E メール署名は、社内で行われている他の事柄と比較すると、一見するとそれほど重要ではないように思われるかもしれません。 しかし、これを深く掘り下げると、マーケティング、ブランディング、または顧客との良好な関係を維持するために、電子メールの署名が重要な役割を果たすことがわかります。 さらに、署名に免責事項を記載することで、法的な問題を回避することもできます。 どんなに良い文章を書いたメールでも、相手企業に十分な自信がなければ、その役割を果たせないこともある。 確かに、有用な情報を含む見栄えのするメールの署名は、良い印象を与えるための良い試みです。
すべての署名が満たすべきいくつかの要件があります。 それらを 1 つずつ分析してみましょう。 これらは
- クリーンでありながら注目を集めるデザイン
- モバイル デバイスとの互換性
- 受信者を圧倒しない必要な個人情報
- ソーシャルメディア サポート
Less code.Low code.Low code, more design
Formatting issues
Web サイトとは異なり、ほとんどの電子メール署名は、外部 CSS ファイルまたは文書の HEAD 部分にスタイル セクションを含んでいません。 基本的に、CSS は、どのような色、フォント サイズ/フォント ファミリなどを使用して、HTML コードをどのように表示するかを記述するレイヤーです。 電子メールの署名に外部CSSが含まれていたとしても、CSSを完全に無視する電子メールクライアントがあるため、これはうまくいきません。 信頼できる結果を得るための最善の方法は、HTMLコンテナをできるだけ少なくし、そのCSSルールをすべてのコンテナの内部に（style属性を使用して）記述することです。 内側のコンテナがその特許から書式規則を継承することを期待しないでください – 単にこれらの規則を直接定義してください。 例えば、テーブルに関しては、テキストのフォーマット規則を <TD> 要素の中に置き、<P> タグを中に挿入しようとは考えないことです。 第一に、それはまったく必要ありません（署名を意味もなく複雑にしすぎること）。 次に、一部のメールクライアント（特にOutlookクライアント）では、TD要素で使用したテキストフォーマットを「忘れて」しまい、コンテンツがフォーマットされないまま、デフォルトのフォント（Times New Romanなど）で表示される場合があります – したがって、これは絶対に実現したいことではありません。 以下のスクリーンショットは、返信を送信した後に署名のフォントが Times New Roman に変更されたことを示しています。
署名を作成する場合、Outlook または他のメール クライアントの異なるバージョンでも、一部の基本 CSS/HTML 属性をサポートしているかどうか覚えておいてください。 ほとんどの WYSIWYG エディター (特に Outlook と Word) は、非公式な CSS や HTML コードを追加して、署名が完璧に表示されるようにしますが、他のメール クライアントでは台無しにされたままになってしまいます。 Word は優れたドキュメント エディタですが、電子メールの署名を作成するために作られたツールではありません。
Signatures with least two columns
署名を作成するには、選んだタイプに応じて 2 つの最善のアプローチがあります。 より広い、あるいはより高度なレイアウトの場合、HTML テーブルを使用すると最良の結果を得ることができます。 古い優れたテーブルを使えば、文字通りどんなプラットフォームでも、信頼性の高い一貫したレイアウトを得ることができます。 これは、<DIV>コンテナとは異なり、解釈する方法が多くないからです。 実際、ほとんどのメールクライアントは、HTMLコンテナのfloatプロパティを適切に処理しないため、コンテンツ全体が壊れたままになっています。 さらに、すべての電子メール クライアントは、(メッセージの返信や転送時に) HTML コードに手を出し、ソース コードを泥のように明確にしていることを覚えておいてください。 私たちは、ユーザーがテーブルの最初の行を 2 つの列で構成し、2 番目の行をマージされた 2 つの列で構成したい、という状況を数多く見てきました。 ほとんどの場合、セルの大きさが希望通りではありませんでした。 最適なソリューションは、下の画像のように、2 つの表を 1 つずつ作成することです。
ここで最後に言及したいことは、一部のデバイスでメール全体がズームアウトすることがあるので、600 ピクセルより広い表を使用しないことです (これについては後ほど説明します)。 そのような場合、ちょうど 1 つのコンテナーで滞在する方が良いです – 実際、段落は十分であるべきです。 もちろん、これは、署名の特定の部分を別の方法でフォーマットできないということではありません – そうするために単に<SPAN>タグを使用してください。 また、改行したい場合は、新しい段落を作成するのではなく、常に<BR>タグを使用します。 これを行うには、ほとんどのWYSIWYGエディタ（CodeTwo製品で使用されているものを含む）でShift+Enterキーを押すだけです。 このような基本的なHTML構文を使用すると、モバイルデバイス上でも、メディアクエリに煩わされることなく、あなたの電子メール署名の最高の外観を完全に得ることができます。 ただし、複数の段落を使用する必要がある場合は、段落のマージンやパディングを明確に定義することを忘れないでください。 そうしないと、段落間に不要な（縮小・拡大された）隙間ができてしまう可能性があります。 最後に、かなり幅の広い画像を挿入する場合、唯一の問題が発生する可能性があります (ただし、この記事の後半で取り上げているので、心配しないでください)。
Support for mobile devices
Mobile devices のサポートについて、さらに掘り下げて説明します。 メールはデスクトップでしか読まないという時代は、すでに終わっています。 メールの半数以上は、携帯電話やタブレットなどのモバイル端末で開かれています。 メールの署名のほとんどは、モバイルプラットフォーム用に最適化されておらず、実際にメール全体のレンダリングに問題を引き起こす可能性があります。 この問題を理解する鍵は、モバイル機器のメーカーがこの種の問題を完全に認識しているにもかかわらず、これらの問題に対する解決策がすべて異なっていることを知ることです。 同じメッセージや署名でも、モバイルOSによって表示が異なることがあります。 しかし、これらの解決策はすべて、何らかの制限によってメールの内容が正常に表示されない場合にのみ使用されます。 たとえば、署名の幅が画面の幅よりも大きい場合、携帯電話では署名の一部を隠したり、メッセージ全体をズームアウトして幅いっぱいに表示したりすることができます。 しかし、本当の救済策は、電子メール クライアントがメッセージを適切に表示するために、これらの追加のソリューションを使用する必要がないように署名を設計することです。
それを達成するには、本当に必要な場合を除いて、固定寸法を使用せず、署名をできるだけ狭く保つ必要があります。 また、単語を折り返し、適切なフォント サイズを維持する (デフォルトの動作) か、折り返しを防止し、メッセージがズーム アウトする (white-space: nowrap CSS プロパティを追加できる) ようにするのが最善かを検討します。
バナーまたは幅の広い画像を追加するとなると、この画像も、広いテーブルと同様にメッセージを拡大できることに気付くかもしれません。 そのため、この画像を自動的に拡大縮小するために、max-width: 100% CSS プロパティを使用することを検討してください – 携帯メール クライアントは、画面と同じ幅を維持します。 これは回避できますが (iOS デバイス用のこの記事のように)、回避しようとする前に、本当にこれが必要なのかどうかを確認してください。 もう一つのよくあるエラーは、署名テキスト（特に免責事項が配置されている部分）が重なって表示されることです。 これは、line-heightプロパティの使用方法が間違っているためです。デスクトップマシンでは完璧にフィットする同じ値が、モバイルデバイスでは単に調整されていないだけなのです。 実際、この特定のケースでは、「過ぎたるは及ばざるがごとし」で、デフォルトの設定が完璧に機能しているので、このプロパティを使用しないことをお勧めします。
しかしながら、上記の問題は HTML タイプのメッセージにのみ適用でき、ほとんどのモバイル デバイスでは代わりにプレーン テキスト形式（したがって、電子メールはフォーマットされていないテキストでスタンプされる）を使用しています。 これらのデバイスの一部では、メッセージをHTMLに変換するオプションがありません。 幸い、いくつかのサード パーティ ソリューション (CodeTwo Email Signatures for Office 365 や CodeTwo Exchange Rules Pro など) にはこの機能が組み込まれており、メールがプレーンテキストで送信された場合でも HTML 署名のメリットをすべて活用することができます。
A well-served information tastes better
署名に含める内容が適切でなければならないということは明らかで、受信者があなたの会社に関する情報が欠けていると感じてはいけません。 一方、署名が過剰であってはなりません。
それを考えると、署名はユーザーごとにカスタマイズする必要がありますが、同時に、同じ会社からのメールであることを受信者が認識できるように、共通のデザインを維持する必要があると考えることができます。 各ユーザーに署名を配布するには、いくつかの方法があります。 最も簡単で安全な方法は、メールの一元管理が可能なソリューション（CodeTwo Email Signatures for Office 365やCodeTwo Exchange Rules Proなど）を使用し、Office 365テナントやローカルのActive Directoryから集めた情報を利用することです。 このような環境がない場合、ユーザーの詳細を取得できるソースがない、グループポリシーオブジェクトを経由した署名が一部のプラットフォームで動作しないなど、本当にボトルネックになる可能性があります。
それ以外にも、一部のユーザーの個人情報が入力されていない可能性があることを考慮する必要があります。 たとえば、リモートで作業する人は、その直通番号が提供されていないかもしれません。 Active Directory の属性の一部がある/ない状態で何十もの署名を作成する代わりに、AD / Office 365 からデータが欠落している場合、署名の一部を隠す CodeTwo ソフトウェアで利用できる RT タグを使用できます。
さらに、デザインをより魅力的にするために、異なるフォント サイズやファミリー、および異なる色を使用します。 ただし、デフォルトでインストールされていないフォントは使用できません。代わりに醜い代替フォントが表示される可能性があります。 また、Comic Sansのようなばかげたフォントファミリーを使ったり、叫び声のような色を使ったりすることもしないでください。 そうしないと、あなたの顧客は逃げ出し、取引先に「あなたの会社はウェブ上で最悪の署名をしている」と言いふらすでしょう。
最後に、JPEG や PNG などの一般的な画像フォーマットのみを使用し、署名に配置する前に希望のサイズに変更するか、HTML と CSS の両方を使用して縮小します。
ソーシャルメディアによって顧客に接近
今日、ソーシャルメディア プラットフォームはウェブ上のイメージを改善するのに適した場所の 1 つになっています。 そこで、公式プロフィールを作成していることを顧客に知らせてはどうでしょうか。 良い解決策は、あなたのプロフィールに直接リンクする、希望するソーシャル メディア プラットフォームのロゴを含む小さなアイコンを置くことでしょう。 もちろん、Eメールの署名にソーシャルメディアのリンクをいくつでも挿入することができます。 メール管理ツールに搭載されているエディターを使えば、手作業でリンクとアイコンを組み合わせるよりも、はるかに簡単にこの作業を行うことができます。 さらに、これらのツールでは、ユーザーのデータ（Active Directoryに保存されているものなど）を利用して、必要なリンクを作成することもできます。 したがって、会社の共通のプロファイルにリンクを追加するだけでなく、選択したソーシャル プラットフォーム上の個別のユーザーのアカウントにもリンクを追加できます。
しかしながら、アイコンをソーシャル メディア プラットフォームにハイパーリンクする場合、画像の PNG または JPG 形式を使用していること、画像自体に border=0 属性が適用されていることを確認してください。
さらに、署名にイベントや活動にリンクするクリック可能なバナーを追加し、後で顧客の間で共有できるようにするのもよいアイデアです。 この方法では、ほぼ何の努力もせずにあなたの会社の重要なマーケティングキャンペーンを促進することができます。
最後に、今あなたは良い電子メール署名を設計し、それが本当に苦痛であることができるメッセージのズームアウトのために非常に小さなテキストを読む必要なしに、モバイルプラットフォーム上でも一貫して見えるようにする方法を知っておくべきであります。 重要なのは、できるだけシンプルなデザインを心がけ、メールクライアントが無視するような高度なCSSコードをいじくり回すのではなく、昔ながらの方法を使うことです。 HTML テーブルに配置された、幅が広すぎない横型のものと、詳細を別の下に表示する縦型のものです。
顧客に送信するメールに署名を追加する場合、一元化されたメール署名ソリューションを使用することが最適な方法となります。 Active Directory や Office 365 に保存されている個人情報を利用して、ユーザーごとに個別の署名を作成したり、パーソナライズされたソーシャルメディアへのリンクを挿入したりすることができるからです。 もう 1 つ重要な点は、これらのソリューションを使用して、会社の重要なイベントを受信者に知らせるバナーを簡単に作成できることです。
CodeTwo Email Signatures for Office 365 と CodeTwo Exchange Rules Pro を迷わず無料で試し、WYSIWYG エディターをうまく活用して一貫性のある見栄えのよいメール署名を作成しましょう。