The Stakes of Procurement Contracts
Contracts create the framework for each particular project or bid, and as a result, it is critical to use the correct contract for each project. Als hier een fout wordt gemaakt, kan dit het bedrijf op de lange termijn meer geld kosten. Extra uitgaven en aansprakelijkheden kunnen ontstaan door 1) het moeten besteden van extra middelen om de andere partij aan het contract te laten voldoen, of 2) het moeten bijbetalen omdat een contract werd gebruikt dat uiteindelijk meer kost, bijvoorbeeld een tijd- en materiaalcontract in plaats van een vaste prijs voor het verkeerde project.
Hieronder volgt een lijst van elk type inkoopcontractopties die gewoonlijk worden gebruikt voor inkoopafdelingen, en de optimale omstandigheden voor het gebruik van een bepaald contracttype.
Contracttype I: Fixed Price Contracts
Deze contracttypes worden het best gebruikt wanneer men precies weet wat de omvang van het werk is. Een contract met vaste prijzen, ook wel forfaitair bedrag genoemd, is ideaal om de kosten laag te houden wanneer de omvang van het project voorspelbaar is. Als een bedrijf bijvoorbeeld diensten van een leverancier nodig heeft en de omvang van het werk duidelijk is omschreven, garandeert dit contract dat het bedrijf slechts een bepaald bedrag zal betalen voor het vereiste werk. Hier zijn enkele andere voordelen van het gebruik van dit type contract:
o Zodra beide partijen het contract hebben ondertekend, is de verkoper verplicht om de dienst binnen de gestelde termijn uit te voeren. Dit zal gaan een lange weg in het waarborgen van uw project met succes worden afgerond op time.
o Het neemt weg het giswerk over de prijs. Als u bijvoorbeeld een aannemer inhuurt om een project tegen een vaste prijs uit te voeren, is deze verplicht het werk uit te voeren voor het bedrag dat in het contract is vermeld. Dit maakt het beheersen van de kosten van een project veel gemakkelijker.
o De verkoper neemt het grootste deel van het risico op zich, omdat hij zich wettelijk heeft verbonden aan de projectspecificaties.
Dit type contract is het meest geschikt voor outsourcing of turnkey-projecten.
Subtypen vaste-prijscontracten
In vaste-prijscontracten zijn er nog drie andere subtypen, en nogmaals, elk is bij uitstek geschikt voor specifieke scenario’s. Hier is een kort overzicht van elk.
o Het Vaste Prijs Contract (FFP). Dit is de eenvoudigste van alle contracten met vaste prijzen. De verkoopprijs of vergoeding ligt vast, evenals het tijdsbestek. In het contract kan bijvoorbeeld staan dat de verkoper de opdracht voor de prijs van $10.000 tegen het einde van de maand moet hebben voltooid. Als de verkoper een fout maakt of iets doet waardoor de kosten stijgen, zal hij daarvoor verantwoordelijk zijn en zal de prijs op $10.000 blijven. Dit type contract moet worden gebruikt wanneer de omvang van het werk tot in de kleinste bijzonderheden is aangegeven, hetgeen de reden is waarom overheidsdiensten er vaak de voorkeur aan geven het te gebruiken. Dit is het gemakkelijkste type contract voor inkoopprofessionals om te gebruiken, omdat het gemakkelijk is offertes te nemen en ze samen te evalueren.
o Het Fixed Price Incentive Fee Contract (FPIF). Dit type contract omvat alles wat het FFP-contract doet, maar het voegt een geldelijke stimulans voor de verkoper toe om een nog betere prestatie te leveren, of om voor op schema te blijven. Het contract kan bijvoorbeeld een financiële stimulans omvatten indien de verkoper het werk op tijd of vroegtijdig afrondt, tegen of onder de biedprijs, of op een voorbeeldige manier presteert. Dit type contract is zeer geschikt om de stimulans te geven die nodig is om ervoor te zorgen dat het project op tijd en tegen of onder de kostprijs wordt uitgevoerd.
o Vaste prijs met economische prijsaanpassingcontracten (FP-EPA). Dit is het soort contract dat moet worden gebruikt als wordt verwacht dat het project een lange periode zal duren, omdat het de verkoper tegen inflatie beschermt. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld een clausule opnemen die de contractant een bepaald stijgingspercentage geeft na een vooraf bepaalde periode. Veel organisaties baseren dit percentage op de consumentenprijsindex.
Mogelijke problemen met een contract met vaste prijs
Ondanks alle voordelen van een contract met vaste prijs, zijn er enkele nadelen waar bedrijven rekening mee moeten houden. Hier zijn een paar dingen die moeten worden overwogen bij het overwegen van het gebruik van deze contracten met vaste prijzen:
o De omvang van het werk moet perfect worden gedefinieerd wanneer het contract wordt ondertekend. Als de reikwijdte op enigerlei wijze onduidelijk is, kan de verkoper proberen om meer geld te vragen als de indruk bestaat dat de reikwijdte op enigerlei wijze is veranderd. Dit soort vergissingen kunnen er gemakkelijk toe leiden dat een project het budget overschrijdt en moeten in de gaten worden gehouden.
o Sommige aannemers kunnen een lage offerte indienen om het contract gegund te krijgen, en vervolgens de reikwijdte aan het project toevoegen om de prijs te verhogen. Voorkom dit door goed te letten op eventuele wijzigingen die de aannemer in de omvang van het project aanbrengt.
Contracttype II: Kostenvergoedingscontracten
Een ander vaak gebruikt contracttype is het kostenvergoedingscontract, dat ook bekend staat als het kostenuitbetaalbare contract. Als de omvang van een project onzeker is of waarschijnlijk zal veranderen, kan dit type contract het best worden gebruikt om iedereen op schema en onder budget te houden. Het basisprincipe van het contract is dat de verkoper de kosten vergoed krijgt wanneer zijn werk voltooid is, en ook een vergoeding krijgt voor zijn winst. Bedrijven hebben enige flexibiliteit in het contract met betrekking tot de vaststelling van het “honorarium”-gedeelte van het contract. Bijvoorbeeld, de vergoeding kan worden gebaseerd op hoe goed de verkoper voldoet aan de doelstellingen van het project of deze overtreft, hoe dicht bij de tijdlijn ze het werk voltooien, of hoe goed de aannemer in staat is om op of onder het projectbudget te blijven.
Met kostenvergoedingscontracten, tenzij de eisen nauwkeurig zijn vastgelegd, kunnen verkopers proberen rekening te houden met scope creep als een manier om te anticiperen op de stijgende kosten. Een mogelijke methode om scope creep te voorkomen is om de potentiële vergoeding die aan de aannemer wordt gegeven te beperken.
Vier Soorten Kostenvergoedingscontracten Subtypen
Zoals bij het vaste prijscontract, zijn er variaties voor een Reimbursable contract. De vier waaruit bedrijven gewoonlijk kiezen zijn:
o Cost Plus Fixed Fee Contract (CPFF). Indien het project als zeer risicovol wordt beschouwd en gevreesd wordt dat de aanbestedende organisatie niet in staat zal zijn inschrijvers aan te trekken, is dit type contract een ideale keuze. De verkoper wordt beschermd tegen risico’s omdat de aanbestedende organisatie alle risico’s draagt. Het contract moet een clausule bevatten die de verkoper betaalt voor de kosten die hij maakt, plus een vergoeding die niet op de prestatie is gebaseerd. Bijvoorbeeld, de aannemer krijgt zijn kosten betaald, plus een vergoeding van $10.000.
o Cost Pus Incentive Fee Contract (CPIF). In dit type contract zal de aanbestedende organisatie ook het risico op zich nemen, maar dat risico zal lager zijn omdat de contractant een extra stimulans zal hebben. De contractant krijgt een vergoeding voor zijn kosten, plus een aanmoedigingspremie die gebaseerd is op de geleverde prestatie. De aanmoedigingspremie is typisch een vooraf bepaald percentage van de besparingen die uit de prestaties van de verkoper voortvloeien en wordt gewoonlijk tussen koper en verkoper verdeeld.
o Cost Plus Award Fee (CPAF). Terwijl de incentive fee gebaseerd is op een vooraf bepaald percentage van de besparingen, is een award subjectief en gebaseerd op hoe goed de koper denkt dat de verkoper zijn prestatiedoelstellingen heeft gehaald. Aangezien de toekenning subjectief is, kan er niet tegen in beroep worden gegaan. Gebruik bij het opstellen van het contract een formulering waarin staat dat de verkoper een beloning tot een bepaald bedrag kan krijgen als hij voldoet aan de in het contract vastgelegde functievereisten of deze overtreft.
o Cost Plus Percentage of Cost (CPPC). Een CPPC-contract betaalt de verkoper alle kosten, plus een percentage van die kosten als een extra winst. Wees voorzichtig met dit type contract, omdat het voor sommige verkopers een prikkel vormt om hun kosten op te blazen om een grotere winst te ontvangen.
Tijd- en materiaalcontracten
De vorm van het tijd- en materiaalcontract wordt meestal gebruikt wanneer de verkoper arbeid aanbiedt, en het risico gelijkelijk is verdeeld over koper en verkoper. Dit type contract wordt meestal gebruikt om een deskundige of andere externe verkopers in te huren. In het contract moet u de gewenste kwalificaties of ervaring vermelden, en de verkoper zal een uurtarief opgeven als een bod. Zorg ervoor dat u een limiet vaststelt, anders zou u snel over uw budget heen kunnen gaan.
Inkooporders
Inkooporders zijn misschien wel een van de meest voorkomende documenten op de inkoopafdeling. Inkooporders worden gebruikt voor organisaties om hun relatie met verkopers vast te leggen en fungeert veel als een contract.
Wanneer een bedrijf een order voor goederen of diensten wil aanvragen, sturen zij een inkooporder naar verkopers met daarin het verzoek om de order. Het formulier bevat het type artikel, het aantal artikelen, en een wederzijds overeengekomen prijs. Net als bij contracten met een vaste prijs geldt ook hier: hoe specifieker een inkooporder kan zijn, hoe beter. Kopers moeten uitgebreide details in het document opnemen voor een efficiëntere en gunstigere inkooporder.
Wanneer een verkoper, leverancier, verkoper, enzovoort, een inkooporder aanvaardt, fungeert dit als een contract. Zij gaan een juridisch bindend contract aan tussen zichzelf en de koper. Het is om deze reden dat de koper altijd expliciet duidelijke en specifieke taal moet gebruiken om verzoeken aan de verkoper mee te delen. Dit kan op voorhand meer werk met zich meebrengen, maar het heeft als bijkomend voordeel dat er geen verwarring kan ontstaan wanneer de inkooporder wordt ontvangen en uitgevoerd.
Een bijkomend voordeel van inkooporders is dat in het geval dat de koper betaling zou weigeren, de verkoper beschermd is omdat de koper door de voorwaarden van de order gebonden is om de overeengekomen prijs te betalen.
Het selecteren van de juiste contractvorm zal helpen ervoor te zorgen dat het volgende project van uw bedrijf de beste kans van slagen heeft, de beste kans heeft om binnen het budget van het project te eindigen, en de algemene bedrijfsdoelstellingen dient terwijl de risico’s worden beperkt en onnodige uitgaven worden geëlimineerd.
Naast het selecteren van het juiste type contract voor een bepaalde opdracht, is het opstellen, onderhandelen en goed uitvoeren van deze contracten een cruciaal proces voor succes.
Zelfs als het juiste type contract is gekozen en opgesteld voor een bepaalde opdracht, zal er waarschijnlijk nog over moeten worden onderhandeld, wat vaak kan uitdraaien op een arbeidsintensieve en vervelende taak. De ergernis die gepaard gaat met contractonderhandelingen kan echter worden geëlimineerd door middel van een cloud-gebaseerd contractbeheerplatform.
Concord is een cloud-gebaseerd contractbeheerplatform dat de manier verandert waarop de wereld contracten creëert, onderhandelt, ondertekent en beheert. Met Concord kunnen contracten online worden opgeslagen en onderhandeld met leveranciers, aannemers, derden, enz. zonder ooit het platform te hoeven verlaten, wat leidt tot een eenvoudig en transparant proces dat ervoor zorgt dat alle partijen op de hoogte zijn van voorwaarden, data en verwachtingen zonder de gebruikelijke hoofdpijn die komt kijken bij samenwerking en onderhandeling.
Eén van de belangrijkste voordelen van Contract Lifecycle Management (CLM) software is dat het samenwerking eenvoudig en gemakkelijk maakt. Met een collaboratief softwareprogramma kan het hele team toegang krijgen tot een contractontwerp in de cloud, waar ze ook zijn, opmerkingen maken over specifieke delen van het document, en het document redigeren. Elk lid van het team ontvangt waarschuwingen wanneer er opmerkingen of wijzigingen worden aangebracht, zodat iedereen op de hoogte kan blijven. Wanneer u deze wijzigingen in het document wilt integreren, kan dit eenvoudig online worden gedaan.