De jaarrekening van een onderneming waarin de rentabiliteit en de financiële positie worden gerapporteerd, bestaat hoofdzakelijk uit een winst- en verliesrekening en een balans. De rekeningen die in deze jaarrekeningen zijn opgenomen, vallen in een van de vier categorieën, namelijk inkomsten of uitgaven en activa of passiva. Opbrengsten en activa worden weergegeven door huidige of toekomstige instromen, terwijl kosten en passiva door huidige of toekomstige uitstromen.
Het artikel “kosten vs. passiva” gaat in op de betekenis van en verschillen tussen twee van deze componenten – kosten en passiva.
Definities en betekenissen
Opbrengsten:
Een uitgave is een kostenpost die door een entiteit moet worden gemaakt om bedrijfsopbrengsten te genereren. In de loop van hun activiteiten om inkomsten te genereren, zouden bedrijfsentiteiten bepaalde goederen verwerven of bepaalde diensten gebruiken en de geldelijke uitstroom die daaraan wordt besteed, zijn de kosten van de entiteit. Een productie-entiteit zou bijvoorbeeld huur moeten betalen aan de eigenaar van haar fabrieksgebouw en lonen aan haar werknemers om haar productieactiviteiten te kunnen uitvoeren. Deze betalingen komen in aanmerking als bedrijfskosten.
De bedrijfskosten kunnen grofweg worden gecategoriseerd op basis van de fase van het bedrijf waarin ze worden gemaakt:
- Fabricagekosten: Uitgaven die in het fabricageproces worden gemaakt, zoals directe materialen, lonen van werknemers, elektriciteit en olie, salarissen van opzichters, fabriekshuur enz.
- Verkoop- en distributiekosten: Uitgaven in verband met het verkoopproces van goederen, zoals transportkosten, behandelingskosten, verpakkingskosten, magazijnkosten, reclamekosten enz: Uitgaven in verband met de dagelijkse routineactiviteiten, zoals drukwerk en kantoorbenodigdheden, elektriciteit voor het kantoor, telefoon- en internetuitgaven enz.
- Financieringsuitgaven: Uitgaven die worden gedaan om aan de financieringsbehoeften te voldoen, voornamelijk kosten voor de verwerking van leningen en rente op leningen
Uitgaven worden geboekt door ze ten laste te brengen van de handels- of winst- en verliesrekening met een credit op een of andere te betalen rekening (te betalen huur, te betalen salaris, te betalen rente enz.) in het geval van overlopende posten en bankrekening in het geval van contante uitgaven.
Journaalpost voor uitgaven
Mr. A houdt zich bezig met het verlenen van juridische diensten aan zakelijke cliënten. Hij heeft twee advocaten ingehuurd om hem bij te staan bij al zijn papierwerk. Elk van hen krijgt $1.000 als maandsalaris. Daarnaast betaalt hij maandelijks een kantoorhuur van 500 dollar. Deze kosten worden als volgt geboekt:
Salarissen a/c…..2.000
Huur a/c…..500
Bank a/c…..2.500
(zijnde salarissen en huur voor de maand die per cheque worden geboekt en betaald)
Liability:
Een liability is een financiële verplichting van een entiteit die is ontstaan als gevolg van haar zakelijke transactie in het verleden. Wanneer een entiteit goederen aankoopt of diensten afneemt, is zij verplicht de verkoper te vergoeden, gewoonlijk door middel van een geldelijke betaling. Evenzo is een entiteit die geld leent van een kredietgever, verplicht rente te betalen over de lening en de hoofdsom van de lening terug te betalen. Dergelijke verplichtingen worden verplichtingen ten behoeve van de jaarrekening van een entiteit. Verplichtingen worden gewoonlijk ingedeeld in:
- Kortlopende verplichtingen: Verplichtingen die binnen een korte periode, meestal binnen een jaar, moeten worden afgewikkeld; bijvoorbeeld crediteuren met een krediettermijn van 90 dagen op korte termijn te betalen obligaties, enz.
- Langlopende verplichtingen: Verplichtingen die geen afwikkeling op korte termijn vereisen en die meerdere jaren doorlopen over een lange termijn; bijvoorbeeld bankleningen en obligaties uitgegeven door de entiteit.
Journaalpost voor verplichtingen
Hetzelfde voorbeeld als hierboven voortzetten. Stel dat de heer A de huur niet onmiddellijk betaalt, maar dat zijn huisbaas hem een termijn van 2 maanden toestaat om de betaling te verrichten. In dat geval ontstaat bij het boeken van de uitgave een verplichting ten bedrage van $500 ten gunste van de verhuurder.
Rent a/c…..500
Lender’s a/c…..500
(Being – rent for the month accounted for)
Aanvullend, als dhr. A een lening aangaat van $50.000 voor de renovatie van zijn kantoor, moet hij in zijn boeken een passiefpost creëren ten gunste van de leninggever:
Bank a/c…..50.000
Lening a/c…..50.000
(Is – lening aangegaan voor renovatie van kantoor)
Wanneer de lening uiteindelijk is terugbetaald, zal de passiefpost uit de boeken worden gewist.
Verschil tussen kosten en passiva
De zeven belangrijkste verschillen tussen kosten en passiva worden hieronder toegelicht:
Basisbetekenis:
- Een kostenpost is een kost die moet worden gemaakt in het kader van activiteiten van een onderneming die inkomsten genereren.
- Een verplichting is een financiële verplichting van een entiteit die is ontstaan als gevolg van een zakelijke transactie die in het verleden is uitgevoerd.
Type rekening:
- Een uitgave is een nominale rekening van aard.
- Een verplichting is een persoonlijke rekening van aard, aangezien deze ten gunste van een persoon of entiteit wordt gecreëerd. Een banklening, bijvoorbeeld, is een verplichting ten gunste van een bank, een verplichting voor de aankoop van goederen of materialen wordt gecreëerd ten gunste van de verkoper.
Opname in de boekhouding:
- Uitgaven worden geboekt aan de debetzijde van de handels- of winst-en-verliesrekening en veroorzaken een vermindering van de nettowinst van de entiteit.
- Verplichtingen worden op de balans geboekt aan de passiefzijde.
Gevolgen van niet-afwikkeling:
- Indien uitgaven niet worden afgewikkeld op het moment dat ze worden gemaakt, leidt dit tot het ontstaan van een verplichting.
- Als schulden niet op de vervaldag worden voldaan, kan dit leiden tot juridische gevolgen voor de entiteit, met name in geval van het in gebreke blijven van bankleningen, overheidsdeposito’s en grote crediteuren enz.
Overschuivingen tussen verslagperioden:
- Uitgaven worden alleen geboekt in de periode waarin ze zijn gedaan. Zij worden opgenomen in de winst of het verlies van de periode waartoe zij behoren en worden dus niet overgedragen naar latere verslagperioden.
- Verplichtingen daarentegen worden overgedragen naar de balans en blijven in de boeken tot zij zijn afgewikkeld of afgeschreven.
Monetaire uitstroom:
- Niet alle uitgaven resulteren in een monetaire uitstroom van kasmiddelen voor het bedrijf. Niet-geldelijke uitgaven zoals afschrijvingen resulteren bijvoorbeeld niet in een geldelijke uitstroom, maar veroorzaken een waardevermindering van een actief.
- Leningen resulteren echter altijd in een geldelijke uitstroom om ze af te wikkelen (tenzij ze worden teruggeboekt).
Voorbeelden:
- Uitgaven zijn onder meer grondstoffen, lonen en salarissen, elektriciteit, transportkosten, reclamekosten enz.
- Verplichtingen omvatten crediteuren voor goederen, uitstaande leningen en deposito’s, uitstaande obligaties enz.
Conclusie – kosten vs. verplichtingen
Zowel kosten als verplichtingen hebben de neiging om een monetaire verplichting voor een entiteit te creëren. In feite hebben uitgaven en schulden een afhankelijk verband met elkaar. Zo leidt de toerekening van diverse kosten tot het ontstaan van verplichtingen met betrekking tot te betalen posten. Anderzijds kan het aangaan van verplichtingen resulteren in het ontstaan van latere lasten, zoals het aangaan van een lening zal resulteren in het oplopen van rente om aan de leningsverplichting te voldoen. In beide gevallen is het van belang dat deze uitgaven en verplichtingen op de juiste wijze worden geboekt, aangezien zij zowel de rentabiliteit als de financiële positie van de entiteit beïnvloeden.