Alai

Ha olyan vagy, mint sok kisvállalkozó és önfoglalkoztató, valószínűleg tisztában vagy vele, milyen trükkös lehet szervezetten dolgozni – különösen, ha a számlák nyomon követéséről van szó. Itt jöhet jól a Shoeboxed.

Mi a Shoeboxed?

A Shoeboxed egy olyan alkalmazás, amely digitálisan tárolja a számláit, és segít azok kezelésében, hogy az adózás vagy – ne adj’ isten – egy adóellenőrzés idején szervezett és felkészült legyen.

A Shoeboxed székhelye az észak-karolinai Durhamben található, 2007-ben alapították, és azóta 100 országban több mint 1 millió fiókra nőtt. Egyértelműen sokan bíznak az alkalmazásban, de vajon megéri a hype-ot? Kipróbáltuk, hogyan teljesít a Shoeboxed.

Shoeboxed főbb jellemzői

• Magic Envelopes – Küldje el blokkjait, összegyűjtött névjegykártyáit és egyéb fontos dokumentumait a Shoeboxednek egy előre fizetett “Magic Envelope”-ban digitalizálás céljából. A borítékok mindkét irányba ingyenes szállítást tartalmaznak.
• Emberi adatellenőrzés – A Shoeboxedhez beküldött összes adatot egy ember ellenőrzi.
• Automatikusan importálja a nyugtákat a Gmailből – A Shoeboxed-fiókját szinkronizálhatja a Gmail postaládájával, így az elektronikus nyugták automatikusan archiválásra kerülnek.
• Névjegykártyák kezelése – Gyűjtött névjegykártyáit online kapcsolati adatbázissá alakíthatja.
• Költségjelentések készítése – A Shoeboxed alkalmazás segítségével néhány egyszerű lépéssel költségjelentést készíthet.
• Kilométerkövetés – A Shoeboxed a munkahelyi utazások kilométereit is nyomon követi.

Shoeboxed árazás

A Shoeboxed többféle előfizetési lehetőséget kínál:

Az éves tervezetek kedvezményes áron is elérhetőek. Ha a kiosztott dokumentumszámnál több dokumentumot kell szkennelnie vagy elküldenie, megteheti, és tételenként 30 centes átalánydíjat fizet.

Shoeboxed képernyőképek

Így működik a Shoeboxed

A Shoeboxed összegyűjti és rendszerezi a számláit az Ön nevében. Ezt többféleképpen is elérheti:

Papír alapú nyugtákat küldhet előre fizetett Magic Envelope

Mihelyt regisztrált a fizetős Shoeboxed fiókjához Classic vagy magasabb szinten (és van egy levelezési címe az Egyesült Államokban vagy Ausztráliában), a vállalat két előre fizetett borítékot küld Önnek. Egyszerűen csak töltse meg a borítékokat nyugtákkal, névjegykártyákkal vagy más fontos dokumentumokkal, amelyeket a Shoeboxed kezelhet Ön helyett, és küldje vissza postaköltséggel. A vállalat beolvassa és ellenőrzi az összes beküldött adatot, és visszaküldi Önnek a dokumentumokat.

Papíralapú nyugtákat küldjön saját borítékban

Ha nincs hozzáférése a Magic Envelopeshez, akkor is elküldheti a nyugtákat és kártyákat. További lépésként ki kell nyomtatnia és ki kell töltenie egy borítólapot. Ezután egyszerűen dobja be postán a Shoeboxed címére.

Mobileszközzel

Egyszerűen fotózza le a nyugtát vagy más dokumentumokat mobileszközével, majd töltse fel az ingyenes Shoeboxed alkalmazáson keresztül. (Ha úgy dönt, hogy a telefonjával fotózza le a nyugtát, ahogy mi tettük, ügyeljen arra, hogy a kamerát nagyon mozdulatlanul tartsa, és hogy megfelelő megvilágításban legyen, hogy a nyugta jól olvasható legyen.)

Szkennelés asztali számítógépre

Alternatívaként beindíthatja a szkennert, és digitális fájlként feltöltheti a nyugtát az asztali Shoeboxed műszerfalára. A képeket .jpg, .jpeg, .png, .gif vagy tiff csatolmányként küldheti el.

Email

Ha rendelkezik Gmail-lel, a Shoeboxed képes szinkronizálni a fiókjával, hogy automatikusan összegyűjtse az elektronikus nyugtákat. De saját, személyre szabott e-mail címére is elküldheti a nyugtákat. Ezt kapd ki! A Shoeboxed automatikusan beolvassa az elektronikus bizonylatokat, és értesíti Önt a csatolt kuponokról!

Shoeboxed Előnyök & Hátrányok

Összegzés

A Shoeboxedet összességében könnyen használhatónak találtuk. A felhasználói felülete eléggé magától értetődő. A nyugták beküldésének legegyszerűbb módja az volt, hogy egyszerűen lefényképeztük a telefonunkkal (de, mint fentebb említettük, ügyeljünk arra, hogy a fotó ne legyen homályos!). Ha Ön az a fajta ember, aki azt szeretné, hogy valaki más intézze el Ön helyett a vállalkozói lét kevésbé érdekes aspektusait, ez nagyszerű. Végtére is, az összes bosszantó papírmunkát belegyömöszölheti egy borítékba, és elküldheti!”

De ha nem találja a nyugták szkennelését és a pontos nyilvántartás vezetését saját maga, a Shoeboxed lehet, hogy pénzkidobás. Ha pedig bonyolultabb könyvelési igényei vannak, akkor azt javasoljuk, hogy spórolja meg a fillérjeit egy átfogóbb könyvelőszoftverre, például a QuickBooksra vagy a Wave Accountingre.

Ha azonban egyszerűen csak segítségre van szüksége ahhoz, hogy Ön és vállalkozása rendezetté és adózásra kész legyen, a Shoeboxed egyszerű, megfizethető megoldást kínál.