VERKLARING VAN HET PRIVACYBELEID (Art. 13 van EU-Verordening n. 2016/679 betreffende de verwerking van persoonsgegevens)
ADVIHAIR S.R.L., BTW nr. 11495171008, gevestigd te Via Benini n. 11 – 40069 Zola Predosa (Bologna, Italië), (hierna te noemen de, “Gegevensbeheerder”), in zijn hoedanigheid van gegevensbeheerder, deelt u hierbij mede, in overeenstemming met Art. 13 van EU-verordening n. 679/2016 (hierna te noemen, “GDPR”) dat uw persoonsgegevens (verstrekt op het moment van inschrijving, door middel waarvan zakelijke relaties die voortvloeien uit het bestaande contract tot stand worden gebracht) zullen worden verwerkt in overeenstemming met de methoden en voor de doeleinden die hieronder worden gespecificeerd. In overeenstemming met de bepalingen van zowel de GDPR, Italiaans Wetsbesluit n. 196/2003 en eventuele latere wijzigingen (hierna te noemen de “Privacy Code”), zullen de verwerkingen die worden uitgevoerd door de Data Controller, gebaseerd zijn op de beginselen van juistheid, rechtmatigheid en transparantie en ze zullen worden uitgevoerd met het doel om te voldoen aan de beginselen van relevantie, volledigheid, niet-excessiviteit, terwijl ook de vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd.
De reikwijdte van de gegevensverwerking
Deze gegevens worden verwerkt, mede door gebruik te maken van IT- en telematicaprocedures, met zo nodig het verkrijgen van beelden, met inachtneming van de bovengenoemde wetgeving en alle voorziene vertrouwelijkheidsverplichtingen. Meer in het bijzonder zullen de persoonsgegevens worden verwerkt door het centrum, dat alle noodzakelijke, individuele verwerkingshandelingen zal uitvoeren ? verzamelen, registreren, organiseren, opslaan, verwerken, wijzigen, extraheren, enz. evenals elke andere handeling die nuttig wordt geacht met betrekking tot de levering van de gevraagde diensten.
Doeleinden van de gegevensverwerking, aard van de gegevensverstrekking en gevolgen van de weigering om de gevraagde gegevens te verstrekken
1. In de eerste plaats worden persoonsgegevens uitsluitend verwerkt voor doeleinden die nauw verband houden met en nuttig zijn voor de nakoming van contractuele verplichtingen waarbij u partij bent en die de rechtsgrondslag vormen voor de gegevensverwerking zelf in overeenstemming met Art. 13, paragraaf 1, letter c) van de GDPR. Dergelijke doeleinden omvatten met name:
– Het sluiten van contracten voor diensten en producten die door de Gegevensverwerker worden geleverd;
– Het sluiten van contracten voor diensten en producten die door de Leverancier worden geleverd;
– Deelname aan presentatie/cursussen/demonstratie-activiteiten;
– Het nakomen van precontractuele, contractuele, administratieve en fiscale verplichtingen die voortvloeien uit de bestaande zakelijke relatie die met u tot stand is gebracht (vereisten met betrekking tot operationele, organisatorische, management-, fiscale, administratieve, verzekerings- en boekhoudkundige activiteiten die verband houden met de contractuele en/of precontractuele zakelijke relatie die tot stand is gebracht);
– Het nakomen van verplichtingen die voortvloeien uit de wet, regelgeving, communautaire wetgeving of een bevel van een wettelijke autoriteit (bijvoorbeeld met betrekking tot de bestrijding van het witwassen van geld);
– De uitoefening van de rechten van de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens, bijvoorbeeld met betrekking tot het recht op verdediging voor een rechtbank. De verwerking van dergelijke gegevens wordt uitgevoerd zonder dat uw uitdrukkelijke toestemming nodig is (art. 6 letters b), c) van de GDPR) en de verstrekking van dergelijke gegevens wordt als verplicht beschouwd. Bij gebreke van een dergelijke verstrekking kunnen wij niet instaan voor de totstandkoming en uitvoering van contractuele betrekkingen met de verantwoordelijke voor de verwerking.
2. Secundair mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt na het verkrijgen van uw specifieke en uitdrukkelijke toestemming (Art. 7 van de GDPR) voor de volgende doeleinden:
a) Marketing: om u nieuwsbrieven, commerciële mededelingen en/of reclamemateriaal te sturen via e-mail, post, sms en/of telefoon, met betrekking tot producten of diensten die door de Gegevensbeheerder worden geleverd, evenals het meten van de mate van tevredenheid met betrekking tot de kwaliteit van genoemde diensten.
b) Het maken en gebruiken van portretten, fotografische beelden en video’s: het gebruik en de publicatie van portretten in foto’s en /video’s die zullen worden gemaakt, op de website van de Gegevensbeheerder en op zijn profielpagina’s van sociale netwerken. Hiertoe garandeert de verantwoordelijke voor de verwerking dat de rechten met betrekking tot de eer en reputatie van deze gegevens ten volle zullen worden geëerbiedigd. De plaatsing en het gebruik van de beelden worden als volledig kosteloos beschouwd. Het geven van toestemming met betrekking tot Gegevensverwerking voor Marketingdoeleinden alsmede voor het gebruik van het portret, de fotografische afbeelding en video, voor de bovengenoemde doeleinden en methoden, is absoluut facultatief en optioneel (en in elk geval kan deze toestemming zonder formele procedure worden herroepen, ook na het verlenen van diensten) en het niet verstrekken van deze gegevens zal niet leiden tot enige belemmering en/of gevolgen met betrekking tot de bovengenoemde zakelijke relatie. In elk geval, ook wanneer de toestemming om de Gegevensverwerker te machtigen alle bovengenoemde handelingen te verrichten reeds is gegeven, hebt u het recht deze op elk gewenst moment in te trekken door een aangetekende brief met betrekking tot uw verzoeken om “verwijdering van de lijst” en/of “verwijdering van afbeeldingen” te zenden aan het adres van de Gegevensverwerker, zoals hieronder vermeld. Na ontvangst van een dergelijk verzoek zal de verantwoordelijke voor de verwerking de desbetreffende gegevens onmiddellijk verwijderen uit de databases die worden gebruikt voor gegevensverwerking voor marketingdoeleinden en/of het gebruik van het portret, de fotografische afbeelding en de video. De loutere ontvangst van het verzoek om verwijdering van de lijst wordt automatisch beschouwd als een bevestiging dat dit verwijderingsproces is uitgevoerd.
Methoden voor gegevensverwerking
De gegevensverwerking wordt zowel handmatig (bijv. het verzamelen van papieren formulieren) als elektronisch of in ieder geval met behulp van passende elektronische, IT- en telematicahulpmiddelen uitgevoerd, zodat de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens zelf worden gewaarborgd, in overeenstemming met wat is bepaald in zowel Art. 32 van de GDPR en de Privacy Code. In elk geval worden tijdens de uitvoering van de gegevensverwerking alle nodige technische, IT-, organisatorische, logistieke maatregelen en veiligheidsprocedures getroffen, opdat het wettelijk voorziene minimumniveau van bescherming van de gegevens wordt gewaarborgd.
Duur van de gegevensverwerking
De verantwoordelijke voor de verwerking verwerkt de persoonsgegevens gedurende de tijd die nodig is om de voornoemde doeleinden te bereiken en in elk geval niet langer dan 10 jaar na de beëindiging van de zakelijke relatie, voor de primaire doeleinden en niet langer dan 2 jaar na de beëindiging van de noodzaak van gegevensverwerking voor marketingdoeleinden. De beelden worden voor onbepaalde tijd bewaard en in de databanken opgeslagen om een historisch geheugen van de gebeurtenissen te hebben. In ieder geval wordt periodiek nagegaan of de opgeslagen gegevens verouderd zijn ten opzichte van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
Categorieën van personen aan wie de gegevens kunnen worden medegedeeld:
Uw persoonsgegevens kunnen worden meegedeeld:
– Aan de werknemers van de Gegevensbeheerder in hun hoedanigheid van verantwoordelijken voor de gegevensverwerking en/of interne gegevensverwerkers en/of systeembeheerders;
– Aan zelfstandige beroepsbeoefenaren (advocaten, consultants, enz.), administratieve en fiscale adviseurs voor de noodzakelijke wettelijke vervullingen, bedrijven die namens de Gegevensbeheerder uitbestedingsactiviteiten uitvoeren, in hun hoedanigheid van aangewezen externe gegevensverwerkers.
– Aan toezichthoudende organen, gerechtelijke autoriteiten, verzekeringsmaatschappijen voor het verlenen van verzekeringsdiensten, alsmede aan die personen aan wie de verstrekking van gegevens wettelijk verplicht is voor het uitvoeren van genoemde doeleinden.
– Voor defensieve onderzoeken of om iemands rechten voor de rechter te doen gelden of te verdedigen, voor zover deze uitsluitend betrekking hebben op en nauw verband houden met een dergelijk doel.
Doorgifte van persoonsgegevens
De verantwoordelijke voor de verwerking zal uw persoonsgegevens niet doorgeven aan een derde land of aan een internationale organisatie.
Rechten van de betrokkene
In uw hoedanigheid van betrokkene hebt u rechten in overeenstemming met Art. 15 van de GDPR en meer in het bijzonder het recht om van de verantwoordelijke voor de verwerking de bevestiging te krijgen of er al dan niet persoonsgegevens over u worden verwerkt en, in voorkomend geval, om toegang te krijgen tot die persoonsgegevens, alsmede de volgende informatie: a) het doel van de verwerking; b) de categorieën van de persoonsgegevens in kwestie; c) de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie persoonsgegevens zijn of zullen worden meegedeeld, met name wanneer deze betrekking hebben op derde landen of internationale organisaties; d) indien mogelijk, de voorziene periode gedurende welke de persoonsgegevens worden bewaard of, indien dit niet mogelijk is, de criteria die zijn gebruikt om deze periode te bepalen; e) het recht om de verantwoordelijke voor de verwerking te verzoeken uw persoonsgegevens te rectificeren of te wissen of de verwerking van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben te beperken, dan wel bezwaar te maken tegen de verwerking ervan; f) het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit; g) indien deze gegevens niet door de betrokkene zelf zijn verstrekt, alle beschikbare informatie over de oorsprong van de gegevens; h) het bestaan van een geautomatiseerd besluitvormingsproces, met inbegrip van het opstellen van profielen en, ten minste in dergelijke gevallen, belangrijke informatie over de gebruikte logica, alsook over het belang en de verwachte gevolgen van een dergelijke verwerking voor de betrokkene. In voorkomend geval hebt u ook het recht om de rechten uit te oefenen overeenkomstig de artikelen 16-21 van de GDPR (het recht op rectificatie, het recht om te worden vergeten, het recht op beperking van de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid en het recht om bezwaar te maken), evenals het recht om een klacht in te dienen bij de Italiaanse antitrustautoriteit door de procedures en aanwijzingen te volgen die zijn gepubliceerd op de officiële website van deze autoriteit: www.garanteprivacy.it of als alternatief het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde gerechtelijke instantie.
Wijze van uitoefening van rechten
U kunt uw rechten op elk gewenst moment uitoefenen door een aangetekende brief te sturen naar de Gegevensbeheerder om dit te bewerkstelligen.
Gegevensbeheerder
De Gegevensbeheerder van de door u verstrekte persoonsgegevens is: ADVIHAIR S.R.L., BTW nr. 11495171008, met haar kantoren te Via Benini n. 11 – 40069 Zola Predosa (Bologna, Italië) in de persoon van haar Wettelijk Vertegenwoordiger. De artikelen 15 tot en met 22 van de GDPR zijn beschikbaar door op deze link te klikken: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=IT