Per de MCCCD Purchasing Procedures Manual:
A. Een “Niet-toegestane Aankoop” is een overeenkomst, een toezegging, of een order voor goederen of diensten, of een wijziging van een bestaand contract door een persoon die geen uitdrukkelijke schriftelijke delegatie van aankoopbevoegdheid heeft om MCCCD te binden. Dit omvat ook wijzigingen in bestaande contracten die worden aangebracht door personen die niet over een gedelegeerde inkoopbevoegdheid beschikken. Niet-toegestane aankopen zijn niet bindend voor MCCCD en de verkoper kan worden geadviseerd om betaling te vragen van de werknemer.
B. Niet-toegestane aankopen omvatten:
- Het plaatsen van een bestelling zonder een goedgekeurde inkooporder.
- Het plaatsen van een bestelling voor of na het indienen van de aanvraag in de veronderstelling dat een PO is of zal worden goedgekeurd.
- Het meer uitgeven dan het geautoriseerde bedrag van een algemene inkooporder.
- Een verkoper dwingen een order te initiëren op de belofte dat er een PO komt.
- Eigen fondsen gebruiken om goederen of diensten aan te schaffen waarvoor normaal gesproken de betrokkenheid van inkoop nodig is om concurrentie veilig te stellen, een exclusieve bron goed te keuren of anderszins te voldoen aan het beleid en de procedure van MCCCD, met de bedoeling om persoonlijke terugbetaling te verkrijgen.
MCCCD Purchasing Procedures Manual
Approval for Unauthorized Purchase:
- Divisie/aanvrager vult Formulier voor Niet-toegestane Aankoop in en voegt offerte/factuur toe
- Divisie/aanvrager stuurt Formulier voor Niet-toegestane Aankoop door voor handtekeningen – Supervisor, Vice President en Fiscal Director
- Divisie/aanbestedende dienst scant goedgekeurde niet-goedgekeurde aankoopformulier
- Divisie/aanbestedende dienst maakt een FMS-aanvraag voor de niet-goedgekeurde aankoop en voegt goedgekeurde niet-goedgekeurde aankoopformulier en factuur/offerte bij
- Fiscal Services zal beoordelen en bepalen of aanvullende aankooptraining vereist is
- Fiscal Services zal een inkooporder maken om de niet-goedgekeurde aankoop te betalen