Non-profitorganisaties kunnen met toestemming van de belastingdienst en de bevoegde belastinginstantie van de staat een belastingvrijstelling krijgen, maar om die status te bereiken, moeten zij veel van de voorrechten van de for-profit-ondernemingen opgeven.
Het belangrijkste is dat de activa “eigendom” zijn van de Staat, dat wil zeggen het publiek, en NIET van de oprichters of leden van de Stichting en terwijl men het gebruik van de activa kan controleren zolang men zich houdt aan het juiste doel van de Stichting, als men zijn deuren sluit, komen de activa weer volledig in handen van de Staat. Zie het artikel over de grondbeginselen van het opzetten van uw eigen stichting op de artikelenpagina van onze website voor meer details.
U bent ook onderworpen aan de controle van de Staat en het publiek om er zeker van te zijn dat u gekwalificeerd bent om belastingvrijgesteld te blijven en dat u het doel dient dat is beschreven in uw organisatorische aanvragen. Men moet aannemen dat leden van het publiek toegang kunnen hebben tot veel (maar NIET alle) van iemands documenten als men een non-profit organisatie wil zijn met de belastingvoordelen die door de overheid worden toegekend.
Dit artikel zal bespreken welke documenten het publiek mag inzien en welke door de Stichting vertrouwelijk kunnen worden gehouden.
INTERNAL REVENUE CODE SECTION 61204 (D)
De federale regering heeft het recht van het publiek om inzage te krijgen in de documenten van de Stichting in detail uitgewerkt in bovengenoemd statuut, met inbegrip van de vermelding in het statuut van wat niet hoeft te worden geleverd, en de meeste staten volgen het federale voorbeeld in deze kwestie.
Als u uw eerste aangifte hebt ingediend op of na 13 maart 2000, gelden de volgende regels:
1. Jaarlijkse aangifte. De Stichting moet kosteloos en op verzoek een afschrift van haar oorspronkelijke en gewijzigde jaarlijkse informatieve aangiften voor het publiek ter inzage leggen. Na drie jaar, te rekenen vanaf de indiening van de aangifte, behoeft deze niet langer ter beschikking te worden gesteld.
2. Vrijstellingsaanvraag. Verder moet de entiteit haar aanvraag voor belastingvrijstelling kosteloos beschikbaar stellen, met inbegrip van alle ondersteunende documentatie die bij de IRS is ingediend, maar NIET met inbegrip van “materialen die moeten worden ingehouden voor publieke inspectie, die wordt gedefinieerd als ” Handelsgeheimen, octrooien, processen, werkstijlen of apparaten waarvoor inhouding werd aangevraagd en verleend,” evenals elk “materiaal voor nationale verdediging.” Bovendien,
– De vrijgestelde organisatie hoeft ook geen documenten openbaar te maken die betrekking hebben op ongunstige rulings of vaststellingsbrieven die zijn afgegeven in reactie op aanvragen voor belastingvrijstelling, of
– Ruling of vaststellingsbrieven die een gunstige vaststellingsbrief herroepen of wijzigen, of
– Technische adviesmemoranda met betrekking tot een afgekeurde aanvraag voor belastingvrijstelling of de herroeping of wijziging van een gunstige vaststellingsbrief, of
– Elke brief of elk document ingediend bij of afgegeven door de IRS met betrekking tot de vraag of een voorgestelde of voltooide transactie een verboden transactie is volgens sectie 503, of
– Algemene communicatie tussen de IRS en de entiteit die betrekking kan hebben op haar belastingvrijgestelde status als een organisatie maar geen verband houdt met de “aanvraag van de organisatie voor belastingvrijstelling.”
Het is duidelijk de bedoeling van bovengenoemd statuut om het publiek toegang te geven tot documentatie die rechtstreeks verband houdt met de succesvolle aanvraag, maar niet om het publiek noodzakelijkerwijs in staat te stellen zich door de inspanningen van de entiteit te waden om de status te bereiken of te behouden of om toegang te krijgen tot handelsgeheimen en dergelijke. Het publiek moet weten waarom de vrijgestelde status werd bereikt; maar niet de details van hoe het werd bereikt of de eigendomsrechten van de entiteit.
De regels moeten worden herzien door elke entiteit die plotseling een dergelijk verzoek ontvangt om ervoor te zorgen dat de weigering of overeenkomst in overeenstemming is met de meest recente wetgeving.
PRACTISCHE ASPECTEN VAN HET ANTWOORD OP VERZOEKEN OM INFORMATIE
De te onderzoeken documenten moeten beschikbaar worden gesteld voor het publiek op het reguliere hoofdkantoor van de organisatie tijdens de normale kantooruren. De organisatie kan een medewerker aanwezig laten zijn tijdens het onderzoek, maar de onderzoekende partij moet aantekeningen kunnen maken en kosteloos kopieën kunnen maken indien de onderzoekende partij haar eigen fotokopieerapparatuur meebrengt.
Als er geen regulier kantoor is, moet de organisatie de documenten nog steeds binnen twee weken beschikbaar stellen voor het maken van kopieën op een “redelijke locatie” van de organisatie naar keuze van de organisatie. Een andere mogelijkheid is dat de organisatie de documenten kosteloos kopieert en aan de aanvrager toezendt, eveneens binnen twee weken.
KOPIE VAN JAARLIJKSE INLICHTINGENFORMULIEREN EN VRIJSTELLINGSVERZOEKEN
Een vrijgestelde organisatie moet ook een kopie van alle of een specifiek deel of schema van haar drie meest recente jaarlijkse inlichtingenformulieren en/of vrijstellingsverzoeken verstrekken aan IEDEREEN die om een kopie verzoekt, hetzij persoonlijk, hetzij schriftelijk op haar hoofdkantoor. Indien het verzoek persoonlijk wordt gedaan, moet het afschrift worden verstrekt op de werkdag waarop het verzoek wordt gedaan, tenzij er sprake is van ongebruikelijke omstandigheden. Indien per post, moet het verzoek worden gehonoreerd binnen dertig dagen vanaf de datum waarop het verzoek is ontvangen.
Het verzoek moet echter aan drie criteria voldoen:
1. Het verzoek moet worden gericht aan het hoofdkantoor van de vrijgestelde organisaties
2. Het wordt verzonden per post of e mail, fax of een door de IRS goedgekeurde particuliere bezorgingsdienst, en
3. Geeft het adres waarnaar de kopie van het document moet worden verzonden.
Wenst de organisatie de kosten voor het kopiëren van dergelijke documenten in rekening te brengen, dan mag zij een “redelijke vergoeding” vragen, die de IRS definieert als niet meer dan wat zij voor haar eigen kopieerkosten in rekening brengt, namelijk, per juni 2001, één dollar voor de eerste pagina en vijftien cent voor elke volgende pagina, plus de werkelijke portokosten. De dertig dagen om te antwoorden kunnen beginnen te lopen vanaf het moment dat het geld is ontvangen na een verzoek van de organisatie.
Maakt de organisatie de informatie “algemeen beschikbaar”, dan hoeft zij niet op het verzoek in te gaan. Met “op ruime schaal beschikbaar” wordt bedoeld publicatie op het web of een gelijkwaardig middel voor ruime verspreiding.
PENALTIES VOOR HET WEIGEREN TE OPENEN
De IRS voorziet in betrekkelijk zware straffen voor de entiteit die zich niet aan de wet houdt.
Voor het niet toestaan van openbare inzage van de jaarlijkse aangiften, is de boete twintig dollar voor elke dag na de deadline dat het verzuim voortduurt, met een maximum van tienduizend dollar totale boete.
Voor het niet toestaan van openbare inzage van de vrijstellingsaanvraag, is de boete twintig dollar voor elke dag dat het verzuim voortduurt.
De straf voor opzettelijk verzuim om het publiek inzage te geven in een aangifte of vrijstellingsaanvraag bedraagt vijfduizend dollar voor elke aangifte of aanvraag en dezelfde straf geldt ook voor opzettelijk verzuim om kopieën te verstrekken.
CONCLUSIE
De kernvraag waarmee een organisatie die een dergelijk verzoek ontvangt, zal worden geconfronteerd, is of enige informatie in de vrijstellingsaanvraag of jaarlijkse informatieaangiften een handelsgeheim is of zo vertrouwelijk dat deze niet openbaar mag worden gemaakt. Op dat punt kunnen besprekingen met de verzoekende partij plaatsvinden om het doel van het onderzoek vast te stellen en of vrijwillig een beperking kan worden overeengekomen. Zo niet, dan moet onmiddellijk contact worden opgenomen met een juridisch adviseur zodat de IRS in de discussie kan worden betrokken en een uitspraak kan worden gedaan voordat een sanctie volgt, want op zijn minst moet worden getracht de hoge kosten van de bovengenoemde bepaling inzake “opzettelijk falen” te vermijden.
De meeste mensen die om de informatie verzoeken, willen deze gebruiken voor hun eigen toepassing of willen bevestigen dat de stichting werkt in overeenstemming met haar vrijgestelde doeleinden. Dergelijke inspanningen zijn, hoewel tijdrovend voor de stichting, zeker gepast gezien de speciale fiscale behandeling die stichtingen genieten en het voldoen aan dergelijke redelijke verzoeken is gewoon een extra prijs die men moet betalen voor de voordelen van belastingvrijstelling.