A közbeszerzési szerződések tétje
A szerződések minden egyes projekt vagy ajánlat számára keretet biztosítanak, és ennek következtében kulcsfontosságú, hogy minden projekthez a megfelelő szerződést használjuk. Ha itt hibát követünk el, az hosszú távon több pénzbe kerülhet a vállalatnak. További költségek és kötelezettségek merülhetnek fel abból, hogy 1) többletforrásokat kell fordítani arra, hogy a másik felet rávegyék a szerződésnek való megfelelésre, vagy 2) többletköltséget kell fizetni azért, mert olyan szerződést használtak, amely végül többe kerül, például fix áras szerződés helyett idő- és anyagköltséges szerződést a rossz projektre.
Az alábbiakban felsoroljuk a beszerzési részlegek általánosan használt beszerzési szerződési lehetőségeket, valamint az adott szerződéstípus használatának optimális körülményeit.
Szerződéstípus I: Rögzített áras szerződések
Ezeket a szerződéstípusokat akkor érdemes használni, ha az egyén pontosan tudja, hogy mi a munka terjedelme. A fix áras szerződés, más néven átalánydíjas szerződés ideális a költségek alacsonyan tartására, ha a projekt terjedelme kiszámítható. Ha például egy vállalat szolgáltatást igényel egy beszállítótól, és a munkaterület egyértelműen meghatározott, ez a szerződés biztosítja, hogy a vállalat csak egy meghatározott összeget fog fizetni a szükséges munkáért. Íme néhány további előnye ennek a szerződéstípusnak:
o Miután mindkét fél aláírta a szerződést, az eladó köteles a szolgáltatást a megadott határidőn belül elvégezni. Ez nagyban hozzájárul ahhoz, hogy a projektet sikeresen, határidőre befejezzék.
o Megszünteti az árral kapcsolatos találgatásokat. Ha például egy vállalkozót fix áras szerződéssel bíz meg egy projekt elvégzésére, akkor a vállalkozó köteles a munkát a szerződésben meghatározott összegért elvégezni. Ez megkönnyíti a projekt költségeinek ellenőrzését.
o Az eladó vállalja a kockázat nagy részét, mivel jogilag elkötelezte magát a projekt specifikációi mellett.
Ez a szerződéstípus a legalkalmasabb kiszervezéshez vagy kulcsrakész projektekhez.
Fix áras szerződés altípusai
A fix áras szerződéseken belül három további altípus létezik, és ismét mindegyik ideálisan alkalmas bizonyos forgatókönyvekhez. Itt van egy rövid áttekintés mindegyikről.
o A rögzített áras szerződés (FFP). Ez a legegyszerűbb az összes rögzített áras szerződés közül. Az eladási ár vagy díj rögzített , ahogyan az időkeret is. A szerződésben például szerepelhet, hogy az eladónak a hónap végéig el kell végeznie a munkát 10 000 dollárért. Ha az eladó hibázik, vagy olyat tesz, ami költségnövekedést okoz, akkor ezért ő felel, és az ár továbbra is 10 000 dollár marad. Ezt a szerződéstípust akkor érdemes használni, ha a munka terjedelme aprólékos részletességgel körvonalazódik, ezért a kormányhivatalok gyakran előszeretettel alkalmazzák. A beszerzési szakemberek számára ez a legkönnyebben alkalmazható szerződéstípus, mert egyszerűvé teszi az ajánlatok felvételét és együttes értékelését.
o A fix áras ösztönző díjas szerződés (FPIF). Ez a szerződéstípus magában foglalja mindazt, amit az FFP-szerződés, de pénzbeli ösztönzést ad az eladónak, hogy még jobb munkát végezzen, vagy a határidő előtt maradjon. Például a szerződés tartalmazhat pénzügyi ösztönzőt, ha az eladó időben vagy idő előtt, az ajánlati áron vagy az alatt fejezi be a munkát, vagy ha példamutatóan teljesít. Ez a szerződéstípus jól alkalmas arra, hogy biztosítsa a projekt határidőre és a költségek mellett vagy alatt történő befejezéséhez szükséges ösztönzést.
o Fix áras szerződések gazdasági árkiigazítással (FP-EPA). Ezt a szerződéstípust akkor érdemes alkalmazni, ha a projekt várhatóan hosszú ideig tart, mert megvédi az eladót az inflációtól. A vállalkozások például tartalmazhatnak olyan záradékot, amely egy előre meghatározott időszak után meghatározott százalékos emelést biztosít a vállalkozónak. Sok szervezet ezt a százalékot a fogyasztói árindexre alapozza.
A fix áras szerződés lehetséges problémái
A fix áras szerződés minden előnye ellenére vannak olyan hátrányai, amelyeket a vállalkozásoknak figyelembe kell venniük. Íme néhány dolog, amit figyelembe kell vennie, ha fontolóra veszi a rögzített áras szerződések alkalmazását:
o A munkaterületet tökéletesen meg kell határozni a szerződés aláírásakor. Ha a terjedelem bármilyen módon félreérthető marad, az eladó megpróbálhat több pénzt kérni, ha úgy érzékeli, hogy a terjedelem bármilyen módon megváltozott. Az ilyen típusú mulasztások könnyen a költségvetés túllépését okozhatják a projektben, és erre oda kell figyelni.
o Egyes vállalkozók a szerződés elnyerése érdekében alacsony ajánlatot nyújthatnak be, majd az ár emelése érdekében bővítik a projektet. Ezt úgy kerülje el, hogy nagy figyelmet fordít a vállalkozó által a projekt terjedelmében eszközölt változtatásokra.
II. szerződéstípus: Költségtérítéses szerződések
A másik gyakran használt szerződéstípus a költségtérítéses szerződés, amelyet költségtérítéses szerződésnek is neveznek. Ha a projekt terjedelme bizonytalan vagy valószínűleg változik, ez a szerződéstípus használható a legjobban arra, hogy mindenki az ütemtervben és a költségvetés alatt maradjon. A szerződés alapfeltevése az, hogy az eladó a munkája befejezésekor költségtérítést kap, és a nyereségéért díjat is kap. A vállalkozásoknak a szerződésben némi rugalmasságot biztosítanak a szerződés “díj” részének megállapítása tekintetében. A díj például alapulhat azon, hogy az eladó mennyire teljesíti vagy haladja meg a projekt célkitűzéseit, mennyire közel van az ütemtervhez, amikor befejezi a munkát, vagy mennyire képes a vállalkozó a projekt költségvetését betartani vagy alatta maradni.
A költségtérítéses szerződések esetében, hacsak a követelmények nincsenek pontosan meghatározva, az eladók megpróbálhatják figyelembe venni a terjedelem kúszását, hogy megelőzzék az emelkedő költségeket. A terjedelmi kúszás elkerülésének egyik lehetséges módszere a vállalkozónak adott potenciális díj felső határának meghatározása.
A költségtérítéses szerződések négy típusa Altípusok
A fix áras szerződéshez hasonlóan a költségtérítéses szerződésnek is vannak változatai. A vállalkozások jellemzően a következő négy közül választhatnak:
o Költség plusz fix díjas szerződés (CPFF). Ha a projekt magas kockázatúnak minősül, és félő, hogy a beszerző szervezet nem lesz képes ajánlattevőket vonzani, ez a szerződéstípus ideális választás. Ezzel az eladó védve van a kockázatoktól, mivel az összes kockázatot az ajánlatkérő szervezet viseli. A szerződésnek tartalmaznia kell egy olyan záradékot, amely az eladót a felmerülő költségeiért, valamint egy olyan díjat fizet, amely nem ezen a teljesítményen alapul. Például a vállalkozónak kifizetik a költségeit, plusz egy 10 000 dolláros díjat.
o Cost Pus Incentive Fee Contract (CPIF). Ebben a szerződéstípusban az ajánlatkérő szervezet szintén kockázatot vállal, de ez a kockázat alacsonyabb lesz, mert a vállalkozónak további ösztönzője lesz. A vállalkozónak megtérítik a költségeit, plusz egy ösztönző díjat, amely a munkateljesítményen alapul. Az ösztönző díj jellemzően az eladó teljesítményéből eredő megtakarítás előre meghatározott százaléka, és általában a vevő és az eladó között oszlik meg.
o Cost Plus Award Fee (CPAF). Míg az ösztönző díj a megtakarítások előre meghatározott százalékán alapul, addig a díj szubjektív, és azon alapul, hogy a vevő szerint az eladó milyen jól teljesítette a teljesítménycéljait. Mivel a díj szubjektív, nem lehet ellene fellebbezni. A szerződés létrehozásakor használjon olyan megfogalmazást, amely kimondja, hogy az eladó egy dollárösszegig terjedő díjat kaphat, ha teljesíti vagy meghaladja a szerződési feltételekben meghatározott munkakövetelményeket.
o Cost Plus Percentage of Cost (CPPC). A CPPC-szerződés az eladónak minden költséget kifizet, plusz e költségek egy százalékát plusz nyereségként. Legyen óvatos ezzel a szerződéstípussal, mert egyes eladók számára ösztönzést nyújt arra, hogy a nagyobb nyereség érdekében felfújják a költségeiket.
Az idő- és anyagszerződések
Az idő- és anyagszerződés formáját leginkább akkor használják, ha az eladó munkaerőt kínál, és a kockázat egyenlően oszlik meg a vevő és az eladó között. Ezt a szerződéstípust jellemzően szakértő vagy más külső szállító igénybevételére használják. Ebben fel kell sorolni a kívánt képzettséget vagy tapasztalatot, az eladó pedig ajánlatként egy óradíjat nyújt be. Feltétlenül szabjon meg egy limitet, különben gyorsan a költségvetésen túl találhatja magát.
Beszerzési megbízások
A beszerzési megbízások talán az egyik leggyakoribb dokumentum a beszerzési osztályon. A beszerzési megrendeléseket a szervezetek arra használják, hogy meghatározzák az eladókkal való kapcsolatukat, és nagyjából úgy működik, mint egy szerződés.
Amikor egy vállalat árura vagy szolgáltatásra vonatkozó megrendelést kíván kérni, egy beszerzési megrendelést küld az eladóknak, amely tartalmazza a megrendelésre vonatkozó kérést. Az űrlap tartalmazza a tétel típusát, a tételek számát és a közösen megállapított árat. A rögzített áras szerződésekhez hasonlóan a beszerzési megrendelés annál jobb, minél pontosabb lehet. A vevőknek kimerítő részleteket kell szerepeltetniük a dokumentumban a hatékonyabb és előnyösebb vásárlási megrendelés érdekében.
Amikor egy eladó, beszállító, szállító stb. elfogadja a vásárlási megrendelést, az szerződésként működik. Jogilag kötelező érvényű szerződést kötnek maguk és a vevő között. Éppen ezért a vevőnek mindig kifejezetten világos és konkrét nyelvezetet kell használnia, amikor kéréseit közli az eladóval. Ez eleve több munkát jelenthet, de azzal a további előnnyel jár, hogy a megrendelés átvételekor és teljesítésekor nincs félreértés.
A megrendelés további előnye, hogy amennyiben a vevő megtagadná a fizetést, az eladó védve van, mert a vevő a megrendelés feltételei alapján köteles kifizetni a megállapított árat.
A megfelelő szerződési forma kiválasztása segít abban, hogy vállalata következő projektje a legjobb eséllyel legyen sikeres, a legjobb esélye van arra, hogy a projekt költségvetésén belül fejeződjön be, és az általános vállalati célokat szolgálja, miközben csökkenti a kockázatokat és kiküszöböli a szükségtelen kiadásokat.
Az adott munkához megfelelő szerződéstípus kiválasztásán túl a szerződések megfelelő kidolgozása, tárgyalása és végrehajtása is kulcsfontosságú folyamat a sikerhez.
Még ha a megfelelő szerződéstípust választották és dolgozták ki az adott munkához, valószínűleg még tárgyalni kell róla, ami gyakran fáradságos és unalmas feladattá válhat. A szerződéstárgyalásokkal járó bosszúság azonban kiküszöbölhető egy felhőalapú szerződéskezelő platform segítségével.
AConcord egy felhőalapú szerződéskezelő platform, amely megváltoztatja a világ szerződéseinek létrehozását, tárgyalását, aláírását és kezelését. A Concord segítségével a szerződések online tárolhatók és megtárgyalhatók az eladókkal, vállalkozókkal, harmadik felekkel stb. anélkül, hogy valaha is el kellene hagyni a platformot, ami egy egyszerű és átlátható folyamatot eredményez, amely biztosítja, hogy minden fél tisztában legyen a feltételekkel, időpontokkal és elvárásokkal, anélkül, hogy az együttműködéssel és tárgyalásokkal járó szokásos fejfájást okozna.
A Contract Lifecycle Management (CLM) szoftverek egyik fő előnye, hogy egyszerűvé és könnyűvé teszik az együttműködést. Egy együttműködő szoftver lehetővé teszi az egész csapat számára, hogy bárhonnan hozzáférjenek a felhőben lévő szerződéstervezethez, megjegyzéseket fűzzenek a dokumentum egyes részeihez, és átdolgozzák a dokumentumot. A csapat minden tagja értesítést kap, ha megjegyzéseket vagy módosításokat tesznek, így mindenki tájékozott maradhat. Ha ezeket a változtatásokat be kívánja építeni a dokumentumba, ez egyszerűen, online is megtehető.