A hosszú várakozással és elégedetlen ügyfelekkel járó több frusztráló nyár után Missoula megye egy új programot mutatott be, amely lehetővé teszi a tulajdonosok számára, hogy a kincstári hivatalba való elutazás elkerülése mellett adhassák ki és regisztrálhassák járművüket.
Tyler Gernant, a megye jegyzője és kincstárnoka elmondta, hogy a folyamatot mostantól egy múlt hónapban létrehozott e-mail programon keresztül lehet lebonyolítani.
“Nagyon kétségbeesetten kerestük a módját, hogy csökkentsük a várakozási időt az irodánkban, mert nyáron nagyon elfoglaltak vagyunk, és néha a várakozási idő meghaladja a két órát” – mondta Gernant. “Ez nem volt fenntartható sem a közösségünk, sem az irodánk számára.”
Az elmúlt nyarak során azok, akik új járművet akartak regisztrálni, gyakran több órás sorban álltak. Amikor azonban tavaly év végén új eszközök váltak elérhetővé, a megye lépéseket tett a rendszer javítása érdekében.
November körül kezdte el a program bevezetését, és decemberben már a helyén volt a szoftver. Gernant úgy véli, Missoula megye az első az államban, amely az új szolgáltatást kínálja. A dokumentumokat elektronikusan lehet kitölteni és aláírni.
“Ahelyett, hogy be kellene jönni a hivatalba, hogy megkapjuk a rendszámtáblákat és a jogosítványt, online lehet menni és kitölteni a kérelmet” – mondta. “E-mailben vagy sms-ben küldünk egy számlát, amelyet ki lehet fizetni. Miután ezt megtette, postázzuk Önnek a rendszámtáblákat. A Montanai Igazságügyi Minisztérium mindig később postázta a jogosítványt, így azt Helena-ból kapja meg.”
Az ügyfelek panaszai 2018 nyarán egyre gyakoribbá váltak, mivel a várakozási idő néha négy órát vagy annál is többet vesz igénybe. A megye a Montana Enhanced Registration and Licensing Information Networkre – a MERLIN néven is ismert állami számítógépes rendszerre – fogta a problémát.
Ez az ügyfelek és a velük foglalkozó megyei alkalmazottak frusztrációjához vezetett.
“Abban az évben sok alkalmazottat vesztettünk el, mert ez egy kihívást jelentő munkakörnyezet volt” – mondta Gernant. “Amikor az eszközeink nem működnek, nagyon nehéz elvégezni a munkánkat.”
Míg a magáneladótól járművet vásárlóknak továbbra is személyesen kell megjelenniük, addig a márkakereskedéstől vásárlók átugorhatják a sorokat, és az interneten keresztül intézhetik a tulajdonjogot. Gernant úgy véli, hogy ez az ügyfelek és a megyei alkalmazottak elégedettségének növekedéséhez vezet majd.
“Jelenleg szigorúan szabályozva van, hogy az alkalmazottaink mikor tarthatnak szünetet és mikor mehetnek ebédelni, és hogy hány alkalmazottnak kell az ablaknál lennie” – mondta. “Minél több embert tudunk rávenni erre az online folyamaton keresztül, annál rugalmasabbak tudunk lenni a munkaidőben, ami szintén segít az alkalmazottak megtartásában és az emberek elégedettségének megőrzésében.”
A megye tavaly bevezetett egy rendszert, amely sms-ben értesítette az ügyfeleket, ha közeledik a soruk a pultnál, ami azt jelenti, hogy nem kell órákig a pénztárnál ülniük.
Míg a megye télen havonta körülbelül 2500 járművet írat és regisztrál, a nyári hónapokban ez a szám több mint 3500-ra emelkedik. A regisztráció megújítását online is el lehet intézni, amennyiben az ügyfél betartja az állam által előírt határidőt.
Ha ezt a határidőt elmulasztják, az ügyfélnek személyesen kell megjelennie, bár Gernant szerint ez is változhat.
“Ha egyszer átléped ezt az ablakot, akkor fizikailag be kell jönnöd, hogy megkapd a jelvényeidet, és azt hiszem, az államnak erre van némi oka” – mondta. “De azon vagyunk, hogy lehetővé tegyük, hogy ha átlépi ezt az ablakot, akkor is megtehesse online vagy telefonon, és mi el tudjuk küldeni a címkéket, ha nem vezet aktívan lejárt címkével.”
