közben telefonáltam (mármint éhes voltam!) Ne feledje, hogy tisztán beszéljen, és ne siettesse a szavait.
Próbáljon csökkenteni vagy megszüntetni minden zavaró vagy zavaró háttérzajt, mielőtt felveszi a hívást. Lehet, hogy nem áll szándékában érdektelenséget sugallni az Önnel kapcsolatba lépő személy iránt, de ő valószínűleg sértőnek fogja érezni, ha sok tevékenységet hall körülötte.
A háttérzaj csökkentése érdekében beszélgetés közben a kezét is a telefon fölé csavarhatja.
Ez utóbbi észrevétel tulajdonképpen a következő pontomhoz vezet. Zavarja Önt, amikor egy telemarketingestől kap egy hívást, és a háttérben tucatnyi más ember beszélgetését hallja?
Igen. Engem is.
Ha headsetet vagy kihangosítót használva hív valakit, a háttérzaj problémává válhat. A külső hangok elvonják a figyelmet, és félreértésekhez vezethetnek.
Apropó, kihangosító – valószínűleg már tudja, hogy a jó etikett megköveteli, hogy megkérdezze, mielőtt valakinek a hangját kihangosítón keresztül továbbítja. De még ha az illető igent is mond, érdemes megfontolnia, hogy a kihangosító használata optimális-e.
Ha telefonáló partnere udvariasan beleegyezik is a kérésébe, ez nem jelenti azt, hogy tetszik neki az ötlet, hogy a szavait az egész irodában sugározzák. Ha kétségei vannak, csak vegye fel a kagylót.
Végezetül, telefonbeszélgetés közben kerülje a multitaskingot. Azt mondják, hogy a mosolyt hallani lehet a telefonon keresztül, és ez igaz. Azt is hallja, ha valaki nem szentel Önnek teljes figyelmet – még vizuális bizonyíték nélkül is. Papírok keverése, egérkattintások, suttogott utasítások egy munkatársnak mind elárulják.
Ha a legtöbbet akarja kihozni a beszélgetésből, akkor szenteljen neki teljes figyelmet.
A végére érve
Mi a helyzet a hívás befejezésével? Az igazság az, hogy sokan küzdenek ezzel a kérdéssel. Végeztem egy kis kutatást a témában, és még a Quora-n is találtam valakit, aki éppen ezzel kapcsolatban kért tanácsot! Azt a javaslatot találtam, hogy a legjobb gyakorlat a hívás egyszer és mindenkorra történő befejezéséhez az, ha a szavak és a hangnem kombinálásával közvetítjük a véglegességet.
Hogy a hívás valóban véget érjen, a következő lépéseket alkalmazzuk:
- Foglaljuk össze a hívás tartalmát.
- Kérdezze meg, hogy van-e még megbeszélni való téma vagy kérdés.
- Tervezzen meg egy időpontot a következő hívásra vagy megbeszélésre.
- Adjon lehetőséget a másik félnek a válaszadásra és a búcsúzásra.és
- Köszönjön el és tegye le a telefont.
Ez olyan egyszerűnek tűnik, nem igaz? A kulcs az, hogy minden olyan elhúzódó részletet lefedjünk, ami miatt a hívás tovább tarthat, mielőtt elköszönnénk. Próbálja ki a következő telefonbeszélgetésén, és mondja el, hogyan működik!
Ha pedig további tippeket szeretne megtudni a hatékony kommunikációról, nézzen körül a weboldalamon. Sok különböző embertől gyűjtöttem össze forrásokat, és mindannyian szívesen segítünk neked abban, hogy fejleszd a kommunikációdat. Vagy akár fel is hívhatsz. “Kit Pang, who dis?”
***
A cikk tetszett? Adj neki egy like-ot és kommentálj alább. (Kit valójában MINDEN hozzászólást elolvas hűséges rajongóitól)
Kit Pang kommunikációs szakértő, TEDx, Inbound és Keynote előadó, valamint a BostonSpeaks alapítója. Küldetése, hogy segítsen az embereknek kivételes szónokká és kommunikátorokká válni. Kit szemináriumait és előadásait szuper szórakoztatónak, magával ragadónak, lélekemelőnek és éleslátónak tartják. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
p.s. szereted használni a telefont? Oszd meg a tippjeidet!