Akárhogy is nézzük, a csekkek nyomtatását nem lehet megkerülni, de ez nem jelenti azt, hogy nem lehet egyszerűsíteni a folyamatot. Az alábbiakban az üres csekkállomány és az előre nyomtatott csekkállomány előnyeivel és hátrányaival foglalkozunk.
Üres csekkállomány
Pénzt szeretne megtakarítani, és szabadon elrendezheti a csekkek tartalmát, ahogyan csak akarja? Ez a legjobb megoldás. Az üres csekkállomány biztosítja Önnek a rugalmasságot a tartalom tetszés szerinti elhelyezéséhez (eltekintve az útvonalszámtól, amely szabványos). Adjon hozzá logót, változtassa meg az aláírási sor részleteit, a határ a csillagos ég.
Az üres csekkanyag olcsóbb megoldás (általában az előre nyomtatott csekkek árának 1/3-1/2-ed része), és nem kell aggódnia amiatt, hogy a nyomtató elakadása vagy rossz nyomtatási munka esetén a csekkszámok érvénytelenné válnak – egyszerűen nyomtassa újra a csekket. Az üres csekkanyag azt is lehetővé teszi, hogy ugyanazt az anyagot több vagy valamennyi bankszámlához használja. Csökkentheti a megrendelt csekkkészlet mennyiségét, és kiküszöbölheti a lejárt, “lejárt készlet” kockázatát. Gondoljon csak bele – pénzt takaríthat meg!
Az üres csekkállomány sokkal kevesebb biztonsági kockázattal is jár. Ahogy a neve is mutatja, az üres készlet üres – nincsenek előre nyomtatott érzékeny számlaszámok vagy banki információk, amelyek megakadályozzák a csekkhamisítást. Mivel azonban a banki útválasztási információk nincsenek előre kinyomtatva, a nyomtatáshoz MICR tonerre lesz szüksége. Bár a MICR-toner többe kerül, mint a hagyományos toner, hosszabb ideig tart, és a költség elhanyagolható a csekkenkénti költségmegtakarításhoz képest.
Végezetül, mivel az üres állomány szabványosított, gyorsan és fájdalommentesen lehet újrarendelni, és alig vagy egyáltalán nem szükséges átfutási idő. Ez kiküszöböli annak szükségességét, hogy egyszerre hatalmas mennyiségeket rendeljen, és megszűnik az “állott készlet” problémája, amikor a nyomópecsétes nyomtatványok olyan sokáig állnak a raktárban, hogy a ragasztó kiszárad.
Előre nyomtatott csekkkészlet
Jobb érzés tudni, hogy a csekkek útvonaladatokkal és csekkszámokkal rendelkeznek, és készen állnak az indulásra? Akkor az előre nyomtatott csekkállomány a legjobb megoldás, de ennek ára van. Míg az előnyomtatott csekkek szabványos tonert használhatnak, az előnyomtatott csekkállomány mindig magas költségű egyedi megrendelés, minimális mennyiségre vonatkozó követelményekkel. Az egyedi megrendelések általában néhány napos (vagy akár több hetes) átfutási idővel rendelkeznek, ami problémát jelent, ha azonnal szüksége van további csekkekre.
Az előre nyomtatott csekkkészlet gyorsabban elfogyhat, mivel a nyomtató elakadása vagy a rossz nyomtatási feladatok érvénytelenített csekkeket eredményeznek, ami végül magasabb költségeket és több egyedi megrendelést eredményez. És akkor ott van még az az idő, amit azzal tölt, hogy visszamegy a könyvelési rendszerébe az új csekkszám bevitelére.
Az előre nyomtatott csekkek nagyobb biztonsági kockázatot is jelentenek. A csekkcsalások lehetősége jelentősen nagyobb, mivel a banki információk előre nyomtatva vannak, és a fel nem használt készletet el kell zárni, amikor nincs használatban.
Az elzárt készlet mennyisége az előre nyomtatott csekkek esetében nyomasztóvá válhat, ha több bankszámlája van. Attól függően, hogy milyen gyakran nyomtat csekkeket ezekről a különböző számlákról, előfordulhat, hogy “lejárt készletű” nyomópecsétes nyomtatványok keletkeznek, ahol a ragasztó kiszáradt, és így nem tud megfelelően lezárni.