Laten we het eens over telefoongesprekken hebben! Ja, zelfs met DM’s, PM’s en IM’s moet je soms nog met mensen aan de telefoon praten. Telefoongesprekken zijn moeilijk. Ze zijn niet geschreven, soms onverwacht, en kunnen moeilijk te beëindigen zijn.
“Bel me terug als je iets nodig hebt, doei.”
“Ok, fijne dag.”
“Oh, jij ook.”
“Bedankt. Ik bel je als ik iets nodig heb. Dag.”
“Ja, bedankt voor het bellen.”
Whew, kan ik nu ophangen?
Plus, als je met iemand aan de telefoon praat, werk je zonder je complete conversatie gereedschapskist. Je hebt geen visuals. In een tekst correspondentie, kunt u ook geen visuele aanwijzingen zien. Maar als je een geschreven bericht verstuurt, heb je tenminste de kans om je woorden te herzien voordat je op de knop verzenden drukt. Een telefoongesprek levert dezelfde directheid als een persoonlijk gesprek zonder de kans om de reactie van de persoon te peilen en te pivoteren. Geen wonder dat zo veel mensen bang zijn voor cold calls.
Dit artikel gaat niet over cold calling, dat wel. Het gaat over elk gesprek. Ik ga technieken delen die je kunt gebruiken om je voice-only gesprekken te verbeteren. Dus, laten we aan de slag gaan. Wat kunt u doen om uw telefoongesprekken vlot te laten verlopen?
Laten we beginnen met de basis. “Hallo, wie is dit?” is geen geschikte telefoon begroeting. Misschien als u nummerweergave heeft en absoluut zeker weet wie er aan de andere kant van de lijn is, kunt u het gesprek met een grapje beantwoorden. Maar u moet er een gewoonte van maken om duidelijk een begroeting en uw naam te zeggen wanneer u de telefoon opneemt. Uw beller moet er meteen zeker van zijn dat ze de persoon hebben bereikt die ze probeerden te bellen.
Ook, voordat u de telefoon opneemt, leegt u uw mond. Ik weet het, het klinkt als iets wat je moeder je zou vertellen! Maar moeders weten dingen. Leeg je mond, zodat je duidelijk kan praten en je beller niet afgaat. Ja, ik ben ook schuldig. Er was een tijd dat ik chips at en aan de telefoon ging (ik bedoel, ik had honger!) Vergeet niet om duidelijk te spreken en haast je woorden niet.
Probeer om afleidende of storende achtergrondgeluiden te verminderen of te elimineren voordat u een gesprek aanneemt. Het is misschien niet uw bedoeling een gebrek aan belangstelling over te brengen op de persoon die contact met u heeft opgenomen, maar hij of zij zal zich waarschijnlijk gekleineerd voelen als hij of zij veel activiteit om u heen hoort.
U kunt ook uw hand over de telefoon houden om te praten om het achtergrondgeluid te verminderen.
Dit laatste brengt me eigenlijk bij mijn volgende punt. Vindt u het vervelend als u wordt gebeld door een telemarketeer en u hoort op de achtergrond tientallen andere mensen praten?
Ja. Ik ook.
Wanneer u iemand belt met een headset of luidspreker, kan achtergrondgeluid een probleem worden. Externe geluiden leiden af en kunnen tot misverstanden leiden.
Over luidsprekertelefoons gesproken: u weet waarschijnlijk al dat goede etiquette vereist dat u het vraagt voordat u iemands stem via luidsprekertelefoon doorgeeft. Maar zelfs als de persoon “ja” zegt, kunt u overwegen of het gebruik van een luidsprekertelefoon al dan niet optimaal is.
Want uw telefoonpartner kan beleefd instemmen met uw verzoek, dat betekent niet dat ze het idee leuk vinden dat hun woorden door uw hele kantoor worden uitgezonden. Bij twijfel, neem gewoon de hoorn op.
Ten slotte, vermijd multitasking wanneer u een telefoongesprek voert. Ze zeggen dat je een glimlach kunt horen over de telefoon en het is waar. U kunt ook horen wanneer iemand u niet zijn volledige aandacht geeft – zelfs zonder het visuele bewijs. Schuivende papieren, muisklikken, gefluisterde instructies aan een collega verraden het allemaal.
Als u het meeste uit het gesprek wilt halen, geef het dan uw volle aandacht.
Het einde bereiken
Hoe zit het met het beëindigen van het gesprek? De waarheid is dat veel mensen met dit probleem worstelen. Ik heb wat onderzoek gedaan naar het onderwerp en vond zelfs iemand op Quora die juist hierover advies had gevraagd! Ik vond de suggestie dat de beste praktijk om een gesprek voor eens en voor altijd te beëindigen is om woorden en toon te combineren om finaliteit over te brengen.
Om ervoor te zorgen dat het gesprek echt voorbij is, gebruikt u deze stappen:
- Samenvatten de inhoud van het gesprek.
- Vraag of er nog onderwerpen of vragen zijn.
- Stel een tijd vast voor een vervolggesprek of -bijeenkomst.
- Geef de ander de kans te reageren en afscheid te nemen.en
- Neem afscheid en hang op.
Het lijkt zo eenvoudig, nietwaar? Het gaat erom dat je alle details afhandelt die een gesprek gaande kunnen houden voordat je afscheid neemt. Probeer het eens bij je volgende gesprek en vertel me hoe het uitpakt!
Men ondertussen, als je meer tips wilt leren over effectieve communicatie, kijk dan eens rond op mijn website. Ik heb van veel verschillende mensen hulpmiddelen verzameld en we helpen u allemaal graag om uw communicatie te verbeteren. Of, je kunt me bellen. “Kit Pang, who dis?”
***
Vond je het artikel leuk? Geef het een like en reageer hieronder. (Kit leest werkelijk ELKE reactie van zijn trouwe fans)
Kit Pang is een communicatie-expert, TEDx-, inbound- en keynote-spreker, en de oprichter van BostonSpeaks. Hij is op een missie om mensen te helpen uitzonderlijke sprekers en communicatoren te worden. Kit’s seminars en lezingen zijn gecrediteerd als super leuk, innemend, soul-searching en inzichtelijk. www.kitpang.com | @KitPangx, @Boston_Speaks
p.s. hou je van het gebruik van de telefoon? Deel je tips!