Er zijn 6 stappen in een formele bemiddeling: 1) inleidende opmerkingen, 2) uiteenzetting van het probleem door de partijen, 3) tijd om informatie te verzamelen, 4) identificatie van de problemen, 5) onderhandeling en het genereren van opties, en 6) het bereiken van een overeenkomst.
Inleidende opmerkingen
De bemiddelaar wacht tot beide partijen aanwezig zijn en maakt dan een inleiding. De fysieke omgeving zal worden gecontroleerd, zodat geen van de partijen zich bedreigd voelt. De meeste bemiddelaars zullen vragen dat indien er kinderen aanwezig zijn, zij buiten wachten. De bemiddelaar zal dan een openingsverklaring afleggen. Dit schetst de rol van de deelnemers en toont de neutraliteit van de bemiddelaar. Sommige bemiddelaars zullen opmerkingen maken over wat zij als het probleem zien en de gegevens van de zaak bevestigen indien er vooraf briefings zijn ingediend. Vervolgens bepaalt de bemiddelaar het protocol en het tijdschema voor het proces. De mediation-richtlijnen worden doorgenomen en de mediator vat kort samen wat hij als geschilpunten heeft gehoord.
In de openingsverklaring tijdens de inleidende opmerkingen worden de spelregels voor de mediation uiteengezet. Deze basisregels helpen de mediation soepel te laten verlopen. De mediator zal meestal vragen dat als er advocaten aanwezig zijn, zij kunnen overleggen, maar dat de cliënten voor zichzelf moeten spreken. De partijen mogen elkaar niet onderbreken; de bemiddelaar zal elke partij de kans geven om hun kant van het verhaal volledig te vertellen.
Presentatie van het probleem door de partijen
Na de openingsverklaring geeft de bemiddelaar elke partij de gelegenheid om ononderbroken haar verhaal te doen. Meestal zal de persoon die om de bemiddelingssessie heeft verzocht, het eerst aan het woord komen. De verklaring is niet noodzakelijkerwijs een opsomming van de feiten, maar geeft de partijen de gelegenheid om kwesties in hun eigen geest te kaderen, en om de mediator meer informatie te geven over de emotionele toestand van elke partij. Indien er advocaten aanwezig zijn die de eerste verklaring afleggen, zal de bemiddelaar vervolgens de cliënt vragen om ook een verklaring af te leggen. De grondgedachte achter de verklaring van het probleem is niet een zoektocht naar de waarheid; het is slechts een manier om het probleem te helpen oplossen.
Informatieverzameling
De bemiddelaar zal de partijen open vragen stellen om tot de emotionele onderstromen door te dringen. De bemiddelaar kan de belangrijkste ideeën aan de partijen herhalen en vat deze vaak samen. Dit helpt de mediator om een goede verstandhouding tussen de partijen op te bouwen, vooral wanneer een faciliterende stijl wordt gebruikt.
Probleemidentificatie
Dit kan ook deel uitmaken van andere segmenten. De bemiddelaar probeert gemeenschappelijke doelen tussen de partijen te vinden. De bemiddelaar gaat na welke kwesties het eerst kunnen worden geregeld of welke het eerst zullen worden geregeld.
Onderhandeling en het genereren van opties / Het bereiken van een overeenkomst
Methodes voor het ontwikkelen van opties kunnen groepsprocessen, discussiegroepen of subgroepen, het ontwikkelen van hypothetische plausibele scenario’s, of een voorstel van de bemiddelaar waarbij de bemiddelaar een voorstel op tafel legt en de partijen het om beurten wijzigen, omvatten. De meest gebruikte methode is echter de caucus.
Als de deelnemers zich eenmaal hebben gecommitteerd aan het bereiken van een via onderhandelingen tot stand gekomen regeling, zal de bemiddelaar een brainstormsessie voorstellen om mogelijke oplossingen te verkennen. Dit kan leiden tot een definitieve overeenkomst, die het conflict verspreidt en een nieuwe basis biedt voor de toekomstige betrekkingen.
De bemiddelaar kan besluiten om privé-sessies met beide partijen te houden om de onderhandelingen vooruit te helpen. Deze caucus-sessie zal vertrouwelijk zijn. De caucus biedt een veilige omgeving waarin kan worden gebrainstormd en onderliggende angsten aan de oppervlakte kunnen worden gebracht. Het doel van de sessie is een gemeenschappelijke basis te vinden door veel opties te onderzoeken, en mogelijke oplossingen aan te dragen waarover de partijen kunnen nadenken. Partijen kunnen ook alternatieve oplossingen voor hun problemen overwegen zonder zich ertoe te verplichten de oplossingen als concessies aan te bieden.