Wanneer werknemers overuren maken, kan uw organisatie ervoor kiezen hen te compenseren met vrije tijd in plaats van hen overuren uit te betalen. U kunt Replicon zo instellen dat overuren automatisch worden omgezet in vrije tijd of dat gebruikers kunnen kiezen welke uren ze willen omzetten.
U moet gebruikmaken van Configureerbare urenstaten, Loonregels en Nieuwe vrije tijd om vrije tijd in te stellen. Als u deze niet gebruikt, kunt u gebruikers mogelijk toch overuren laten opsparen. Zie Overwerk opsparen instellen voor meer informatie.
- Hoe vrije tijd in plaats werkt
- Automatische vs. handmatige omzetting
- Instellen van vrije tijd in plaats
- A. Stel opties op systeemniveau in
- B. Stel uw vervangingsbeleid voor vrije tijd in
- C. Wijs overwerk toe aan gebruikers
- Vragen
- Wat gebeurt er als geen van de geselecteerde vrije tijdstypes aan de gebruiker is toegewezen?
- Kunnen we meerdere beleidsregels voor roostervrije tijd maken?
Hoe vrije tijd in plaats werkt
Welke uren beschikbaar zijn voor omzetting in vrije tijd hangt af van twee dingen: de aan elke gebruiker toegewezen salarisregel en de instellingen die u inschakelt in het beleid voor vrije tijd in plaats van vrije tijd van uw bedrijf.
Bijv.:
- Een gebruiker heeft een salarisregel die zegt dat alle uren die hij in een week meer dan 40 werkt, worden uitbetaald tegen 1,5x
- U geeft in uw verlofbeleid aan dat gebruikers alle uren die binnen de salariscode van 1,5x vallen, kunnen omzetten in vrije tijd, met gebruikmaking van een vermenigvuldigingsfactor van 1,5x
- U geeft in uw verlofbeleid aan dat gebruikers alle uren die binnen de salariscode van 1,5x vallen, kunnen omzetten in vrije tijd.5x vermenigvuldigingsfactor
- Als aan die gebruiker in zijn timesheetsjabloon het onderdeel time off in lieu is toegewezen en hij 42 uur in zijn timesheet invoert, kan hij 2 overuren omzetten in 3 vrije uren
Automatische vs. handmatige omzetting
Bij het instellen van time off in lieu kunt u kiezen of de berekening automatisch plaatsvindt of dat de werknemer zelf kan aangeven hoeveel uren worden omgezet.
Als de berekening automatisch is, worden alle uren voor de geselecteerde looncode omgerekend met de door u opgegeven vermenigvuldigingsfactor. Op de urenstaat van de gebruiker wordt de berekening weergegeven.
Als de berekening handmatig is, kan de werknemer zelf kiezen hoeveel overuren in vrije tijd worden omgezet. De gebruiker maakt deze selecties op zijn timesheet. Alle uren die niet worden omgezet, worden uitbetaald.
Als u dat wenst, kan de gebruiker ook kiezen hoeveel vrije uren worden toegekend in ruil voor het overwerk, en op welk type vrije tijd ze worden gestort.
Instellen van vrije tijd in plaats
Om vrije tijd in plaats in te stellen:
A. Stel opties op systeemniveau in
- Zorg ervoor dat de beleidsopties Time Off in Lieu zijn ingeschakeld in uw beheerdersmachtigingen.
- Loonregels instellen en toewijzen zodat overwerk wordt berekend op urenstaten.
- Bevestig dat u alle verloftypen hebt gemaakt die uw organisatie zal gebruiken.
U hoeft geen speciaal verloftype te maken voor het sparen van verlof in plaats van tijd – elk verloftype kan worden gebruikt. U kunt echter het type Opgespaarde tijd gebruiken als u niet wilt dat saldolimieten en resets die zijn geconfigureerd voor andere verloftypen ook worden toegepast op vervangende verlofuren.
B. Stel uw vervangingsbeleid voor vrije tijd in
- Ga naar Beheer > Time Off > Time Off In Lieu.
Als u zojuist de machtiging Time Off in Lieu hebt ingeschakeld, moet u zich mogelijk opnieuw bij het systeem aanmelden voordat deze optie wordt weergegeven.
- Kies welke looncodes kunnen worden omgezet in vervangend verlof. Voor elke looncode:
-
- Specifieer of alle uren voor de looncode moeten worden omgezet in vrije tijd, of dat de gebruiker kan kiezen hoeveel uren worden omgezet.
-
- Voer de vermenigvuldigingsfactor in, die aangeeft hoeveel vrije uren worden toegekend voor elk overwerkuur.
In sommige rechtsgebieden is het wettelijk verplicht werknemers vrije tijd toe te kennen die gelijk is aan hun overwerkvergoeding. Een gebruiker die bijvoorbeeld 1,5x verdient voor 2 uur overwerk, moet 3 uur vrije tijd krijgen in plaats van dat overwerk.
- Kies op welke vrije tijdstypes een gebruiker de vrije tijd in plaats kan zetten.
Als u meerdere vrije tijdstypes selecteert:
-
- En gebruikers kunnen kiezen welke uren ze willen omzetten, ze kunnen kiezen uit de types die u selecteert
- En de omzetting gebeurt automatisch, de vrije tijd wordt gestort in het eerste vrije tijdstype dat u hier toevoegt
Gebruikers kunnen alleen naar het geselecteerde vrije tijdstype storten als dit aan hen is toegewezen in hun gebruikersprofiel.
- Klik op Opslaan.
Met de optie voor het storten van vrije tijd in de plaats in het tijdverlofbeleid kunt u het tijdstip van storting wijzigen van na goedkeuring (de standaardinstelling), tot zodra het toepasselijke overwerk in de urenstaat is ingevoerd. Deze optie is nuttig voor bepaalde klanten die compenserende vrije tijd aanbieden die snel vervalt, om ervoor te zorgen dat werknemers tijd hebben om de rusttijd te gebruiken die ze hebben verdiend. Wij raden niet aan deze instelling bij normaal gebruik te wijzigen, omdat het risico bestaat dat werknemers verlof opnemen op basis van ongeldige overuren.
C. Wijs overwerk toe aan gebruikers
- Voeg de component Time Off in Lieu toe aan de sjabloon voor de werktijd van de gebruiker.
Op alle nieuwe werktijdbladen worden de overuren van de gebruiker nu omgezet in vrije tijd op basis van uw beleidsinstellingen.
Vragen
Wat gebeurt er als geen van de geselecteerde vrije tijdstypes aan de gebruiker is toegewezen?
Als geen van de in aanmerking komende vrije tijdstypes voor de gebruiker is ingeschakeld, wordt op de werkstaat van de gebruiker een fout weergegeven. De gebruiker zal in plaats daarvan voor de uren worden uitbetaald.
Kunnen we meerdere beleidsregels voor roostervrije tijd maken?
Nee, er kan slechts één beleidsregel worden gemaakt. Als u bepaalde gebruikers geen verlof wilt geven, moet u het onderdeel verlof niet in hun timesheetsjabloon opnemen. Hun overuren zullen worden berekend als overwerkloon.