Op het eerste gezicht lijken e-mailhandtekeningen misschien niet zo belangrijk, vooral als je ze vergelijkt met andere zaken die in je bedrijf spelen. Maar als je er dieper op ingaat, zul je ontdekken dat e-mailhandtekeningen een belangrijke rol spelen als het gaat om marketing, branding of het onderhouden van een goede relatie met je klanten. Wat meer is, disclaimers toegevoegd aan deze e-mailhandtekeningen kunnen u ook behoeden voor juridische problemen. Vergeet niet dat zelfs de best geschreven e-mail zijn werk niet kan doen als u niet zeker genoeg bent van het bedrijf waarmee u te maken hebt, dus het vertrouwen van een klant winnen moet een prioriteit zijn voor elke werknemer in uw bedrijf. Zeker, een goed uitziende e-mailhandtekening die nuttige informatie bevat, is een mooie poging om een goede indruk te maken. En als u een goed uitziende handtekening combineert met een aantrekkelijke marketingbanner, kunnen de resultaten uw verwachtingen overtreffen.
Er zijn een paar vereisten waaraan elke handtekening moet voldoen. Laten we ze een voor een analyseren. Deze zijn:
- Schoon, maar aandachttrekkend ontwerp
- Compatibiliteit met mobiele apparaten
- Noodzakelijke persoonlijke informatie die de ontvanger niet overweldigt
- Sociale media-ondersteuning
Minder code, meer design
Opmaakproblemen
In tegenstelling tot websites, bevatten de meeste e-mailhandtekeningen geen extern CSS-bestand of stijlsectie in het HEAD-gedeelte van het document. CSS is een laag die beschrijft hoe de HTML-code moet worden weergegeven – met welke kleuren, lettergroottes/families en meer. Zelfs als e-mail handtekeningen een externe CSS zouden bevatten, zou dit niet werken, omdat sommige e-mail clients CSS volledig negeren. De beste manier om betrouwbare resultaten te krijgen is ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk HTML containers gebruikt en de CSS regels binnen elke container zet (met behulp van het style attribuut). Verwacht niet dat de binnenste containers de opmaakregels van hun patenten zullen erven – definieer deze regels gewoon rechtstreeks. Als het bijvoorbeeld om tabellen gaat, plaats je tekstopmaakregels binnen het <TD> element en denk er zelfs niet aan om de <P> tag erin te plaatsen. Ten eerste is het helemaal niet nodig (om je handtekening zonder reden te ingewikkeld te maken). Ten tweede kunnen sommige e-mail clients (vooral Outlook clients) de tekstopmaak “vergeten” die je in het TD element hebt gebruikt, waardoor de inhoud ongeformatteerd blijft en in standaard lettertypes wordt weergegeven (bv. Times New Roman) – dit is dus zeker niet iets wat je wilt bereiken. De schermafbeelding hieronder laat zien dat het lettertype van de handtekening is veranderd in Times New Roman na het verzenden van een antwoord.
Wanneer u uw handtekening samenstelt, moet u er rekening mee houden dat zelfs verschillende versies van Outlook of andere mailclients sommige basis CSS/HTML attributen wel of niet ondersteunen. Hier is een goede plek om uit te vinden welke attributen worden herkend.
Een ander ding is dat u uw handtekening handmatig moet samenstellen of met een editor die voor dit doel is geoptimaliseerd – de meeste WYSIWYG-editors (vooral Outlook en Word) voegen onofficiële CSS- en HTML-code toe die ervoor zorgt dat uw handtekening voor hen perfect wordt weergegeven, terwijl deze voor de rest van de e-mailclients wordt verpletterd. Met andere woorden, het kopiëren van de inhoud van de handtekening uit Word is geen goed idee – het is een prima document editor, maar zeker geen tool gemaakt voor het maken van e-mail handtekeningen.
Handtekeningen met ten minste twee kolommen
Er zijn twee beste benaderingen om je handtekening te maken, afhankelijk van het type dat je hebt gekozen. Voor lay-outs die breder of geavanceerder zijn, kun je de beste resultaten bereiken met HTML-tabellen. Met oude goede tabellen kun je een betrouwbare en consistente lay-out krijgen op letterlijk elk platform. Dit komt omdat er niet veel manieren zijn om ze te interpreteren, in tegenstelling tot <DIV> containers. Eigenlijk gaan de meeste email clients niet goed om met de float eigenschap voor HTML containers, waardoor de hele inhoud gebroken wordt. Bovendien moet u niet vergeten dat elke e-mail client een vinger in de HTML-code steekt (bij het beantwoorden of doorsturen van berichten), waardoor de broncode zo helder als modder wordt.
Het is het beste om deze implicaties van meet af aan te vermijden. Wij hebben een aantal situaties gezien waarin gebruikers wilden dat de eerste rij van een tabel uit twee kolommen zou bestaan en de tweede uit twee samengevoegde kolommen. In de meeste gevallen hadden de cellen niet de gewenste grootte. De beste oplossing zou zijn om twee tabellen na elkaar te maken, zoals in de afbeelding hieronder.
Het laatste wat we hier willen vermelden is dat u geen tabellen moet gebruiken die breder zijn dan 600 pixels, aangezien dit ertoe kan leiden dat de hele e-mail uitzoomt op sommige apparaten (we zullen het hier later over hebben).
Handtekeningen met slechts één kolom
Een andere aanpak kan worden gebruikt als uw handtekening bestaat uit elementen die onder elkaar verschijnen. In zo’n geval is het beter om het bij één container te houden – eigenlijk zou een paragraaf voldoende moeten zijn. Dit betekent natuurlijk niet dat je bepaalde delen van je handtekening niet anders kunt opmaken – gebruik daarvoor gewoon de <SPAN> tags. En als je de regel wilt breken, gebruik dan altijd de <BR> tag in plaats van een nieuwe paragraaf te maken. Om dat te doen, kun je gewoon op Shift+Enter drukken in de meeste WYSIWYG editors (inclusief die gebruikt worden in CodeTwo producten). Met behulp van zo’n basis HTML syntaxis, kun je het beste uiterlijk van je e-mail handtekening krijgen, ook op mobiele apparaten, volledig uit de doos en zonder te knoeien met media queries. Als je echter meer dan één paragraaf moet gebruiken, vergeet dan niet om de marges en paddings van je paragrafen duidelijk te definiëren. Anders kan er ongewenste (verkleinde/vergrote) ruimte tussen de paragrafen ontstaan. Tot slot kan het enige probleem zich voordoen als u een vrij brede afbeelding invoegt (maar maak u geen zorgen, dat hebben we later in dit artikel behandeld).
Ondersteuning voor mobiele apparaten
Laten we eens wat dieper ingaan op de ondersteuning voor mobiele apparaten. Het tijdperk van e-mails die alleen op desktops worden gelezen, is al voorbij. Meer dan de helft van de e-mails wordt geopend op mobiele apparaten – telefoons en tablets. De meeste e-mailhandtekeningen zijn niet geoptimaliseerd voor mobiele platforms en kunnen zelfs problemen veroorzaken met de rendering van een volledige e-mail. De sleutel tot het begrijpen van dit probleem is de wetenschap dat fabrikanten van mobiele apparaten zich perfect bewust zijn van dit soort problemen, maar dat hun oplossingen voor deze problemen allemaal verschillend zijn. Hetzelfde bericht en dezelfde handtekening kunnen verschillend worden weergegeven, afhankelijk van het mobiele besturingssysteem. Al deze oplossingen worden echter alleen gebruikt in het geval dat de inhoud van uw e-mail niet normaal kan worden weergegeven als gevolg van bepaalde beperkingen. Als uw handtekening bijvoorbeeld breder is dan de breedte van uw scherm, kan uw mobiele telefoon een deel van de handtekening verbergen of een volledig bericht uitzoomen om het op zijn volledige breedte weer te geven. Maar de echte remedie is om een handtekening zo te ontwerpen dat de e-mailclient deze extra oplossingen niet hoeft te gebruiken om het bericht goed weer te geven.
Om dat te bereiken, moet u uw handtekening zo smal mogelijk houden, zonder vaste afmetingen te gebruiken, tenzij die echt nodig zijn. Overweeg ook wat het beste is – woorden omwikkelen en een goede lettergrootte behouden (standaard gedrag) of omwikkelen voorkomen en het bericht laten uitzoomen (u kunt white-space: nowrap CSS eigenschap toevoegen).
Wanneer het gaat om het toevoegen van een banner of een brede afbeelding, zult u merken dat deze afbeelding het bericht ook kan uitzoomen, net als een brede tabel. Overweeg daarom het gebruik van max-width: 100% CSS eigenschap om deze afbeelding automatisch te schalen – uw mobiele e-mail client zal het zo breed houden als uw scherm is.
Meer, sommige e-mail clients staan niet toe dat tekst kleiner dan de gewenste grootte wordt weergegeven. Dit kan worden omzeild (zoals in dit artikel voor iOS-apparaten), maar voordat je dit probeert te doen, moet je er zeker van zijn dat je dit echt nodig hebt. Een andere veel voorkomende fout is dat de tekst van de handtekening (vooral waar de disclaimer staat) overlappend lijkt. Dit komt door een verkeerd gebruikte line-height eigenschap – dezelfde waarden die perfect passen op je desktop machine zijn gewoon niet aangepast voor mobiele apparaten. In dit specifieke geval lijkt het erop dat beter de vijand is van het goede en onze aanbeveling is om het gebruik van die eigenschap te vermijden, omdat de standaardinstellingen gewoon perfect hun werk doen.
De bovengenoemde problemen zijn echter alleen van toepassing op HTML-type berichten, terwijl de meeste mobiele apparaten in plaats daarvan Plain Text-indeling gebruiken (zodat de e-mails alleen worden gestempeld met niet-opgemaakte tekst). Voor sommige van deze apparaten is er geen optie om het bericht om te zetten naar HTML. Gelukkig hebben sommige oplossingen van derden (zoals CodeTwo Email Signatures for Office 365 of CodeTwo Exchange Rules Pro) deze functie ingebouwd, zodat u alle voordelen van HTML-handtekeningen kunt benutten, zelfs als de e-mail in Plain Text is verzonden.
Een goed verzorgde informatie smaakt beter
Het is duidelijk dat de inhoud die u in de handtekening opneemt passend moet zijn – uw ontvanger mag niet de indruk krijgen dat bepaalde informatie over uw bedrijf ontbreekt. Anderzijds mag de handtekening niet overweldigend zijn. Uiteindelijk is de eigenlijke boodschap in uw e-mail veel belangrijker dan de handtekening zelf.
Daarvan uitgaande kunnen we aannemen dat elke handtekening per gebruiker moet worden gepersonaliseerd, maar tegelijkertijd een gemeenschappelijk ontwerp moet behouden, zodat de ontvanger weet dat de e-mails van hetzelfde bedrijf afkomstig zijn. Er zijn een paar manieren om handtekeningen aan elke persoon te bezorgen. De gemakkelijkste en veiligste manier is om oplossingen te gebruiken die gecentraliseerd e-mailbeheer mogelijk maken (zoals CodeTwo Email Signatures for Office 365 of CodeTwo Exchange Rules Pro), waarbij u gebruik kunt maken van informatie verzameld uit Office 365-tenant of uw lokale Active Directory. Als u niet beschikt over een dergelijke omgeving, kan het een echte bottleneck zijn, want er is geen bron waaruit u de gegevens van gebruikers kunt halen, en de handtekeningen via Group Policy-objecten werkt niet op sommige platforms. Het kan dus een enorme hoofdpijn zijn.
Naast dat, moet je er rekening mee houden dat sommige persoonlijke gegevens niet ingevuld kunnen zijn voor sommige gebruikers. Zo kan het zijn dat een persoon die op afstand werkt, zijn directe nummer niet heeft opgegeven. In plaats van tientallen handtekeningen te maken met/zonder sommige Active Directory-attributen, kunt u gebruik maken van RT-tags die beschikbaar zijn in de CodeTwo-software en die sommige delen van uw handtekening verbergen als de gegevens ontbreken in AD / Office 365.
Om het ontwerp aantrekkelijker te maken, kunt u bovendien verschillende lettergrootten en -families gebruiken, evenals verschillende kleuren. U kunt echter geen lettertypen gebruiken die niet standaard zijn geïnstalleerd – in plaats daarvan kan een lelijk alternatief worden weergegeven. En probeer zelfs geen belachelijke lettertypefamilies zoals Comic Sans of schreeuwerige kleuren te gebruiken. Anders zullen uw klanten weglopen en hun zakenpartners vertellen dat uw bedrijf de slechtste handtekeningen op het web heeft. Een voorbeeld van een goed ontworpen e-mailhandtekening ziet u hieronder.
Last but not least – gebruik alleen gangbare afbeeldingsformaten zoals JPEG of PNG en pas het formaat ervan aan voordat u ze in uw handtekening plaatst, of schaal ze in met HTML en CSS.
Sociale media brengen u dichter bij uw klanten
Sociale-mediaplatforms zijn tegenwoordig een van de beste plaatsen om uw imago op het web te verbeteren. Dus waarom zou u uw klanten niet laten weten dat u daar officiële profielen hebt aangemaakt? Een goede oplossing zou zijn om een klein pictogram met het logo van een gewenst social media-platform te plaatsen dat rechtstreeks naar uw profiel linkt. Natuurlijk kunt u zoveel social media-links in uw e-mailhandtekening invoegen als u wilt. Sommige editors die beschikbaar zijn in de gecentraliseerde e-mailbeheertools kunnen dit proces veel eenvoudiger maken dan het handmatig combineren van links met pictogrammen. Bovendien kunnen ze ook gebruik maken van gebruikersgegevens (bv. opgeslagen in Active Directory) om de nodige links te creëren. U kunt dus niet alleen een link naar het gemeenschappelijke profiel van uw bedrijf toevoegen, maar ook naar afzonderlijke accounts van gebruikers op gekozen sociale platforms.
Wanneer u uw pictogrammen hyperlinkt naar sociale-mediaplatforms, moet u er echter voor zorgen dat u de PNG- of JPG-indeling van de afbeelding gebruikt en dat u het kenmerk border=0 hebt toegepast op de afbeelding zelf. Anders kan er een ongewenste blauwe rand rond de hele afbeelding verschijnen.
Daarnaast is het een goed idee om een klikbare banner aan uw handtekening toe te voegen met een link naar uw evenement of activiteit die later onder uw klanten kan worden gedeeld. Op deze manier kunt u uw co belangrijke marketingcampagnes van uw bedrijf bijna zonder enige moeite promoten.
Om samen te vatten, nu moet u weten hoe u een goede e-mailhandtekening ontwerpt en deze consistent laat lijken, zelfs op mobiele platforms, zonder de noodzaak om een enorm kleine tekst te lezen vanwege het uitzoomen van het bericht, wat een echte pijn kan zijn. De sleutel is om het ontwerp zo eenvoudig mogelijk te houden en goede oude methodes te gebruiken in plaats van te knoeien met geavanceerde CSS-code die door e-mailclients gewoon kan worden genegeerd. Er zijn in principe twee soorten handtekeningen die het beste gebruikt kunnen worden: de horizontale, geplaatst in een HTML tabel, die toch niet te breed is, en de verticale, die details onder elkaar weergeeft.
Wanneer het aankomt op het toevoegen van handtekeningen aan emails die naar uw klanten worden gestuurd, is het gebruik van de gecentraliseerde email handtekening oplossingen de beste manier om dit te doen. Dit komt omdat deze oplossingen, gebruikmakend van persoonlijke informatie die is opgeslagen in Active Directory of Office 365, kunnen worden gebruikt om individuele handtekeningen te maken voor elk van uw gebruikers, of zelfs gepersonaliseerde links naar sociale media in te voegen. Een ander belangrijk ding om op te wijzen is dat deze oplossingen kunnen worden gebruikt om eenvoudig banners te maken die uw ontvangers informeren over belangrijke bedrijfsevenementen.
Aarzel niet om CodeTwo Email Signatures for Office 365 en CodeTwo Exchange Rules Pro gratis uit te proberen en goed gebruik te maken van hun WYSIWYG-editors om een consistente en goed uitziende e-mailhandtekening te maken.