Alai

Uit de dagelijkse werksfeer stappen en tijd doorbrengen met uw team is een geweldige manier om teamgeest te kweken. En werknemers opnieuw af te stemmen op de doelen en visie van de organisatie. Vooral als een deel van uw team op afstand werkt. U zult zien dat sommige bedrijven een offsite voor één dag plannen, terwijl anderen een heel weekend reserveren. Wij hebben onlangs een offsite gedaan. Dus we wilden de lessen delen van onze eigen ervaring tijdens de offsite, evenals het planningsproces dat eraan voorafging.

Maar laten we eerst beginnen bij het ene team dat ons inspireerde voor een team-offsite – Buffer.

Buffer heeft de kunst van het plannen van teamretraites geperfectioneerd. Zij geloven dat offsite werken het team helpt om slimmer te werken. En dit is waarom ze er elke 5 maanden een plannen.

Voor elke retraite heeft Buffer een nieuwe manier gevonden om werk te doen, sessies op te zetten, een ondernemingsproject te bouwen en zelfs dagelijkse stand-upvergaderingen te hebben.

“We doen retraites zodat iedereen de kans krijgt om nieuwe culturen te ervaren en opener van geest te worden.”
Buffer

Terwijl een teamuitje ontspannend moet zijn, is het van cruciaal belang om het goed te plannen zodat het niet uit de hand loopt en te spontaan en chaotisch wordt. Verschillende mensen, verschillende mentaliteiten – je weet hoe dat kan gaan!

Dus van het instellen van een out-of-office status tot het opstellen van een agenda, en het plannen van een paar teamactiviteiten samen, is het belangrijk om je team offsite enige richting te geven.

Terugkomend van een en hebben gevraagd zo veel andere bedrijven die het eerder hebben gedaan, hier zijn de tien tips die we in gedachten hielden en probeerden vast te houden aan, om ons team offsite te plannen.

Dus zonder verder oponthoud, hier is hoe je een productteam off-site kunt runnen!

Top 10 tips om een goed team offsite te runnen

1. Bepaal de agenda en verwachtingen nog voordat je begint

Terwijl sommige team offsites uitsluitend bedoeld zijn om te ontspannen en een band met elkaar op te bouwen, plannen sommige organisaties een hybride retraite. Ze plannen een paar dagen voor werk en het samen bepalen van hun groeiroutekaart, en passen genoeg dagen in voor sightseeing en avontuurlijke sporten.

Nou terwijl je misschien één ding in gedachten hebt, is de kans groot dat sommige van je teamleden heel andere verwachtingen hebben. Dus voordat u begint met het plannen van de team offsite, begint u met het vaststellen van een agenda en wat uw team ervan kan verwachten.

Nadat u de agenda hebt vastgesteld, laat u het team weten wat u van plan bent te doen tijdens de team offsite. Dit zal hen niet alleen voorbereiden op alle activiteiten die je voor hen hebt opgesteld, maar geeft hen ook een kans om wijzigingen voor te stellen om het beter te maken.

Laat je team bijvoorbeeld weten dat er een dag is gewijd aan ideation. Dit zou hen voldoende tijd geven om na te denken over wat ze naar de tafel zouden willen brengen.

Zo ook, als u avontuurlijke sporten hebt opgesteld, kunnen werknemers die er preuts over zijn, hun zorgen uiten en u dit van tevoren laten weten. Op deze manier hoeft u geen middelen uit te geven om hen te laten deelnemen of op het laatste moment teleurstellingen te verwerken.

U moet tenslotte ieders comfortzone respecteren en hen toch kunnen laten deelnemen aan dingen die het team samen doet.

2. Stel een budget vast en houd u eraan

Uw organisatie zal tijdens de teamuitstap zeker kosten moeten maken. Voordat u begint met het plannen van uw activiteiten, is het van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat u een budget opzij hebt gezet voor de teamretraite. Het is belangrijk dat u niet al uw middelen uitput alleen maar om een paar dagen plezier met het team te hebben.

Het vaststellen van een budget stelt u in staat om de team offsite effectiever te plannen. Het geeft u bij benadering aan voor wat voor soort accommodaties u kunt gaan, welke activiteiten u kunt plannen, hoe u reist en wat u wel of niet kunt opnemen in de bedrijfsuitgaven voor het team.

Stel dat u een team van tien personen bent. In dit geval kan het kiezen van een Airbnb een betere bang for the buck zijn dan het boeken van hotelkamers. Bovendien geven de gemeenschappelijke ruimtes in een Airbnb het team meer flexibiliteit om bij elkaar te zitten en plezier te hebben.

3. Stel een schema op voor elke dag

Hoewel u niet elke minuut van de dag hoeft uit te stippelen, zet elke dag een paar activiteiten voor iedereen opzij. Je wilt niet dat mensen op hun eerste dag van de retraite wakker worden en een schema voor de dag bij elkaar moeten scharrelen. Je zult gewoon eindigen met stappen om te eten en niet echt iets anders doen dan eten – stel je voor dat je een hele dag verspilt als je internationaal reist.

Niemand vraagt je om een militaire routine te maken. Het is prima om je team te laten weten dat iedereen tegen een bepaalde tijd uit moet stappen voor het ontbijt, zodat ze ook van andere activiteiten gedurende de dag kunnen genieten. Vertrouw ons, ze zullen je hier later alleen maar dankbaar voor zijn als ze terugkomen met zoveel gedaan!

Ook helpt dit je om last-minute toeslagen te vermijden. Als je op reis bent, hebben reisorganisatoren de neiging je te veel aan te rekenen als ze zien dat je geen andere optie hebt. Maar als je vooruit plant, heb je al een pakket in handen en betaal je niet ‘extra’ voor iets dat goedkoper kan. U kunt al dat uitgespaarde geld trouwens voor een andere activiteit gebruiken.

U plant bijvoorbeeld een teamtrekking op de plaats van bestemming. Hiervoor moet u een pakket kopen bij een lokale reisplanner. Het pakket omvat voedsel en kleding die u nodig zou hebben tijdens de trekking. Als je nu vergeet om dit pakket vooraf te plannen en te boeken, is de kans groot dat de plaatsen voor trekteams vol zijn op de dag dat je hebt besloten om te gaan. Er is ook een kans dat de planner je vraagt om een paar extra dollars uit te geven om je ‘in te passen’.

De keuze is aan jou!

Hier is een sjabloon dat je kunt gebruiken:

Pro-tip: Als je van plan bent om wat werk gedaan te krijgen tijdens de team offsite, plan alle uitjes dan overdag. Door de dag optimaal te benutten, kunt u de avonden vrijmaken voor werk en teamdiner. Of om gewoon te ontspannen en u voor te bereiden op de volgende dag.

4. Volg een out-of-office checklist om u van tevoren voor te bereiden

Nadat u de data van uw werkcollege hebt vastgesteld, moet u niet vergeten uw out-of-office status in te stellen voor de dagen dat u weg zult zijn. Dit betekent dat u een automatische e-mail moet instellen, uw agenda moet blokkeren en al uw werk moet afmaken, om er maar een paar te noemen. Herinner uw teamleden eraan hetzelfde te doen.

Voor sommige van uw medewerkers kan dit ook betekenen dat zij vergaderingen moeten uitstellen of vervroegen. Voor anderen kan het betekenen dat ze hun blogberichten en social media-updates van tevoren moeten plannen.

Het idee is om te kunnen blijven doen wat voortdurende inspanning vereist, zonder dat bepaalde teamleden tijdens de off-site urenlang hoeven te gaan zitten. We noemen het beter plannen van werk, zodat niemand hoeft terug te komen naar een overweldigende hoeveelheid hangend werk.

Niet zeker of je alles van je lijst hebt afgevinkt voor de teamretraite? Deze out-of-office checklist zorgt ervoor dat uw takenlijst leeg is en alles veel van tevoren goed is ingepland.

5. Plan leuke, buitenactiviteiten voor teambinding

We hoeven geen studie aan te halen om te bewijzen dat leuke, buitenactiviteiten een geweldige manier kunnen zijn om te binden. U kunt avontuurlijke sporten plannen zoals wildwatervaren of groepswandelingen of zelfs lichte buitenactiviteiten zoals kamperen als een manier voor het team om zich te binden. Het zorgt voor kameraadschap. Buffer, bijvoorbeeld, nam surflessen toen ze op hun teamretraite naar Sydney gingen.

Maar niet iedereen in het team zal een surfliefhebber zijn. Dus hoe bepaal je echt wat je moet plannen op de team offsite?

Om het plannen van buitenactiviteiten beter te maken, maak je een lijst met attracties op de bestemming waar je bent. Met een regel die uitlegt wat uniek is aan elk van die attracties, zet je een snelle poll op. Apps zoals Simple Poll maken het heel gemakkelijk om een snelle poll aan je Slack-kanaal toe te voegen. Zelfs de kleinste beslissing kan eenvoudig worden gemaakt met een snelle poll. Geen heen en weer gedoe!

Als uw team meestal op afstand werkt, wilt u dat ze zich goed met elkaar kunnen mengen. Kies een van de vele spelletjes om het ijs te breken en uw teamleden meer op hun gemak te stellen met elkaar. Vergeet niet om ze een natuurlijk onderdeel van uw geplande dag te maken.

6. Herbekijk de grotere doelen van het bedrijf

Een teamretraite is een geweldige plek om een gesprek te openen over het grotere plaatje van de organisatie. U kunt deze workcation gebruiken om de missie en visie waar het team naartoe werkt opnieuw vast te stellen. Dit gesprek is belangrijk om iedereen opnieuw te informeren over waar ze aan werken en ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde visie voor de organisatie deelt.

Dit is ook een goed moment om te praten over de individuele doelen van uw team. Inzicht in hun doelen zal u helpen het hoe en waarom achter het dagelijks functioneren van uw team te identificeren. Het zal u ook helpen uw team in staat te stellen beter werk te leveren. Wanneer u begrijpt wat zij nodig hebben en verwachten en wat hun huidige wegversperringen zijn, kunt u beter samenwerken.

Wanneer u zich afstemt op de individuele doelen van uw team, zorgt u ervoor dat uw medewerkers op één lijn zitten met de grotere doelen van het bedrijf.

Goede off-site teamvergaderingen kunnen een heel eind komen!

7. Maak wat tijd vrij voor feedback (en positieve kritiek)

Feedback is een belangrijk onderdeel van elke organisatie. Het omarmen van feedback binnen uw organisatie kan individuele medewerkers helpen groeien, een eerlijke omgeving binnen het team afdwingen en uw teamcultuur sterker maken.

U kunt tijdens uw teamretraite zelfs twee uur uittrekken voor een feedbackworkshop. Dit kan een collaboratieve, peer feedback sessie zijn, of een één-op-één gesprek. Leer meer over de feedbackcultuur in verschillende teams om een model op te pikken dat voor u werkt.

Uw teamretraite kan ook een moment zijn om eventuele uitdagingen en problemen uit te praten. Dit kan een wegversperring binnen een project zijn of zelfs een communicatie-uitdaging met een medeteamlid.

Door problemen waar uw team mee te maken krijgt tijdens de retraite aan te pakken, kunt u problemen sneller oplossen wanneer u terug bent. Gebruik uw off-site teamvergaderingen effectief!

8. Moedig één-op-één gesprekken tussen leden aan.

Is iedereen in uw team op zijn gemak met elkaar? Zo niet, dan is deze teamretraite het ideale moment om ervoor te zorgen dat iedereen met elkaar heeft gesproken. Organiseer teambuilding games zoals hard talk en speed dating om één-op-één gesprekken aan te moedigen.

Hoewel ze niet de beste vrienden hoeven te zijn, is een goede werkrelatie tussen elk teamlid van vitaal belang. Voor zowel toekomstige samenwerkingen als voor het behoud van een positieve teamcultuur.

Een-op-een gesprekken zijn vooral belangrijk voor teams op afstand, omdat het team offsite de enige facetime is die ze krijgen om te binden. Nu ik erover nadenk, het is niet zo moeilijk om dat mogelijk te maken. Je woont een paar dagen samen, er is maar één persoon nodig om een gesprek aan te knopen!

9. Houd een paar uur puur voor het ideëren van nieuwe projecten

Van het voorstellen van features voor het project tot het bedenken van growth hack projecten. Zorg ervoor dat het ideeënbord van uw bedrijf gevuld wordt met suggesties van iedereen. U kunt tijd reserveren tijdens de team offsite om het ideeënbord op te pakken en deze ideeën uit te voeren, te parkeren of weg te gooien.

Maar zorg ervoor dat u elk teamlid aanmoedigt om suggesties te doen en ideeën te bespreken waar ze aan willen werken. Of het nu als team of individueel is, om waarde toe te voegen aan het bedrijf.

Door de vloer open te zetten voor suggesties, zie je meer eigenaarschap onder je teamleden. En zelfs ideeën vinden die een positieve impact zullen hebben op de groeiroutekaart van uw organisatie. Zoals ze zeggen, een frisse kijk krijgen van iemand kan je helpen nieuwe kansen te zien. Degenen die tot nu toe onopgemerkt zijn gebleven!

10. Stuur een e-mail over de resultaten van de retraite

Als je terug bent van de team offsite, stuur dan een ‘Post Team Offsite’ e-mail, waarin je de werkgebaseerde beslissingen schetst. En of er nieuwe projecten zijn geïntroduceerd. Zo’n e-mail kan teamleden helpen om snel een overzicht te krijgen van alle nieuwe projecten waar ze in zullen springen. En dat alles zonder dat ze hun aantekeningen hoeven door te nemen of hun hersens hoeven te kraken om zich te herinneren wat er is besproken.

Maar het belangrijkste is dat je niet vergeet om dat ene ding te delen waar je teamleden naar uitkijken. Foto’s van de reis, natuurlijk!

Herinneringen en glimpen van de goede tijden die ze samen hebben gehad, is een geweldige manier om hen terug te laten keren op het werk. Je wilt niet dat ze terugkomen met vakantie blues; je wilt dat ze terugkomen verjongd en gemotiveerd om hun best te geven.

Een team offsite kan een beetje tijdrovend zijn om te plannen. Maar onvoorbereid gaan zal alleen maar resulteren in teleurstellingen zo nu en dan, demotiverend uw team. En dat is precies het tegenovergestelde van wat u wilt!

Doe dus een vooruitziende planning voor uw team offsite. Gebruik het als een kans om uw teamband te versterken. Maak uw medewerkers pro-actiever binnen de rollen die ze bij de organisatie vervullen.

Pland u binnenkort een team offsite? We hopen dat deze tips u de middelen geven om een succesvolle, productieve en leuke tijd met uw team te plannen!

Kent u een kleine tip die uw vorige team offsite tot een succes maakte? Vergeet deze niet met ons te delen, want wij willen de volgende nog beter maken.