Alai

In een poging om de universiteit, haar medewerkers, studenten en bezoekers te beschermen, voert UT pre-employment achtergrondcontroles uit voor alle reguliere faculteit- en personeelsfuncties.

Achtergrondcontroles worden uitgevoerd voor succesvolle kandidaten voordat een baan wordt aangeboden, en aanbiedingen zijn afhankelijk van succesvolle achtergrondcontroles.

Voor huidige werknemers die vóór 1 januari 2011 zijn aangenomen en die solliciteren naar bepaalde interne functies, zal ook een achtergrondcontrole worden verlangd. Deze functies omvatten functies die werken met beveiliging, financiën, kinderen of het gebruik van hoofdgebouwsleutels.

MEER OVER ACHTERGRONDCONTROLES

Richtlijnen voor achtergrondcontroles

Inleiding

In een poging om de universiteit, haar werknemers, studenten en bezoekers te beschermen, zal de universiteit een strafrechtelijk antecedentenonderzoek uitvoeren voordat een aanbod voor een baan voor een faculteit of personeel wordt gedaan. Dit strafrechtelijk antecedentenonderzoek zal een onderzoek van professionele licentiesancties omvatten.

Scope

De universiteit moet een antecedentenonderzoek uitvoeren bij alle nieuwe faculteits- en stafleden. Individuele campussen bepalen of zij achtergrondcontroles uitvoeren bij tijdelijke medewerkers. Uitzonderingen worden gemaakt voor de volgende categorieën werknemers:

• finalisten voor faculteits- of postdoctorale aanstellingen die geldige werkvergunningsdocumenten van het Department of Homeland Security kunnen overleggen (de geschiktheid voor werk moet worden geverifieerd);
• faculteitsleden die in dienst zijn bij het Oak Ridge National Laboratory; en
• faculteitsleden met een adjunct-aanstelling zonder salaris.

Proces

1. Een ondertekend toestemmingsformulier van de finalist is vereist voordat criminele achtergrondinformatie kan worden opgevraagd. Deze informatie wordt verzameld tijdens de sollicitatieprocedure. Indien een aspirant-werknemer weigert een dergelijke toestemming te geven, komt de betrokkene niet in aanmerking voor een dienstverband.
2. Indien de controle niet kan worden voltooid voordat een aanbod wordt gedaan, moet in de aanstellingsbrief worden vermeld dat het aanbod zal worden ingetrokken of de dienstbetrekking zal worden beëindigd indien de resultaten van het antecedentenonderzoek onaanvaardbaar zijn.
3. Na ontvangst van het toestemmingsformulier zal het wervingsbureau de informatie voorleggen aan de externe verkoper van de universiteit. Het antecedentenonderzoek neemt gewoonlijk 2-3 dagen in beslag, afhankelijk van het rechtsgebied. Een typisch achtergrondrapport omvat:
   • Social Security Number Verification and Trace
   • County Criminal Record Search
   • Federal Criminal Record Search
   • National Criminal Database Search
   • National Sexual Offender Database Search
   • Motor Vehicle Records Search
   • Professional License Sanctions Base

   County court searches retrieve county court case records; zaken die in county court worden behandeld betreffen zaken van staatsrecht. Bij het zoeken naar staatsdossiers worden gerechtelijke dossiers opgevraagd bij een staatsarchief, zoals de staatspolitie of een andere instantie, of bij een staatsrechtbank. Bij federale gerechtelijke opzoekingen worden federale gerechtelijke dossiers opgevraagd bij de districtsrechtbanken van de Verenigde Staten; zaken die voor een federale rechtbank worden behandeld hebben betrekking op aangelegenheden van het recht van de Verenigde Staten.

4. Aanvragers moeten in hun aanvraag alle veroordelingen wegens misdrijven en overtredingen vermelden (met uitzondering van kleine verkeersovertredingen). Dit omvat alle veroordelingen die hebben plaatsgevonden onder een andere naam dan de naam die op de aanvraag wordt vermeld. Arrestaties, in tegenstelling tot veroordelingen, mogen niet in aanmerking worden genomen voor werkgelegenheidsdoeleinden. Sollicitanten die niet alle veroordelingen voor misdrijven of misdrijven op de sollicitatie vermelden, kunnen op grond van vervalsing van de sollicitatie worden uitgesloten van de overweging om in dienst te treden.
5. Voordat nadelige actie wordt ondernomen op basis van een achtergrondrapport, zal de universiteit de persoon in een pre-adverse action brief op de hoogte brengen van haar bedoelingen. De universiteit moet de aanvrager een periode van niet minder dan vijf werkdagen geven om het rapport met de verkoper te betwisten en/of te corrigeren. De universiteit moet van de verkoper de bevestiging krijgen dat het verslag is gecorrigeerd en een bijgewerkt verslag ontvangen. Samen met de brief waarin wordt aangegeven welke stappen moeten worden ondernomen, moet de universiteit de sollicitant een exemplaar verstrekken van de rechten die de consument heeft op grond van de FCRA, zoals voorgeschreven door de FTC. Human Resources heeft deze formulieren beschikbaar.
6. Het bestaan van een strafrechtelijke veroordeling sluit een kandidaat niet automatisch uit van geschiktheid voor werkgelegenheid. De universiteit zal elke sollicitant per geval beoordelen, rekening houdend met de aard en de ernst van de overtreding, de tijd sinds de veroordeling, het algemene arbeidsverleden van de sollicitant en het type functie waarvoor de sollicitant werk zoekt.
7. Als de universiteit overgaat tot de nadelige actie, moet de universiteit de persoon ervan in kennis stellen dat zij de sollicitant werk heeft geweigerd of de werknemer heeft ontslagen op basis van informatie in het achtergrondrapport. Human Resources heeft deze formulieren ook beschikbaar.
8. Als Human Resources aanbeveelt dat een sollicitant van overweging wordt uitgesloten, of dat een werknemer wordt beëindigd, en de afdeling wil doorgaan met de indienstneming van de sollicitant of het behoud van de werknemer, moet de afdeling de goedkeuring krijgen van de juiste kanselier of vice-president.

Verantwoordelijkheden

Beslissingen voor de indienstneming van personeel vallen onder de verantwoordelijkheid van de HRO en de CBO (of vertegenwoordiger). Het Office of the General Counsel en/of System HR kunnen zo nodig toezicht houden. Besluiten over de aanwerving van faculteitsmedewerkers worden genomen door de provoost/ chief academic officers.

Confidentiality

Achtergrondinformatie moet als vertrouwelijk worden beschouwd en worden beschermd tegen ongeoorloofde openbaarmaking. Informatie mag niet worden vrijgegeven of anderszins bekend worden gemaakt aan enige persoon of instantie, behalve aan personen die deze informatie moeten kennen om een beslissing te kunnen nemen over de sollicitatie voor een baan. De universiteit moet achtergrondrapporten vernietigen na voltooiing van het aanwervingsproces.

Vingerafdruk-gebaseerde achtergrondcontroles

De Universiteit van Tennessee voert alleen vingerafdruk-gebaseerde criminele achtergrondcontroles uit via het Tennessee Bureau of Investigation en het Federal Bureau of Investigation wanneer dit wordt vereist door staats- of federale wetgeving (bijv. leraren of verpleegkundigen).

Gebruik en verspreiding. Criminal History Record Information (“CHRI”) verkregen van de TBI en FBI zal uitsluitend worden gebruikt door de aanwervende afdeling om strafrechtelijke overtreding(en) te verifiëren en zal niet worden verspreid. De resultaten worden als vertrouwelijk beschouwd en zijn alleen toegankelijk voor de ambtenaar die de ambtenaar aanwerft of de door hem aangewezen persoon. CHRI is alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel in de uitoefening van hun functie en wordt nooit vrijgegeven aan het publiek.

Bewaring en beveiliging. Elke inlenende dienst stelt procedures vast om ervoor te zorgen dat CHRI wordt opgeslagen op een beveiligde locatie. De zones waar CHRI wordt verwerkt en behandeld, zijn voorbehouden aan gemachtigd personeel dat door het afdelingshoofd is aangewezen. De ruimte is uit het zicht van het publiek en van onbevoegd personeel. Het afdelingshoofd houdt een lijst bij van alle werknemers die toegang hebben tot CHRI, dit kunnen verwerken, verspreiden en/of vernietigen.

Verwijdering van CHRI. Wanneer CHRI niet langer nodig is, wordt het vernietigd door verbranding, versnippering, of andere methoden waardoor de informatie onleesbaar wordt. De vernietiging van records moet worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen inzake de verwijdering van records in Fiscaal beleid FI0120.

Misbruik. Werknemers die CHRI gebruiken voor een ander doel dan het verifiëren van het strafregister van een toekomstige werknemer, worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag. Opzettelijke openbaarmaking van CHRI voor oneigenlijke doeleinden kan ook leiden tot strafrechtelijke aansprakelijkheid. Elke werknemer met kennis van het misbruik van CHRI moet onmiddellijk een overtreding melden aan de afdeling Human Resources of het Office of General Counsel.

Programs Involving Minors

Achtergrondcontroles worden ook uitgevoerd, in overeenstemming met Veiligheidsbeleid 0575, voor alle werknemers of personen in een contractuele of vrijwillige functie bij de universiteit die rechtstreeks contact hebben met minderjarigen via bepaalde programma’s.

PROGRAMMA’S VOOR MINDERJARIGEN BELEID